Для получения выгодных предложений по закупке товара или услуги компании проводят конкурсные мероприятия. На их подготовку и проведение, а также взаимодействие участников зачастую тратится много времени и ресурсов. Техническое решение «Управление закупками» упростит работу организаций, в том числе тех, чья закупочная деятельность регулируется Федеральным законом №223-ФЗ или №44 ФЗ.
Техническое решение «Управление закупками» автоматизирует внутренние закупочные процессы компании: от составления плана закупок и их проведения до контроля соблюдения условий заключаемых договоров.
На первом этапе от каждого подразделения собираются потребности в материалах, работах или услугах. При необходимости потребности согласуются с руководителями подразделений, сотрудниками планово-экономического отдела и отдела снабжения. Схожие потребности одной номенклатурной группы объединяются в позиции. Например, заказы на компьютер, принтер, ксерокс объединяются в группу «Офисная техника».
Позиции также могут быть согласованы с определенным кругом лиц, в частности, с руководителем отдела закупок. Затем на основании полученного списка позиций создается План закупок.
После этого ответственный инициирует согласование плана, в ходе которого проверяется соответствие бюджету и актуальность указанных потребностей. Утвержденный план ответственный сотрудник публикует на официальном сайте «Единой информационной системы в сфере закупок».
Благодаря удобному механизму напоминаний и оповещений, организатор закупки своевременно начинает подготовку к закупочной процедуре. Вместе с инициатором он оценивает актуальность потребности, анализирует и объединяет связанные потребности в одной закупке.
Для начала он создает карточку Закупки из позиции плана. Чтобы принять решение о датах проведения закупки и ее условиях, организатор закупки собирает закупочную комиссию. Для удобной и оперативной организации заседаний используется модуль «Управление совещаниями и заседаниями»
По результатам встречи указывает в карточке закупки информацию по лотам, заполняет порядок размещения и условия закупки.
В дальнейшем на основании дат, указанных в порядке размещения закупки, система автоматически будет рассылать уведомления. Это позволит ответственным выполнять процедуры, регламентированные законом 223-ФЗ, например, публиковать протоколы о ходе закупки в заданные сроки.
Затем подготавливается закупочная документация: требования к закупке, техническое задание, проект договора и пр. Итоговый комплект документации связывается с записью справочника. Таким образом, все документы по закупке будут всегда под рукой.
По готовности документации и оформления закупки формируется предзаполненный бланк Извещение. Далее организатор закупки отправляет созданную запись вместе с документацией по типовому маршруту на согласование и утверждение.
После утверждения закупки ответственный за публикацию получает задание опубликовать извещение и сопутствующую документацию. На официальный сайт «Единой информационной системы в сфере закупок» документы публикуются вручную, на электронную торговую площадку, например, B2B-Center, автоматически по кнопке из карточки закупки.
Организатор закупки регистрирует поступающие заявки на участие в справочнике Заявки на участие в закупках.
Система сама напомнит о приближении срока вскрытия конвертов, рассмотрения заявок и выбора победителя. На основании этой информации организатор закупки проводит совещание, где комиссия принимает окончательное решение. Затем организатор закупки вручную указывает заявку победителя в справочнике Закупки для соответствующего лота.
Секретарь собрания фиксирует принятое решение в протоколе и отправляет на утверждение председателю комиссии. Протоколы, созданные на всех этапах работы комиссии, публикуются вручную на официальном сайте «Единой информационной системы в сфере закупок». При необходимости протоколы можно автоматически опубликовать на электронной торговой площадке.
Для автоматизации процесса заключения договора используется модуль «Управление договорами». Заключенный договор указывается в справочнике Закупки для соответствующего лота.
В процессе заключения, исполнения, изменения или расторжения договора подтверждающие документы автоматически публикуются исполнителем на официальном сайте «Единой информационной системы в сфере закупок».
Контролер по закупке может сформировать в системе отчет, который предоставит информацию о текущих закупках, соблюдении сроков и сотрудниках, нарушающих план.
Также результаты выполнения плана можно наглядно представлять в виде таблиц, графиков и диаграмм. Для этого используется контрольная панель модуля «Управление показателями эффективности».
По требованию 223-ФЗ все регламентирующие отчеты публикуются вручную на официальном сайте «Единой информационной системы в сфере закупок».
Техническое решение «DIRECTUM: Управление закупками» обеспечивает эффективное управление закупочной деятельностью предприятия и помогает: