Интеграция с Business Studio

Эффективность бизнес-процессов на предприятии зависит не только от успешности организационных мер по внедрению процессного подхода в управлении, но и от современных технологий, поддерживающих данные инициативы в компании.

Сегодня включенность каждого сотрудника в повседневную операционную деятельность определяет необходимость в интеграции среды исполнения процессов рядовыми пользователями с инструментами бизнес-моделирования и бизнес-анализа. За счет интегрированных решений достигается формирование полного цикла процессного управления, эффективно действующего на всех уровнях организации, и прозрачного для дальнейшей оптимизации и контроля.

Возможности

Техническое решение «Интеграция DIRECTUM с системой Business Studio» предназначено для поддержки деятельности бизнес-аналитиков в части переноса разработанных в Business Studio моделей оргструктуры и бизнес-процессов в среду исполнения DIRECTUM, а также последующего анализа статистических данных, собираемых в ходе исполнения процессов.

Основные возможности, предоставляемые техническим решением:

  • обмен между системами справочными данными об оргструктуре;
  • обмен схемами процессов и типовыми маршрутами;
  • передача структуры компонент DIRECTUM и связь их с автоматизируемыми процессами;
  • согласование регламентов, разработанных в Business Studio, средствами DIRECTUM;
  • выгрузка статистики процессов из DIRECTUM для анализа в Business Studio.

Использование технического решения повышает эффективность бизнес-процессов на всех уровнях организации и позволяет оптимизировать работу сотрудников, задействованных в цикле процессного управления.

Руководитель:

  • получает интегрированную «бесшовную» систему управления: проектирование и документирование бизнеса + поддержка его функционирования.

Бизнес-аналитик:

  • экономит время при передаче бизнес-процессов на исполнение в DIRECTUM;
  • получает регламенты и инструкции по рабочим местам (исполнителям) и легко согласует их;
  • анализирует узкие места процессов, используя реальную статистику выполнения процессов.

Рядовой сотрудник:

  • получает актуальную регламентирующую документацию;
  • использует всегда актуальные маршруты, соответствующие регламентам процессов.

ИТ-служба:

  • легче отслеживает, какие изменения следует внести в ИСУП при изменении процесса.

Бизнес-эффект

В результате внедрения интеграционного решения достигается существенный эффект, обеспечивающий технологическую поддержку процессно-ориентированного управления в организации:

  • сокращается время между разработкой и автоматизацией бизнес-процесса;
  • снижается количество ошибок при выполнении процессов;
  • выявляются и оптимизируются «проблемные» процессы;
  • и как общий эффект – повышается качество управления в целом.

Используемые технологии

При разработке решения использованы средства платформ IS-Builder, Business Studio, .NET и Microsoft Office.

Обмен данными между системами обладает несколькими технологическими особенностями:

  • нерегулярная, изменяющаяся во времени интенсивность обмена;
  • необходимость строгого контроля передаваемых изменений и разрешения расхождений;
  • клиентские приложения DIRECTUM и Business Studio не всегда установлены на одной и той же рабочей станции.

С учетом этих особенностей обмен данными реализован в двух режимах: импорт/экспорт посредством файлов определенного формата, а также передача данных непосредственно из пользовательского интерфейса системы. Контроль корректности обмена обеспечивается журналами передач, отчетами о расхождениях и инструкциями по их устранению.

В качестве основного формата передачи используется XML. Обмен данными между схемами типовых маршрутов DIRECTUM и схемами процессов Business Studio реализован в формате XPDL 2.1, что дает широкие интеграционные возможности во взаимодействии со сторонними редакторами схем и workflow-системами.

Пример работы

При совместном использовании Business Studio и DIRECTUM для управления бизнес-процессами существует два варианта внедрения решения по интеграции. В первом случае в организации может использоваться система DIRECTUM для управления электронным документооборотом и исполнения бизнес-процессов и уже дополнительно устанавливается система Business Studio для проектирования системы управления. Во втором случае в организации может использоваться система Business Studio и дополнительно устанавливаться система DIRECTUM.

Рассмотрим совместное использование систем на примере первого варианта внедрения. В данном случае уже накопленная в системе DIRECTUM информация по результатам исполнения процессов может быть использована в Business Studio для построения и анализа модели «как есть». Бизнес-аналитик передает оргструктуру и действующие типовые маршруты из DIRECTUM в Business Studio.

В частности, при экспорте организационной структуры в Business Studio передаются данные справочников «Подразделения», «Персоны» и «Работники». При этом:

  • данные справочника «Персоны» переносятся в Business Studio в справочник «Физические лица»;
  • данные справочника «Подразделения» переносятся в Business Studio в справочник «Субъекты», где создаются субъекты с типом «Подразделение».

Затем бизнес-аналитик описывает в Business Studio модель бизнес-процессов организации. При проектировании процессов в системе Business Studio может быть создана как комплексная иерархическая модель деятельности организации, так и описан ряд отдельных процессов.

После описания модели бизнес-процессов «как есть» или проектирования новых бизнес-процессов можно оценить предположительные время и стоимость выполнения процессов. Для этого в Business Studio используются методики имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа (ФСА). Имитационное моделирование позволяет смоделировать пошаговое выполнение процесса. В результате проведения ряда экспериментов можно оценить среднее значение и разброс времени выполнения процесса. Задав для каждого процесса используемые количественные и временные ресурсы в соответствии с методикой ФСА с помощью Business Studio можно рассчитать среднюю стоимость выполнения процесса и ее разброс.

На этапе внедрения спроектированной бизнес-модели необходимо обеспечить, чтобы все необходимые для работы документы были в наличии и доступны исполнителю бизнес-процессов. Каждый сотрудник должен обладать актуальной информацией, необходимой для выполнения своих обязанностей. Реализация процессов исполнителями осуществляется в соответствии с предоставленной регламентирующей документацией. Вся необходимая регламентирующая документация может быть сформирована в системе Business Studio. Новый регламент процесса бизнес-аналитик согласовывает с руководителем и экспертами с помощью системы DIRECTUM. Затем бизнес-аналитик передает описание бизнес-процесса в типовой маршрут DIRECTUM.

Процесс, спроектированный в Business Studio, передается в DIRECTUM с изменениями. Поэтому разработчик типового маршрута проверяет схемы импортированных процессов, дополняет их необходимыми элементами DIRECTUM, меняет расположение блоков, указывает исполнителей ролей. После внесения всех необходимых изменений схема типового маршрута сохраняется в системе.

Исполнение процессов также реализуется в системе DIRECTUM. Исполнители осуществляют работу по разработанным типовым маршрутам, при этом каждое задание в системе DIRECTUM сопровождается инструкцией, поясняющей порядок выполнения текущего шага.

Накапливаемая в DIRECTUM статистика о выполнении типового маршрута затем используется бизнес-аналитиком. Эта статистическая информация может быть экспортирована в файл формата Microsoft Excel, из которого данная статистика импортируется в систему Business Studio. Для анализа статистики предусмотрен модуль BS «Контроллинг процессов». В данном модуле анализ исполнения процессов выполняется при помощи контрольных точек, настраиваемых для процесса.

Под контрольными точками в системе Business Studio понимаются значимые моменты выполнения процесса, например:

  • начало выполнения всего процесса или отдельного его шага.
  • завершение выполнения всего процесса или отдельного его шага.

По данным, содержащимся в файле Microsoft Excel можно судить о факте и времени наступления момента, соответствующего некоторой контрольной точке. В Business Studio на основе контрольных точек можно получить информацию о следующих параметрах процесса:

  • количество запусков процесса или шага процесса;
  • количество завершений процесса или шага процесса;
  • длительность (средняя, максимальная, минимальная) выполнения процесса (шага процесса), а также произвольного интервала внутри процесса.

На основе этих данных существующие бизнес-процессы оптимизируются или, при необходимости, перепроектируются, что позволяет сформировать полный цикл процессного управления.

 

Смотрите также:

 
 
Сертифицировано Directum
Поставщик: 
Directum

Вас может заинтересовать

Все похожие решения

Интеграция с онлайн-редакторами ONLYOFFICE и P7-Офис

Привычная работа с документами, их совместное редактирование и рецензирование пользователями. Интеграция с облачными редакторами ONLYOFFICE и Р7-Офис позволяет отказаться от локальных редакторов, таких как Microsoft Office.

Мониторинг системы Directum RX

Набор приложений для контроля технического состояния используемой системы Directum RX. Отображение метрик производительности серверов, статистики использования системы, фиксирование возникающих ошибок.

Интеграция с Active Directory

Автоматический импорт данных в систему из службы каталогов для исключения ручного заполнения информации о пользователях.
0
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами