Для получения выгодных предложений по закупке товара или услуги компании проводят конкурсные мероприятия. На их подготовку и проведение, а также взаимодействие участников зачастую тратится много времени и ресурсов. Техническое решение «Управление закупками» упростит работу организаций, в том числе тех, чья закупочная деятельность регулируется Федеральным законом №223-ФЗ или №44 ФЗ.

Решаемые задачи

Техническое решение «Управление закупками» автоматизирует внутренние закупочные процессы компании: от составления плана закупок и их проведения до контроля соблюдения условий заключаемых договоров.

Планирование закупки:

• сбор и согласование потребностей на закупку товаров, работ и услуг от подразделений;
• формирование сводных потребностей для составления плана закупок;
• согласование и утверждение плана закупок.
• публикация плана закупок на сайт «Единой информационной системы в сфере закупок».

Инициация процедуры закупки:

• уведомление организаторов закупок о необходимости инициировать подготовку к закупочной процедуре;
• организация закупок как по одному, так и по нескольким лотам;
• формирование лотов на основании утвержденных позиций плана закупок и на основании новых потребностей;
• утверждение бюджета и назначение исполнителей;
• подготовка извещения о проведении закупки;
• подготовка и согласование закупочной документации и проекта договора;
• использование стандартных форм и шаблонов договорных документов и протоколов;
• публикация закупки и закупочной документации на электронную торговую площадку;
• создание и ведение закупок, в том числе проведенных тендеров, и архива закупочной документации.

Взаимодействие с участниками закупки:

• регистрация заявок на участие в закупке;
• организация архива присланных предложений;
• обеспечение конфиденциальности информации;
• контроль сроков приема предложений.

Выбор победителя процедуры закупки:

• оценка коммерческих предложений по формализованным критериям;
• контроль сроков рассмотрения поступивших заявок на участие в закупке с коммерческими предложениями;
• уведомления о наступлении этапов вскрытия конвертов, рассмотрения заявок, подведения итогов;
• выбор победителя комиссией по осуществлению закупок;
• формирование протокола о результатах процедуры.

Заключение договора и контроль его исполнения:

• подготовка, согласование и утверждение договора;
• регистрация субподрядных договоров поставщиков;
• отслеживание исполнения договорных обязательств;
• изменение и расторжение договора;
• публикация сведений о договорах на сайт «Единой информационной системы в сфере закупок»;
• разграничение прав доступа к документам.

Формирование управленческой отчетности.

Описание работы решения

Планирование закупки

На первом этапе от каждого подразделения собираются потребности в материалах, работах или услугах. При необходимости потребности согласуются с руководителями подразделений, сотрудниками планово-экономического отдела и отдела снабжения. Схожие потребности одной номенклатурной группы объединяются в позиции. Например, заказы на компьютер, принтер, ксерокс объединяются в группу «Офисная техника».

Позиции также могут быть согласованы с определенным кругом лиц, в частности, с руководителем отдела закупок. Затем на основании полученного списка позиций создается План закупок.

После этого ответственный инициирует согласование плана, в ходе которого проверяется соответствие бюджету и актуальность указанных потребностей. Утвержденный план ответственный сотрудник публикует на официальном сайте «Единой информационной системы в сфере закупок».

Инициация процедуры закупки

Благодаря удобному механизму напоминаний и оповещений, организатор закупки своевременно начинает подготовку к закупочной процедуре. Вместе с инициатором он оценивает актуальность потребности, анализирует и объединяет связанные потребности в одной закупке.

Для начала он создает карточку Закупки из позиции плана. Чтобы принять решение о датах проведения закупки и ее условиях, организатор закупки собирает закупочную комиссию. Для удобной и оперативной организации заседаний используется модуль «Управление совещаниями и заседаниями»

По результатам встречи указывает в карточке закупки информацию по лотам, заполняет порядок размещения и условия закупки.

В дальнейшем на основании дат, указанных в порядке размещения закупки, система автоматически будет рассылать уведомления. Это позволит ответственным выполнять процедуры, регламентированные законом 223-ФЗ, например, публиковать протоколы о ходе закупки в заданные сроки.

Затем подготавливается закупочная документация: требования к закупке, техническое задание, проект договора и пр. Итоговый комплект документации связывается с записью справочника. Таким образом, все документы по закупке будут всегда под рукой.

По готовности документации и оформления закупки формируется предзаполненный бланк Извещение. Далее организатор закупки отправляет созданную запись вместе с документацией по типовому маршруту на согласование и утверждение.

После утверждения закупки ответственный за публикацию получает задание опубликовать извещение и сопутствующую документацию. На официальный сайт «Единой информационной системы в сфере закупок» документы публикуются вручную, на электронную торговую площадку, например, B2B-Center, автоматически по кнопке из карточки закупки.

Рассмотрение заявок на участие в закупке и выбор победителя

Организатор закупки регистрирует поступающие заявки на участие в справочнике Заявки на участие в закупках.

Система сама напомнит о приближении срока вскрытия конвертов, рассмотрения заявок и выбора победителя. На основании этой информации организатор закупки проводит совещание, где комиссия принимает окончательное решение. Затем организатор закупки вручную указывает заявку победителя в справочнике Закупки для соответствующего лота.

Секретарь собрания фиксирует принятое решение в протоколе и отправляет на утверждение председателю комиссии. Протоколы, созданные на всех этапах работы комиссии, публикуются вручную на официальном сайте «Единой информационной системы в сфере закупок». При необходимости протоколы можно автоматически опубликовать на электронной торговой площадке.

Заключение договора и контроль его исполнения

Для автоматизации процесса заключения договора используется модуль «Управление договорами». Заключенный договор указывается в справочнике Закупки для соответствующего лота.

В процессе заключения, исполнения, изменения или расторжения договора подтверждающие документы автоматически публикуются исполнителем на официальном сайте «Единой информационной системы в сфере закупок».

Формирование отчетности, анализ

Контролер по закупке может сформировать в системе отчет, который предоставит информацию о текущих закупках, соблюдении сроков и сотрудниках, нарушающих план.

Также результаты выполнения плана можно наглядно представлять в виде таблиц, графиков и диаграмм. Для этого используется контрольная панель модуля «Управление показателями эффективности».

По требованию 223-ФЗ все регламентирующие отчеты публикуются вручную на официальном сайте «Единой информационной системы в сфере закупок».

Бизнес-эффект

Техническое решение «DIRECTUM: Управление закупками» обеспечивает эффективное управление закупочной деятельностью предприятия и помогает:

• сократить общие расходы на планирование и проведение закупки;
• упростить подготовку закупочной документации;
• ускорить проведение закупочных процедур и выбор поставщика;
• быстро сформировать обязательную и управленческую отчетность;
• соблюсти сроки исполнения процедур закупки и избежать штрафов за просрочку.