Внедрение
электронного документооборота

Гибкий подход к внедрению помогает находить оптимальный для заказчика баланс между сокращением затрат и достижением результата

Для чего нужно внедрение системы

Чтобы эффективно решать задачи бизнеса, ECM-система должна максимально соответствовать потребностям предприятия — быть настроена под его текущие процессы. Грамотная организация проекта внедрения специалистами DIRECTUM и партнеров обеспечивает получение гарантированного эффекта в установленные сроки.

Основные принципы успешного внедрения

  1. Активное участие руководства заказчика
  2. Формирование целей и этапов проекта и безусловное следование им
  3. Выделение ключевого персонала заказчика
  4. Разумная адаптация системы к действующим бизнес-процессам

Этапы проекта

  • Консалтинг
  • Адаптация
  • Обучение
  • Эксплуатация
  1. Изучаем ваши процессы
  2. Находим «узкие места»
  3. Предлагаем пути оптимизации
  4. Готовим документацию
  1. Устанавливаем систему
  2. Настраиваем и адаптируем
  3. Запускаем тестовую эксплуатацию
  4. Готовим сопроводительную документацию
  1. Обучаем ведущих пользователей
  2. Обучаем администраторов и разработчиков
  3. Проводим семинары для рядовых пользователей
  1. Проводим опытную эксплуатацию
  2. Вносим изменения по пожеланиям пользователей
  3. Переводим в промышленную эксплуатацию

Варианты внедрения

  • Максимальное
  • Сокращённое
  • Самостоятельное

Применяется на сложных проектах с множеством бизнес-процессов и подключением большого числа пользователей. Бо́льшая часть работ выполняется специалистами исполнителя: вендора или партнёра.

Максимальное внедрение гарантирует успех проекта и оптимальный результат использования благодаря богатому опыту экспертов DIRECTUM в организации электронного документооборота и управления процессами.

Система, как правило, максимально адаптируется под требования и бизнес-процессы заказчика.

Каскадное максимальное внедрение

Разновидность максимального внедрения. Осуществляется по полному циклу:

  • исследование
  • проектирование
  • модификация
  • тестирование
  • опытная эксплуатация
Предполагает детальное проектирование работы системы и последующий контроль всего хода работ на соответствие проектным решениям.

Итерационное максимальное внедрение

Другая разновидность максимального внедрения, построенная на принципах Agile и Scrum. Лучше адаптировано под ситуацию, когда изначально у заказчика нет четких требований к системе. При меньшем формализме в процедурах гарантирует оптимальный результат за вложенные деньги.

Работы (проектирование, модификации, тестирование) выполняются циклично, короткими итерациями, результат предоставляется заказчику частями, и требования уточняются в ходе проекта.

Отличия от каскадного внедрения

  1. Активное участие руководства и специалистов заказчика на всем протяжении проекта внедрения
  2. Более высокие требования к компетенции IT-специалистов заказчика
Бизнес-консалтинг

Важный этап максимального внедрения. Оптимизация бизнес-процессов в сочетании с автоматизацией дают двойной эффект.

В отличие от чисто консалтинговых компаний, DIRECTUM предлагает заказчикам реально работающие решения, которые не остаются на уровне большого отчета с рекомендациями. Таким образом достигается ощутимый результат с точки зрения практики бизнеса. А разработанные регламенты закрепляются в ECM-системе и становятся неотъемлемой частью текущей деятельности компании-заказчика.

Выбирается при ограниченном бюджете и готовности заказчика адаптировать бизнес-процессы под особенности ECM-системы «из коробки».

За основу берется максимальное внедрение, но исключаются некоторые его этапы и процедуры:

  • Делается упор на использование стандартной функциональности системы при минимальной модификации
  • Вместо исследования и детального проектирования применяется менее трудоемкий GAP-анализ
  • Вместо тестовой эксплуатации проводятся промежуточные демонстрации продукта
  • Отсутствует детальное проектирование

Основная часть работ по внедрению выполняется заказчиком самостоятельно. Вендор или партнёр проводит обучение прикладного администратора и ежемесячный мониторинг внедрения, настройки и использования системы.

Самостоятельное внедрение возможно при наличии у заказчика собственной сильной высококвалифицированной команды внедрения с полным пониманием требований к будущей ECM-системе:

  • Руководителя проекта
  • Бизнес-аналитиков
  • Системных администраторов
  • Программистов
Услуги при самостоятельном внедрении DirtectumRX

Для тех, кто уже сформировал понимание требований к будущей системе, предлагаем несколько вариантов поддержки при внедрении DirectumRX:

  • первичная настройка;
  • обучение пользователей;
  • подписка на сопровождение.

Подробнее

Сравнить все варианты Скрыть сравнение

Внедрение специалистами и партнёрами DIRECTUM — гарантия качества

Варианты организации проекта

Максимальное внедрение

Применяется на сложных проектах с множеством бизнес-процессов и подключением большого числа пользователей. Система, как правило, максимально подстраивается под требования и бизнес-процессы заказчика.

Условия

Заказчик: активное участие во внедрении.

DIRECTUM: максимальное участие во внедрении с выездами.

Каскадное внедрение осуществляется по полному циклу: исследование, проектирование, модификация, тестирование, опытная эксплуатация. Предполагает детальное проектирование работы системы и последующий контроль всего хода работ на соответствие проектным решениям.

Итерационное внедрение лучше адаптировано под ситуацию, когда изначально у заказчика нет четких требований к системе. При меньшем формализме в процедурах гарантирует оптимальный результат за вложенные деньги. Работы (проектирование, модификации, тестирование) выполняются циклично, короткими итерациями, результат предоставляется частями. Это позволяет быстро реагировать на изменение требований, но требует от заказчика оперативной обратной связи по ходу проекта.

Сокращенное внедрение

Выбирается при ограниченном бюджете, при готовности заказчика адаптировать бизнес-процессы под особенности ECM-системы.

Условия

Заказчик: активное участие во внедрении.

DIRECTUM: активное участие во внедрении с выездами.

За основу берется максимальное внедрение, но исключаются некоторые его этапы и процедуры. Например, вместо исследования и детального проектирования применяется менее трудоемкий GAP-анализ: делается упор на использование стандартной функциональности, и фиксируются отклонения от нее. При этом проводятся промежуточные демонстрации продукта, но исключается тестовая эксплуатация.

Поддержка внедрения

Подходит при наличии у заказчика собственных специалистов, которые могут внедрить ECM-систему, но нуждаются в дополнительной помощи со стороны DIRECTUM.

Условия

Заказчик: выполнение основных работ по внедрению.

DIRECTUM: проактивная помощь заказчику:

  • в организации и планировании проекта внедрения
  • обучение прикладного администратора
  • консультации по организационным вопросам, настройке и использованию системы
  • еженедельные совместные совещания для контроля хода внедрения
  • возможны выезды к заказчику.

Самостоятельное внедрение

Возможно при наличии у заказчика собственной сильной команды внедрения с полным пониманием требований к будущей ECM-системе.

Условия

Заказчик: выполнение основных работ по внедрению.

DIRECTUM: DIRECTUM: минимальное участие/помощь:

  • обучение прикладного администратора
  • ежемесячный мониторинг и отчеты по внедрению, настройки и использования системы
  • консультации ведущих специалистов заказчика по телефону, электронной почте
  • возможны выезды к заказчику

Услуги при самостоятельном внедрении DirtectumRX

Для тех, кто уже сформировал понимание требований к будущей системе, предлагаем несколько вариантов поддержки при внедрении DirectumRX:

  • первичная настройка;
  • обучение пользователей;
  • подписка на сопровождение.

Подробнее.

Консалтинг и адаптация — важные элементы внедрения

Оптимизация бизнес-процессов в сочетании с автоматизацией дают двойной эффект.

Бизнес-консалтинг

В отличие от чисто консалтинговых компаний, DIRECTUM предлагает заказчикам реально работающие решения, которые не остаются на уровне большого отчета с рекомендациями. Таким образом достигается ощутимый результат с точки зрения практики бизнеса. А разработанные регламенты закрепляются в ECM-системе и становятся неотъемлемой частью текущей деятельности компании-заказчика.

Адаптация системы

ECM-система должна быть гибкой и максимально соответствовать текущим потребностям бизнеса. Ее адаптация — это естественный элемент как внедрения «с нуля», так и сопровождения.

Поэтому в основе DIRECTUM лежит предметно-ориентированный инструмент разработки, который позволяет развивать и расширять функциональность внедряемых решений и модулей, проводить интеграцию с другими системами, создавать новые маршруты процессов, отчеты, справочники, карточки документов и т.д. И все это самостоятельно, силами обученных специалистов заказчика.

Получите бесплатную консультацию по внедрению

Пожалуйста, заполните форму для бесплатной консультации специалиста.

Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами