«Promintel group»: новый уровень взаимодействия

Время совершенствовать внутренние процессы

В состав Группы компаний «Проминтел» входят: «Проминтел-Агро», «Надежные машины», «Проминтел», «Скан-центр», «Арбор», «Дияла», «АРИС». За длительное время существования на рынке специализированной техники, запасных частей и расходных материалов компания накопила колоссальный опыт работы и приобрела многочисленную клиентскую базу.

Чтобы поддерживать высокий уровень обслуживания, предлагая клиентам широкий ассортимент, надежное качество продукции в максимально короткие сроки, группа компаний стремится совершенствовать внутрифирменные процессы.

Потребность в инструменте для эффективного взаимодействия сотрудников и четкой координации работ особо остро ощущалась в летние периоды. Так, сезонность бизнеса обуславливает лавинообразный характер сделок, что, в свою очередь, влечет за собой высокую интенсивность процессов согласования договоров и счетов на оплату.

Специфика бизнеса подразумевает также напряженную работу «в поле». С этой целью было важно обеспечить оперативный доступ к информации даже из самых удаленных районов республики.

Поиск эффективного инструмента

Основной целью внедрения системы стало повышение прозрачности и управляемости бизнеса за счет ускорения рассмотрения документов и снижения рисков их потерь, а так же автоматизации и оптимизации многих бизнес-процессов. Так же немаловажной задачей было найти эффективный инструмент для планирования и организации маркетинговых мероприятий.

С целью повышения качества проведения и исполнения решений по совещаниям было необходимо автоматизировать процесс согласования повестки и протокола, а также процесс контроля исполнения поручений.

К будущей системе руководство ГК «Проминтел» предъявляло следующие требования:

• наличие готового функционала;
• удобство и простота в использовании;
• возможность наращивания функционала системы и гибкого масштабирования системы;
• возможность самостоятельной модификации системы;
• интеграция с установленным в компании ПО;
• удаленный доступ к системе из любой точки мира.

Изучив все существующие предложения на рынке ECM-систем, предпочтение было отдано системе DIRECTUM. Данная система лучше всего удовлетворяла заявленным требованиям, а так же предоставляла готовые технические и бизнес-решения для всех процессов.

Проект внедрения был поручен компании МайТэк (MT Group) – сертифицированному партнеру DIRECTUM.

Члены рабочей группы выделили основные задачи:

• автоматизация работы с входящими, исходящими и внутренними документами (согласование исходящих писем, работа со служебными записками, приказами, распоряжениями, инструкциями, регламентами и т.п.);
• автоматизация процессов согласования договорных документов и оперативная работа с ними (поиск, анализ, редактирование, регистрация и т.д.);
• организация качественного хранения и быстрого поиска документов посредством создания электронного архива документов;
• автоматизация процесса согласования счетов на оплату (отдельный процесс согласования для каждой дочерней компании и автоматическое формирование единого реестра группы компаний);
• организация проведения совещаний, исполнение и контроль работ по решениям;
• автоматизация маркетинговых мероприятий.

Задачи решены

Система DIRECTUM внедрялась во всех дочерних предприятий группы компаний. Она обеспечивает раздельное ведение клиентских баз данных и номенклатурных справочников по каждой из компаний с учетом прав доступа и отраслевых доработок, а так же имеет собственные специфичные процессы, характерные для каждой дочерней компании.

С помощью системы руководители могут ставить и делегировать задачи своим подчиненным. При совершении определенных событий и достижении заданных значений приходит обязательное оповещение о выполнении.

В области маркетинга система обеспечивает возможность планирования и проведения различных маркетинговых кампаний, а также персональных рассылок, сегментацию клиентов по различным критериям, анализ взаимодействия с ними от первого контакта и до формирования новых партнерских отношений.

Результаты и перспективы

На данный момент в системе работают более 120 сотрудников группы компаний. Функциональность системы DIRECTUM, внедренная в ГК «Проминтел», обеспечивает прозрачность сложных бизнес-процессов и ускоряет процессы обработки и согласования документов. Повысилась оперативность и управляемость бизнеса: благодаря возможности работать в системе дистанционно с использованием планшетов iPad. Руководство компаний может ставить поручения и контролировать их исполнение, а также рассматривать и согласовывать документы, находясь на встречах, в рабочих поездках и командировках по России и за рубежом при помощи планшетного компьютера.

В частности, результатами внедрения ECM-системы стали:

• автоматизированы процессы работы канцелярии;
• организован и автоматизирован процесс проведения совещаний;
• упрощение процесса согласования счетов на оплату и формирования общего реестра;
• ускорены сроки рассмотрения договоров;
• установлена интеграция с 1С: Предприятие 8;
• организован веб-клиент;
• повышение управляемости маркетинговых мероприятий.

Увеличивая с каждым годом объемы своей деятельности, ГК «Проминтел» планирует дальнейшее развитие и наращивание функционала системы в различных направлениях.