Решение представляет из себя структуру электронного архива, которая в свою очередь представлена основными справочниками. Они содержат сведения о делах и документах:
Все функции модуля доступны из обложки папки Архив документов в компонентах системы.
Внедрение технического решения «Архив нормативной документации» постоянно формирует и хранит большой объем документов. Хранение документов осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
При внедрении решения «Архив нормативной документации» обеспечивается выполнение следующих бизнес-задач компании:
Электронный архив автоматизирует обработку и хранение электронных документов:
На сегодняшний день с помощью использования модуля «Архив документов» на базе системы Directum достигается следующий эффект:
Для формирования «Архив нормативной документации» необходимо перейти в папку с обложкой Архив документов в компонентах системы и при этом пользователь от имени которого запускается обложка должен иметь права на просмотр папки.
Структура электронного архива представлена основными справочниками. Они содержат сведения о делах и документах:
Работа начинается с заполнения карточки соответствующего реестра.
Сведения, зафиксированные в регистрационных карточках, используются для поиска документов.
Для назначения прав доступа подразделений к документам архива используются сценарий «Предоставление прав доступа к электронным документам по подразделению».
Отдельному пользователю права на документ можно выдать из регистрационной карточки документа.
С целью автоматизации процесса выдачи документов архива, используется сценарий «Выдача оригиналов документов во временное пользование».
После заполнения параметров выдачи документов во вкладке Местонахождение можно просмотреть список организаций или подразделений, у которых находится оригинал документа с указанием даты выдачи, даты планируемого и фактического возврата документов.
Можно выгрузить документы из архива массово с помощью сценария «Выгрузка документов». В результате документы сохраняются локально в указанной папке. После завершения экспорта документов будет сформирован отчет о результатах:
Составление и оформление описи дел - последний этап подготовки дел к последующему хранению. Описанию подлежат дела, завершенные в делопроизводстве. Для этого есть сценарий "Утверждение описи документации".
После запроса реквизитов, указанные значения описи записываются в соответствующие поля регистрационных карточек выбранных документов.
Поставщик: | Центр внедрения документооборота |