Телефонограммы и факсограммы

Во многих крупных организациях рано или поздно встает вопрос об эффективной коммуникации между различными отделами и филиалами особенно, если они находятся на значительном удалении друг от друга. Компании, которые занимаются добычей, хранением и транспортировкой природного газа используют обширные сети магистральных газопроводов и хранилищ. За каждый участок отвечает отдельное линейно-производственное управление (ЛПУ). В этой связи очевидно, что эффективное взаимодействие всех линейных структур и диспетчерских служб является особо важным в таких организациях.

Одним из вариантов передачи информации от производственных диспетчерских служб является обмен телефонограммами и факсограммами. В них содержится точная информация о работах, которые необходимо произвести на конкретном участке (тип работы, сроки и др.). В этом случае информация записывается на бумаге и после согласования передается получателю на исполнение по факсу или телефону.

Техническое решение «Телефонограммы и факсограммы» предназначено для оптимизации процессов создания и согласования указанных видов документов между ЛПУ и производственно-диспетчерской службой в системе DIRECTUM. Разработанные справочники обеспечивают централизованное хранение данных, а типовой маршрут «Согласование телефонограмм и факсограмм» позволяет быстро организовать процесс рассмотрения и согласования документов, решение в целом значительно упрощает процесс передачи информации между подразделениями.

Возможности

В техническом решении реализованы следующие возможности:

• запись и хранение телефонограмм и факсограмм в справочниках DIRECTUM;
• передача на согласование и рассмотрение телефонограмм и факсограмм из производственно-диспетчерской службы в линейно-производственные управления и наоборот;
• уведомление об ознакомлении и принятии телефонограммы в работу.

Бизнес-эффект

Внедрение технического решения «Телефонограммы и факсограммы» позволяет:

• экономить время ответственных сотрудников на создание телефонограмм и факсограмм;
• увеличить скорость согласования телефонограмм и факсограмм внутри структурных подразделений;
• вести контроль за процессом работы с телефонограммами и факсограммами на всем их жизненном цикле: от момента создания документа, до исполнения работ на участке по документу;
• осуществлять быстрый поиск информации по всем ранее созданным телефонограммам/факсограммам.

Пример работы

Для решения задачи согласования и отправки телефонограмм и факсограмм на исполнение в системе DIRECTUM были разработаны все необходимые справочники, реализован типовой маршрут.

Сотрудник производственно-диспетчерской службы добавляет новую запись в справочник «Телефонограммы и факсограммы» в зависимости от работ, которые необходимо выполнить.

Выбор необходимого вида

После этого он заполняет все необходимые поля. В зависимости от типа записи, карточка может содержать различные вкладки

Телефонограмма, закладка «Основное»

Телефонограмма, закладка «Объемы газа»

Факсограмма, закладка «Участок МГ»

Факсограмма, закладка «План работ»

После заполнения всех обязательных полей и сохранения записи, сотрудник может отправить телефонограмму или факсограмму на рассмотрение по кнопке «Задача». Нужно внести только согласующих (рисунок 6), и задача автоматически отправляется на рассмотрение ответственным сотрудникам по соответствующему типовому маршруту. Согласующие могут одобрить или отклонить телефонограмму/ факсограмму. Если к ним нет замечаний, то после согласования документ поступает на исполнение в линейно-производственное управление.

Окно запроса параметров

ЛПУ могут самостоятельно запланировать работы на участке, но их необходимо согласовать с производственно-диспетчерским управлением. Для этого ответственный сотрудник ЛПУ аналогично вышеописанному примеру создает запись в справочнике «Телефонограммы и факсограммы» но в отличии от примера такую запись нужно будет предварительно согласовать внутри ЛПУ. После утверждения телефонограмма/факсограмма регистрируется и отправляется в производственно-диспетчерское управление на дальнейшее согласование. Когда документ будет утвержден и зарегистрирован, то автоматически стартуется задача в ЛПУ на выполнение работ, которые были описаны в документе.