Управление командировками

При работе с удаленными клиентами и подрядчиками компания часто направляет своих сотрудников в командировки, ожидая получить качественный результат от личных встреч за короткие сроки. Но, как известно, на саму организацию поездки необходимо потратить много усилий – согласовать сроки и расходы, подготовить сопроводительную документацию, проконтролировать возврат отчетных документов. Процессы нетривиальные, длительные и «дорогие». В итоге желаемая выгода для компании сопровождается ненужной организационной «головной болью».

Посмотрите видео о возможностях технического решения «Управление командировками» и его реализацию в «РН-Шельф-Дальний Восток».

Решаемые задачи

Техническое решение «DIRECTUM: Управление командировками» позволяет оптимизировать весь процесс управления командировками – от подачи заявки на командировку до закрытия авансового отчета:

  • создание, согласование и утверждение заявки на командировку;
  • формирование приказа, служебной записки, авансового отчета и пакета сопроводительных документов;
  • контроль возврата отчетных документов по завершении командировки.

В любой момент руководители или другие ответственные сотрудники могут сформировать:

  • список сотрудников, находящихся в командировках;
  • сводный отчет по показателям эффективности (для руководителей).

Описание работы решения

Вас отправляют в командировку

Для оформления командировки сотрудник создает запись в справочнике Командировки с указанием цели, пункта назначения и длительности.

Справочник Командировки Справочник «Командировки»

Готовые заявки направляются на согласование с руководителем отдела, бухгалтером и с ответственным за командировки в организации.

При отправке заявки на согласование запрашивается предположительная сумма расходов, а ранее указанные данные автоматически появятся в тексте задачи. При необходимости сотрудник самостоятельно добавляет в задачу другие документы, например, служебную записку, если он отправляется в дорогу на личном автомобиле.

Как проходит согласование командировки?

Руководитель отдела рассматривает полученную заявку на командировку и проверяет, верно ли заданы условия. Если условия удовлетворяют, то он согласует заявку, если нет – отправляет на доработку.

После утверждения заявки руководителем задача отправляется ответственному за командировки, который оценивает целесообразность командировки с финансовой точки зрения, занятости сотрудника, бронирует место проживания, обеспечивает командируемого необходимыми средствами и документами.

Утверждение приказа на командировку

Как только командировка согласована, сотрудник отдела кадров формирует приказ автоматически по кнопке в карточке командировки и отправляет его на подписание руководителю отдела кадров и главному бухгалтеру. Затем согласованный приказ направляется генеральному директору.

Для утвержденного приказа сотрудник отдела кадров заводит внутреннюю регистрационно-контрольную карточку (РКК) и присваивает ему регистрационный номер.

Формирование авансового отчета

После регистрации приказа сотрудник канцелярии формирует авансовый отчет в карточке командировки, отправляет его на печать и передает распечатанный документ командируемому сотруднику лично. С этого момента считается, что сотрудник готов к отъезду.

По завершении командировки сотрудник передает заполненный авансовый отчет сотруднику канцелярии, который, в свою очередь, заносит отсканированный документ обратно в систему.

Поиск командировок или командируемого сотрудника

При необходимости техническое решение позволяет в любой момент найти нужную командировку. Например, это может потребоваться сотрудникам канцелярии для проверки возврата отчетных документов или ответственными за командировки для составления списка сотрудников, находящихся в командировках:

Поиск командировки Поиск командировки

Бизнес-эффект

Работа с техническим решением «Управление командировками» обеспечивает:

  • сокращение времени согласования заявки на командировку и формирования командировочных документов;
  • контроль возврата отчетных документов;
  • хранение утвержденных приказов и отчетных документов в электронном архиве;
  • быстрое получение информации о местонахождении сотрудников.
Техническая информация
Сертифицировано DIRECTUM: Сертифицировано
Совместимость:
  • DIRECTUM 4.9-5.5
  • Для анализа эффективности процессов рекомендуется использовать модуль «Управление показателями эффективности».
Стоимость: DIRECTUM Standard - 39 500 р.
DIRECTUM Enterprise - 63 300 р.
Услуги по внедрению оплачиваются отдельно.
Приобретенные решения не включаются в абонемент на обновление версий DIRECTUM.
При необходимости получения новой версии решения оплачивается половина его стоимости.
Поставщик: DIRECTUM
Вендор
Гарантия: Срок: 4 месяца
Поддержка: Ограниченная

Вас может заинтересовать

Все похожие решения

Кадровые процессы

Оптимизирует процесс подбора кадров, позволяет организовать прием, увольнение, перевод и назначение персонала, поддержку кадрового документооборота.

Планирование отпусков

Автоматизация процессов создания графика отпусков на предприятии и оформления дополнительных отпусков в соответствии с трудовым законодательством Украины.

Модуль Обучение

Позволяет пользователям самостоятельно обучаться различным курсам и проверять полученные знания с помощью тестирования по пройденному курсу.
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами