Телефонограммы и факсограммы

Во многих крупных организациях рано или поздно встает вопрос об эффективной коммуникации между различными отделами и филиалами особенно, если они находятся на значительном удалении друг от друга. Компании, которые занимаются добычей, хранением и транспортировкой природного газа используют обширные сети магистральных газопроводов и хранилищ. За каждый участок отвечает отдельное линейно-производственное управление (ЛПУ). В этой связи очевидно, что эффективное взаимодействие всех линейных структур и диспетчерских служб является особо важным в таких организациях.

Одним из вариантов передачи информации от производственных диспетчерских служб является обмен телефонограммами и факсограммами. В них содержится точная информация о работах, которые необходимо произвести на конкретном участке (тип работы, сроки и др.). В этом случае информация записывается на бумаге и после согласования передается получателю на исполнение по факсу или телефону.

Техническое решение «Телефонограммы и факсограммы» предназначено для оптимизации процессов создания и согласования указанных видов документов между ЛПУ и производственно-диспетчерской службой в системе DIRECTUM. Разработанные справочники обеспечивают централизованное хранение данных, а типовой маршрут «Согласование телефонограмм и факсограмм» позволяет быстро организовать процесс рассмотрения и согласования документов, решение в целом значительно упрощает процесс передачи информации между подразделениями.

Возможности

В техническом решении реализованы следующие возможности:

  • запись и хранение телефонограмм и факсограмм в справочниках DIRECTUM;
  • передача на согласование и рассмотрение телефонограмм и факсограмм из производственно-диспетчерской службы в линейно-производственные управления и наоборот;
  • уведомление об ознакомлении и принятии телефонограммы в работу.

Бизнес-эффект

Внедрение технического решения «Телефонограммы и факсограммы» позволяет:

  • экономить время ответственных сотрудников на создание телефонограмм и факсограмм;
  • увеличить скорость согласования телефонограмм и факсограмм внутри структурных подразделений;
  • вести контроль за процессом работы с телефонограммами и факсограммами на всем их жизненном цикле: от момента создания документа, до исполнения работ на участке по документу;
  • осуществлять быстрый поиск информации по всем ранее созданным телефонограммам/факсограммам.

Пример работы

Для решения задачи согласования и отправки телефонограмм и факсограмм на исполнение в системе DIRECTUM были разработаны все необходимые справочники, реализован типовой маршрут.

Сотрудник производственно-диспетчерской службы добавляет новую запись в справочник «Телефонограммы и факсограммы» в зависимости от работ, которые необходимо выполнить.

Выбор необходимого вида Выбор необходимого вида

После этого он заполняет все необходимые поля. В зависимости от типа записи, карточка может содержать различные вкладки

Телефонограмма, закладка «Основное» Телефонограмма, закладка «Основное»
Телефонограмма, закладка «Объемы газа» Телефонограмма, закладка «Объемы газа»
Факсограмма, закладка «Участок МГ» Факсограмма, закладка «Участок МГ»
Факсограмма, закладка «План работ» Факсограмма, закладка «План работ»

После заполнения всех обязательных полей и сохранения записи, сотрудник может отправить телефонограмму или факсограмму на рассмотрение по кнопке «Задача». Нужно внести только согласующих (рисунок 6), и задача автоматически отправляется на рассмотрение ответственным сотрудникам по соответствующему типовому маршруту. Согласующие могут одобрить или отклонить телефонограмму/ факсограмму. Если к ним нет замечаний, то после согласования документ поступает на исполнение в линейно-производственное управление.

Окно запроса параметров Окно запроса параметров

ЛПУ могут самостоятельно запланировать работы на участке, но их необходимо согласовать с производственно-диспетчерским управлением. Для этого ответственный сотрудник ЛПУ аналогично вышеописанному примеру создает запись в справочнике «Телефонограммы и факсограммы» но в отличии от примера такую запись нужно будет предварительно согласовать внутри ЛПУ. После утверждения телефонограмма/факсограмма регистрируется и отправляется в производственно-диспетчерское управление на дальнейшее согласование. Когда документ будет утвержден и зарегистрирован, то автоматически стартуется задача в ЛПУ на выполнение работ, которые были описаны в документе.

 
 
Техническая информация
Сертифицировано DIRECTUM: Не сертифицировано
Совместимость:

DIRECTUM 5.0 и выше

Стоимость:

Предоставляется по запросу.

Поставщик: Интант
Авторизованный партнер;
Гарантия:

Срок: 1 год
Поддержка: Нет

Вас может заинтересовать

Все похожие решения

Управление электронными документами

Обеспечивает полный жизненный цикл работы с документами в электронном виде, упрощает их создание, хранение и поиск.

Управление деловыми процессами

Полноценно решает бизнес-задачи организаций, обеспечивает оперативную передачу информации между участниками процесса по заданным правилам. Обеспечивает эффективное взаимодействие сотрудников в рамках деловых процессов.

Автоматизация работы с обращениями в службу поддержки

Трёхуровневая структура взаимодействия между пользователем и разработчиком: пользователь - лицо, оценивающее необходимость работ - исполнитель.
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами