ООО «Газпром ВНИИГАЗ» выбрал систему DIRECTUM

Компания DIRECTUM приступила к внедрению в одном из крупнейших научных центров РФ – ООО «Газпром ВНИИГАЗ». Планируется, что в результате проекта автоматизация документооборота на базе ECM-системы DIRECTUM охватит около 600 сотрудников компании.

ООО «Газпром ВНИИГАЗ» – научно-исследовательский институт природных газов и газовых технологий, который является одним из крупнейших научных центров Российской Федерации. ООО «Газпром ВНИИГАЗ» обеспечивает координацию научных исследований в рамках крупных целевых и инжиниринговых проектов и программ, проводит научно-исследовательские, экспериментальные и опытно-конструкторские работы. Компания располагает современной научной и опытно-экспериментальной базой, вычислительным центром, обеспечивающим программно-техническое сопровождение НИР. В научном центре работает более 1300 научных сотрудников, специалистов и служащих. Квалифицированный персонал непрерывно повышает уровень профессиональной подготовки, расширяет свои возможности при выполнении основных и вспомогательных бизнес-процессов.

Придерживаясь концепции перехода на современные технологии, компания ООО «Газпром ВНИИГАЗ» приняла решение о внедрении ECM-системы, которая позволит перевести внутренние процессы на новый уровень эффективности. В 2011 году руководством ООО «Газпром ВНИИГАЗ» был объявлен тендер на поставку и внедрение системы электронного документооборота. К СЭД предъявлялись высокие требования: она должна была обеспечивать техническую возможность эффективного управления документами в течение всего жизненного цикла, контроля исполнения приказов и поручений, одновременной коллективной работы с документами, совместимости принципов архивного хранения и обработки документов текущего делопроизводства. При этом внедрение системы электронного документооборота должно было обеспечить достижение следующих показателей эффективности:

• обработка 80% входящей документации в электронном виде;
• создание 100% исходящей документации в системе по шаблонам;
• сокращение трудозатрат на поиск документации на 30%;
• повышение уровня исполнительской дисциплины на 50%;
• сокращение этапов повторного ввода информации на 100%;
• повышение уровня предоставления актуальной информации об этапах обработки входящих документов на 80%;
• сокращение расхода материалов на 10%.

По результатам проведенного тендера была выбрана система DIRECTUM. Система полностью настраивается под бизнес-процессы ООО «Газпром ВНИИГАЗ» и с максимальной эффективностью решает поставленные компанией задачи. Положительное влияние на выбор ECM-системы оказали и рекомендации, полученные от предприятий Газпрома, которые уже используют DIRECTUM.

Проект внедрения DIRECTUM стартовал в ноябре 2011 года. К настоящему моменту проведен анализ бизнес-процессов и осуществлено проектирование системы. По результатам исследования принято решение о внедрении функционала Базовых модулей DIRECTUM, а также дополнительных модулей «Канцелярия», «Управление договорами», «Управление взаимодействием с клиентами» и бизнес-решения «Управление тендерами». Внедрение СЭД позволит оптимизировать бизнес–процессы компании и создаст единое информационное пространство в компании для эффективного взаимодействия работников.

В ближайших планах проекта – модификация и настройка системы. Ожидается, что автоматизация документооборота охватит работу около 600 сотрудников компании. По завершению проекта внедрения ООО «Газпром ВНИИГАЗ» планирует выйти на новый проект по модификации внедренных процессов.