Бизнес-процессы в компании часто меняются: меняется внешняя среда, появляются новые задачи и т.д. Это требует регулярных модификаций системы электронного документооборота, чтобы организовать работу сотрудников по новым регламентам.

Для создания схем бизнес-процессов специалисты используют графический редактор Microsoft Visio. Затем схемы вручную переносятся в типовые маршруты системы DIRECTUM, и между участниками процесса настраивается взаимодействие. На это тратится значительное время разработчика компании.

Техническое решение «Интеграция с Microsoft Visio 2010» автоматизирует процесс переноса схем в DIRECTUM и сокращает трудоемкость разработки. Решение позволяет:

• экспортировать BPMN-схемы из Microsoft Visio 2010 в типовой маршрут системы DIRECTUM. При этом выгружаются или создаются новые роли – участники бизнес-процесса;
• сохранить BPMN-схемы из Microsoft Visio 2010 в файл формата XPDL. Такой файл в любой момент можно экспортировать в типовой маршрут системы DIRECTUM или отредактировать в приложении, которое обрабатывает XPDL-файлы.

Описание работы решения

Сотрудник создает в Microsoft Visio 2010 схему «Обращение в технический отдел»:

BPMN-схема в Microsoft Visio 2010

После добавления надстройки технического решения в программе Microsoft Visio появляется группа интеграционных действий DIRECTUM:

В один клик сотрудник экспортирует схему в DIRECTUM. В системе создаются типовой маршрут и роли. Например, роль «Делопроизводители» включает всех пользователей системы, ответственных за ведение документооборота в организации.

В завершение формируется отчет о расхождениях импорта. Если в схеме были уникальные объекты, которых нет в DIRECTUM, то они не импортируются. По отчету сотрудник может проверить, какие объекты схемы не импортировались или импортировались не полностью, и доработать типовой маршрут.

Импортированная схема в DIRECTUM принимает вид:

BPMN-cхема экспортированная из Visio в типовой маршрут DIRECTUM

Если схему сразу не требуется переносить в DIRECTUM, например, чтобы еще доработать ее в специальном редакторе после обсуждения, можно сохранить ее в локальной папке в формате XPDL.

Таким образом, с использованием технического решения «Интеграция с Microsoft Visio 2010» типовой маршрут в системе DIRECTUM создается за несколько действий и сразу готов к использованию. Специалист отдела разработки тратит меньше времени на создание типовых маршрутов.

Бизнес-эффект

Внедрение технического решения «Интеграция с Microsoft Visio 2010» дает возможность:

• ускорить отклик на внутренние изменения бизнес-процессов в компании за счет быстрого создания соответствующих типовых маршрутов в DIRECTUM;
• упростить процесс создания типовых маршрутов;
• аналитику вносить предложения по оптимизации работы компании на основании актуальных бизнес-процессов.