УК «БлескСервис» - достижение стратегических целей через совершенствование бизнес-процессов

Крупнейшая клининговая компания Татарстана – ООО «УК «БлескСервис» завершила проект внедрения системы DIRECTUM, направленный на обеспечение более эффективного управления предприятием, экономию ресурсов за счет сокращения потоков документации и автоматизации бизнес-процессов управления.

«БлескСервис» – компания, положившая начало клининговой индустрии в Татарстане. Она обслуживает торговые центры и сети, промышленные предприятия, государственные учреждения, административные и офисные здания в разных городах и регионах страны.

 Об основных результатах проекта рассказал совладелец ООО «УК «БлескСервис» Рустем Бадрутдинов.

Рустем Наильевич, какие цели и задачи ставились перед началом проекта?

Важным для нас было сделать внутренние процессы более прозрачными и контролируемыми. Главное, что нами двигало перед началом проекта – возможность обеспечения более эффективного управления компанией, прозрачности деятельности на всех уровнях, возможность вести в автоматическом режиме анализ деятельности наших подразделений, выявлять их слабые места, оптимизировать и контролировать бизнес-процессы, минимизировать во внутреннем обороте бумажные документы.

Что было важным при выборе системы и компании-партнера?

Перед нами стоял выбор между двумя известными системами, в том числе DIRECTUM. Мы увидели успешный опыт использования DIRECTUM у наших партнеров, что сыграло существенную роль. При рассмотрении системы учитывались функциональные возможности, удобство пользовательского интерфейса, возможность работы с использованием мобильных устройств. Существенным фактором был также выбор партнера по внедрению системы – нам было важно убедиться, что компания обеспечит стандартизацию наших отраслевых, не классических канцелярских, бизнес-процессов в DIRECTUM в разумные сроки.

Какие бизнес-процессы были оптимизированы с помощью DIRECTUM в первую очередь?

Внедрение системы началось с бизнес-процесса основной деятельности «Запуск нового объекта клининга». Прежде в этом процессе было большое влияние человеческого фактора, результаты были слабоуправляемыми, возникали вопросы по сметам. Сейчас видна вся история взаимоотношений по запуску объекта, а результат обследования становится обязательным прилагаемым документом наряду с техническим заданием, заключениями подразделений-участников. Вопросов по результату бизнес-процесса стало намного меньше.

Автоматизация бизнес-процесса «Закрытие нового объекта» обеспечила нам взаимодействие служб и подразделений, стандартизированное выполнение типовых процедур при закрытии объекта. В рамках автоматизации предстояло решить задачи по созданию и автоматической регистрации служебных записок, а также их согласования в электронном виде. Кроме того, мы автоматизировали процессы выдачи и контроля поручений.

В рамках оптимизации бизнес-процесса «Продажа товара и сервисное обслуживание» была инициирована процедура приема заявок от клиентов, позволяющая вести контроль:

• подготовки коммерческих предложений для клиентов;

   

• выставления счетов, договоров;

   

• осуществления оплаты, отгрузки товаров;

   

• выписки и подписания закрывающих документов.

   

  Насколько сложно шла реализация проекта?

  Непросто! Приходилось участвовать во всех промежуточных рабочих совещаниях, в тестированиях системы. Еще на предконтрактной стадии было много возражений со стороны сотрудников, но мы к этому были готовы.

  Бизнес-процессы не были до конца описаны, предстояло их стандартизировать, выполнить реинжиниринг, чтобы перенести их в DIRECTUM. При запуске системы важна поддержка проекта со стороны первых лиц компании, их заинтересованность. После реализации проекта мы получили возможность дальнейшей поддержки работоспособности и развития системы своими силами. Сейчас модератор системы занимается ее развитием через ввод новых процессов: проводит опрос участников процессов, программирует типовые маршруты в DIRECTUM. В ближайших планах автоматизация бизнес-процессов приема и адаптации новых сотрудников.

  Какие из эффектов от внедрения DIRECTUM наиболее значимы?

  Главная цель – обеспечение прозрачности бизнес-процессов нами достигнута. С использованием системы улучшилась исполнительская дисциплина за счет упрощения контроля. Бизнес-процессами управлять стало легче. Теперь можно отследить историю взаимоотношений при подготовке любой сметы, что поспособствовало улучшению ее качества. Это позволило увеличить результативность бизнес-процессов.    Как руководитель, я вижу связь между достижением стратегических целей компании со стандартизацией, совершенствованием бизнес-процессов. Нам важно обеспечивать рост компании не только линейный через филиальность, но и за счет организационного развития, чему способствует DIRECTUM. Мы постоянно совершенствуем уже внедренные процессы в DIRECTUM, внедряем новые.

  Как рядовые пользователи оценивают преимущества использования данной системы?

  Сотрудникам старой закалки сложнее осваивать систему, молодым – легче. Понимаю, что иногда работникам легче взять в руки документ, подписать его у руководителя вручную. Это, действительно, быстрее и удобнее отдельно взятому сотруднику в короткой перспективе, но тем самым теряются преимущества стандартизации процессов, возникают разрывы. Преимущества DIRECTUM оценили удаленные сотрудники, у которых появилась возможность проще и быстрее согласовывать документы. В целом, к системе привыкли, она стала рабочим инструментом в компании – количество пользователей системы растет, и возрастает нагрузка на нее. Высшие руководители сейчас сами инициируют бизнес-процессы, которые хотели бы стандартизировать в DIRECTUM.

  Какие советы вы дали бы новичкам, приступающим к реализации проекта по оптимизации бизнес-процессов на своем предприятии? Что необходимо учесть в первую очередь?

  Прежде всего, определиться, для кого это нужно внутри компании, определить внутреннего заказчика и быть готовым к тому, что сначала проект будет отнимать много времени. Не следует ограничиваться только назначением ответственного за внедрение системы и выделением денег подрядчику – ожидаемого результата не будет.

  Необходимым условием для успешного ведения проекта является реальное вовлечение в него первых лиц компании с административными полномочиями и полным осознанием необходимости системы, заинтересованности в ней. Первые лица должны «пустить пар в колеса», чтобы система перешла в установившийся режим и развивалась дальше в рабочем порядке.