В компаниях с проектной деятельностью актуальна задача эффективного управления проектами: как спланировать работы, подготовить документацию и завершить работы по проекту в срок.

Чтобы достичь цели проекта, необходимо обеспечить удобное и прозрачное взаимодействие участников по регламентам компании. Это особенно важно на крупных проектах.

В ходе проекта создаются документы: акты, договоры, отчеты и т.д. Для эффективной работы требуется упорядоченное хранения проектной документации.

Решение «Проектный документооборот» автоматизирует управление проектом от старта до завершения и предоставляет возможности:

  • детальное планирование проекта с делением на фазы;
  • согласование, хранение и оперативный доступ к проектной документации;
  • взаимодействие участников по регламентам организации. При этом сохраняется переписка по задачам проекта;
  • формирование отчетов и оповещение заинтересованных лиц о ходе проекта;
  • управление рисками проекта.

Описание решения

При старте проекта руководитель заполняет карточку:

Решение автоматически создает папку для хранения документации по проекту. Работа с ней сделана максимально удобной:

  • единое место хранения позволяет быстро найти нужный документ;
  • автоматизировано согласование документов по принятым регламентам;
  • документам автоматически присваиваются регистрационные номера в соответствии с принятыми в компании классификаторами;
  • вся проектная документация классифицирована. Каждый документ имеет свой вид, например, «Отчет по проекту», «Запрос на изменение», «Проектные риски», «Проектный документ». Это облегчает создание, заполнение и поиск документов.

Участники и заинтересованные лица фиксируются в карточке проекта. Из нее можно в один клик отправить поручение одному участнику проекта или сразу всем:

Чтобы детально спланировать работы, решение позволяет делить проект на фазы:

Фазы используются для контроля выполнения этапов плана и формирования отчетов о состоянии проекта.

На протяжении всего проекта участники получают оповещения о его старте и ходе выполнения. Кроме того, участникам автоматически рассылаются напоминания о приближении сроков завершения фаз. Таким образом сотрудникам проще соблюдать установленные сроки и своевременно предупреждать руководителя о рисках.

Когда работы завершены, руководитель проекта отправляет команде итоговый отчет и расчет показателей. Участники согласовывают документы, руководитель высшего звена утверждает их. Это обеспечивает контроль результатов проекта и завершение работы в срок.

Бизнес-эффект

Решение «Проектный документооборот» повышает эффективность управления проектами:

  • улучшает прозрачность и контролируемость ведения проектов;
  • сокращает время на подготовку и поиск проектной документации;
  • упрощает взаимодействие участников;
  • обеспечивает легкое встраивание в процессы организации за счет гибкой настройки;
  • позволяет вести одновременно несколько проектов.
Поделитесь новостью
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами