Средняя российская компания ежемесячно обрабатывает тысячи первичных финансовых документов: накладных, счетов-фактур, актов выполненных работ, универсальных передаточных документов и пр. С увеличением объемов документации повышается необходимость оперативной обработки первичных документов, их необходимо своевременно согласовывать, подписывать и отправлять контрагентам.

В современных условиях часть документов уже полностью переходит в электронный вид с использованием систем обмена для придания им юридической значимости. Но остаются и документы, с которыми работа ведется в бумажном виде.

Решение «Финансовый архив» позволяет работать как с электронными, так и с бумажными первичными учетными документами для организации обмена с контрагентами, а также их удобного хранения, поиска и предоставления для проверки.

Решаемые задачи

Решение «Финансовый архив» обеспечивает:

• эффективную организацию обмена первичными учетными документами с контрагентами через сервисы обмена;
• создание единого хранилища первичных документов для подготовки к налоговым проверкам и проведения сверок с контрагентами.

Решение «Финансовый архив» реализует:

• единую работу с электронными (формализованными и неформализованными) и бумажными первичными учетными документами;
• быстрое занесение документов в единое хранилище из учетных систем, сервисов обмена, со сканеров;
• автоматическую отправку и прием документов через различные сервисы обмена, а также контроль возврата документов;
• эффективные процессы согласования;
• удобную работу руководителя по подписанию документов электронной подписью, в т.ч. с мобильных устройств в режиме офлайн;
• автоматическое занесение поступивших через сервисы обмена документов в учетную систему;
• быструю подготовку к налоговым и аудиторским проверкам путем выгрузки документов в бумажном или электронном виде;
• оперативное проведение сверок с контрагентами;
• управление хранением документов (права доступа, сроки и места хранения и т.д.).

Описание работы решения

При наличии финансового архива документооборот осуществляется по схеме:

Подготовка и отправка документов контрагенту

Формирование документов

Перед отправкой документов контрагенту документы выгружаются из учетной системы или сразу создаются в системе DIRECTUM.

Документы, сформированные в учетной системе, экспортируются в DIRECTUM автоматически. При этом сохраняется связь документов: документ DIRECTUM можно открыть из учетной системы, а документ учетной системы – из карточки документа DIRECTUM.

Если документы по одной хозяйственной операции экспортировались раздельно, ответственный формирует из них комплект, например, связывает счет-фактуру с накладной.

Согласование и подписание документов

Созданные документы автоматически отправляются на согласование и подписание по типовому маршруту.

Формализованные первичные учетные документы представляют собой XML-файл со структурированной информацией, которую достаточно сложно читать. Для просмотра содержимого формализованных документов согласующим и утверждающим предоставляется дополнительное приложение DPAD Viewer. Приложение позволяет открыть документы в виде печатной формы:

Электронные документы подписываются квалифицированной электронной подписью, бумажные документы распечатываются и подписываются вручную.

Для массовой обработки документов можно использовать папки с дополнительными колонками и действиями. Например, утверждающему достаточно отсортировать или отфильтровать список и затем выбрать действие для подписания. В результате все отобранные документы будут подписаны:

Для подписания электронных первичных учетных документов руководителям также предлагается использовать мобильное приложение DIRECTUM Jazz или Solo.

Отправка документов контрагентам

После утверждения электронные документы автоматически отправляются контрагентам через системы обмена. Бумажные документы отправляются вручную ответственным сотрудником по почте или другим способом, например, через курьера.

По итогам рассмотрения документов контрагентами ответственный получает уведомление о подписании или отказе в подписании.

Получение и рассмотрение документов

Обработка документов

Первичные учетные документы, поступившие от контрагента через системы обмена, приходят ответственному сотруднику заданием по типовому маршруту.

Исполнитель отправляет документы на согласование или, при наличии полномочий, сам рассматривает и подписывает документы.

На входящие бумажные документы, полученные с почты или курьером, ответственный наносит штрихкод и заносит их в систему DIRECTUM через сканер.

Полностью автоматизировать первичную обработку поступивших документов можно с набором интеллектуальных инструментов DIRECTUM Ario. Решение самостоятельно распределяет входящий поток по видам документов и журналам регистрации, извлекает реквизиты и заносит их в DIRECTUM. Специалист лишь проверяет, корректно ли заполнена карточка системы.

Согласование и подписание документов

Согласующие проверяют комплектность документов и их оформление. При необходимости дополняют карточки документов, например, если в состав согласующих входит ответственный за приемку товаров, он указывает дату приемки товара.

Утверждающий также проверяет состав документов на соответствие заявленному в поставке и подписывает документы. Если работа ведется с бумажными документами, они предварительно распечатываются, подписываются «живой подписью», а затем заносятся в DIRECTUM в новую версию документа.

Отправка ответа по документам контрагенту

В результате рассмотрения входящих первичных учетных документов контрагенту отправляется ответ о подписании или об отказе в подписании, по счетам-фактурам отправляется уведомление об уточнении.

Подписанные документы бухгалтер заносит в учетную систему. Электронные документы заносятся в систему автоматически по кнопке из карточки документа DIRECTUM.

Ведение финансового архива

Таким образом, документы заносятся в архив системы DIRECTUM одним из способов:

• формализованные первичные учетные документы (товарные накладные, счета-фактуры, универсальные передаточные документы и пр.) экспортируются из учетной системы или принимаются через системы обмена, например, Synerdocs или Диадок;
• неформализованные документы (договоры, акты и пр.) также принимаются через системы обмена или создаются непосредственно в системе DIRECTUM;
• бумажные документы заносятся в систему со сканера.

Созданные в системе документы образуют финансовый архив.

Для обеспечения доступа к финансовому архиву можно разграничить права пользователей, например, по обслуживаемым контрагентам, видам документов, периоду или договору. При этом доступ к архиву постоянен, вне зависимости от доступности интернет-связи.

Также решение предоставляет возможности для регулировки длительности хранения первичных учетных документов в соответствии с политикой хранения вашей организации или определенной законодательством.

В архиве могут храниться как документы основного подразделения вашей организации, так и документы филиалов и удаленных подразделений при организации общего центра обслуживания.

Подготовка к аудиторским и налоговым проверкам

С помощью финансового архива можно быстро найти и выгрузить большой объем первичных учетных документов в нужном формате для предоставления в контролирующие органы, например, в налоговую инспекцию.

Для документов, по которым сложно задать четкие критерии поиска, можно создать отдельную папку с действиями экспорта и печати. Это позволит оперативно обрабатывать только нужные документы.

Сформированные комплекты документов отправляются в электронном виде через сервис отправки налоговой отчетности в ФНС. Таким образом сокращаются временные и трудозатраты на подготовку к проверкам.

Поиск первичных учетных документов

Для сверки документами с контрагентами удобно использовать поиск по архиву. Для этого достаточно указать вид и тип карточки документа, дату, контрагента или другие параметры:

Финансовый архив в веб-клиенте

В веб-клиенте поддерживаются основные возможности, доступные в десктоп-клиенте:

• создание первичного учетного документа из локального файла;
• отправка документов на согласование с учетом настройки;
• согласование первичных документов;
• автоматическое подписание документов при выполнении задания;
• полнофункциональная обложка;
• экспорт и печать первичных документов;
• формирование отчетов.

Подробнее о веб-клиенте системы

Бизнес-эффект

Решение «Финансовый архив» позволяет:

• ускорить процессы согласования и обмена документами с контрагентами. Если отправка и получение документов по почте России занимала около месяца, то обмен документами через системы обмена осуществляется за несколько минут;
• увеличить оборачиваемость денежных средств за счет сокращения сроков подписания документов как со стороны контрагента, так и внутри вашей организации;
• снизить налоговые платежи и риски несвоевременного предоставления документации в контролирующие органы за счет:
  • ускорения обмена документами;
  • четкого контроля возврата от контрагентов оригиналов документов;
  • быстрой подготовки к налоговым и аудиторским проверкам;
• снизить дебиторскую задолженность за счет обеспечения быстрого доступа к комплектам документов по сделкам с контрагентом и оперативного проведения сверок, например, при ведении претензионной работы;
• сократить прямые издержки:
  • на обмен документами с контрагентами;
  • на хранение бумажных документов и работу с документами в архиве;
• сократить трудоемкость бухгалтерии на занесение информации в учетную систему;
• повысить информационную безопасность за счет:
  • локального хранения документов;
  • разграничения прав доступа;
• выстроить эффективную работу удаленных подразделений и общих центров обслуживания (ОЦО), например, бухгалтерии, работающей в режиме аутсорсинга.