Решение представляет из себя структуру электронного архива, которая в свою очередь представлена основными справочниками. Они содержат сведения о делах и документах:

• Реестр технической документации;
• Реестр управленческой документации.

Все функции модуля доступны из обложки папки Архив документов в компонентах системы.

Обложка папки «Архив документов»

Возможности

Внедрение технического решения «Архив нормативной документации» постоянно формирует и хранит большой объем документов. Хранение документов осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Бизнес-эффект

При внедрении решения «Архив нормативной документации» обеспечивается выполнение следующих бизнес-задач компании:

• регистрация документов;
• соблюдение конфиденциальности и разграничение прав доступа;
• ведение истории использования документа;
• удобство поиска;
• формирование описей дел.

Электронный архив автоматизирует обработку и хранение электронных документов:

• регистрацию технической и управленческой документации;
• предоставление прав доступа к электронным документам по подразделению;
• выдачу оригиналов документов во временное пользование;
• выгрузку документов из архива;
• утверждение описи.

На сегодняшний день с помощью использования модуля «Архив документов» на базе системы Directum достигается следующий эффект:

• сокращаются трудозатраты на архивирование бумажных документов;
• снижается трудоемкость процесса подготовки к внешним проверкам;
• сокращаются временные затраты на получение доступа к документам архива;
• обеспечивается контроль местонахождения документов;
• возрастает эффективность использования рабочего времени сотрудников, работающих с архивными документами;
• повышается уровень безопасности работы с документами.

Пример работы

Для формирования «Архив нормативной документации» необходимо перейти в папку с обложкой Архив документов в компонентах системы и при этом пользователь от имени которого запускается обложка должен иметь права на просмотр папки.

Структура электронного архива представлена основными справочниками. Они содержат сведения о делах и документах:

• Реестр технической документации;
• Реестр управленческой документации.

Работа начинается с заполнения карточки соответствующего реестра.

Карточка реестра

Сведения, зафиксированные в регистрационных карточках, используются для поиска документов.

Для назначения прав доступа подразделений к документам архива используются сценарий «Предоставление прав доступа к электронным документам по подразделению».

Отдельному пользователю права на документ можно выдать из регистрационной карточки документа.

С целью автоматизации процесса выдачи документов архива, используется сценарий «Выдача оригиналов документов во временное пользование».

Параметры сценария «Выдача оригиналов документов во временное пользование»

После заполнения параметров выдачи документов во вкладке Местонахождение можно просмотреть список организаций или подразделений, у которых находится оригинал документа с указанием даты выдачи, даты планируемого и фактического возврата документов.

Вкладка «Местонахождение» карточки справочника «Реестр управленческой документации»

Можно выгрузить документы из архива массово с помощью сценария «Выгрузка документов». В результате документы сохраняются локально в указанной папке. После завершения экспорта документов будет сформирован отчет о результатах:

Отчет о результатах

Составление и оформление описи дел - последний этап подготовки дел к последующему хранению. Описанию подлежат дела, завершенные в делопроизводстве. Для этого есть сценарий "Утверждение описи документации".

Реквизиты сценария «Утверждение описи документации»

После запроса реквизитов, указанные значения описи записываются в соответствующие поля регистрационных карточек выбранных документов.