Эффективность бизнес-процессов на предприятии зависит не только от успешности организационных мер по внедрению процессного подхода в управлении, но и от современных технологий, поддерживающих данные инициативы в компании.

Сегодня включенность каждого сотрудника в повседневную операционную деятельность определяет необходимость в интеграции среды исполнения процессов рядовыми пользователями с инструментами бизнес-моделирования и бизнес-анализа. За счет интегрированных решений достигается формирование полного цикла процессного управления, эффективно действующего на всех уровнях организации, и прозрачного для дальнейшей оптимизации и контроля.

Возможности

Техническое решение «Интеграция DIRECTUM с системой Business Studio» предназначено для поддержки деятельности бизнес-аналитиков в части переноса разработанных в Business Studio моделей оргструктуры и бизнес-процессов в среду исполнения DIRECTUM, а также последующего анализа статистических данных, собираемых в ходе исполнения процессов.

Основные возможности, предоставляемые техническим решением:

• обмен между системами справочными данными об оргструктуре;
• обмен схемами процессов и типовыми маршрутами;
• передача структуры компонент DIRECTUM и связь их с автоматизируемыми процессами;
• согласование регламентов, разработанных в Business Studio, средствами DIRECTUM;
• выгрузка статистики процессов из DIRECTUM для анализа в Business Studio.

Использование технического решения повышает эффективность бизнес-процессов на всех уровнях организации и позволяет оптимизировать работу сотрудников, задействованных в цикле процессного управления.

Руководитель:

• получает интегрированную «бесшовную» систему управления: проектирование и документирование бизнеса + поддержка его функционирования.

Бизнес-аналитик:

• экономит время при передаче бизнес-процессов на исполнение в DIRECTUM;
• получает регламенты и инструкции по рабочим местам (исполнителям) и легко согласует их;
• анализирует узкие места процессов, используя реальную статистику выполнения процессов.

Рядовой сотрудник:

• получает актуальную регламентирующую документацию;
• использует всегда актуальные маршруты, соответствующие регламентам процессов.

ИТ-служба:

• легче отслеживает, какие изменения следует внести в ИСУП при изменении процесса.

Бизнес-эффект

В результате внедрения интеграционного решения достигается существенный эффект, обеспечивающий технологическую поддержку процессно-ориентированного управления в организации:

• сокращается время между разработкой и автоматизацией бизнес-процесса;
• снижается количество ошибок при выполнении процессов;
• выявляются и оптимизируются «проблемные» процессы;
• и как общий эффект – повышается качество управления в целом.

Используемые технологии

При разработке решения использованы средства платформ IS-Builder, Business Studio, .NET и Microsoft Office.

Обмен данными между системами обладает несколькими технологическими особенностями:

• нерегулярная, изменяющаяся во времени интенсивность обмена;
• необходимость строгого контроля передаваемых изменений и разрешения расхождений;
• клиентские приложения DIRECTUM и Business Studio не всегда установлены на одной и той же рабочей станции.

С учетом этих особенностей обмен данными реализован в двух режимах: импорт/экспорт посредством файлов определенного формата, а также передача данных непосредственно из пользовательского интерфейса системы. Контроль корректности обмена обеспечивается журналами передач, отчетами о расхождениях и инструкциями по их устранению.

В качестве основного формата передачи используется XML. Обмен данными между схемами типовых маршрутов DIRECTUM и схемами процессов Business Studio реализован в формате XPDL 2.1, что дает широкие интеграционные возможности во взаимодействии со сторонними редакторами схем и workflow-системами.

Пример работы

При совместном использовании Business Studio и DIRECTUM для управления бизнес-процессами существует два варианта внедрения решения по интеграции. В первом случае в организации может использоваться система DIRECTUM для управления электронным документооборотом и исполнения бизнес-процессов и уже дополнительно устанавливается система Business Studio для проектирования системы управления. Во втором случае в организации может использоваться система Business Studio и дополнительно устанавливаться система DIRECTUM.

Рассмотрим совместное использование систем на примере первого варианта внедрения. В данном случае уже накопленная в системе DIRECTUM информация по результатам исполнения процессов может быть использована в Business Studio для построения и анализа модели «как есть». Бизнес-аналитик передает оргструктуру и действующие типовые маршруты из DIRECTUM в Business Studio.

В частности, при экспорте организационной структуры в Business Studio передаются данные справочников «Подразделения», «Персоны» и «Работники». При этом:

• данные справочника «Персоны» переносятся в Business Studio в справочник «Физические лица»;
• данные справочника «Подразделения» переносятся в Business Studio в справочник «Субъекты», где создаются субъекты с типом «Подразделение».

Затем бизнес-аналитик описывает в Business Studio модель бизнес-процессов организации. При проектировании процессов в системе Business Studio может быть создана как комплексная иерархическая модель деятельности организации, так и описан ряд отдельных процессов.

После описания модели бизнес-процессов «как есть» или проектирования новых бизнес-процессов можно оценить предположительные время и стоимость выполнения процессов. Для этого в Business Studio используются методики имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа (ФСА). Имитационное моделирование позволяет смоделировать пошаговое выполнение процесса. В результате проведения ряда экспериментов можно оценить среднее значение и разброс времени выполнения процесса. Задав для каждого процесса используемые количественные и временные ресурсы в соответствии с методикой ФСА с помощью Business Studio можно рассчитать среднюю стоимость выполнения процесса и ее разброс.

На этапе внедрения спроектированной бизнес-модели необходимо обеспечить, чтобы все необходимые для работы документы были в наличии и доступны исполнителю бизнес-процессов. Каждый сотрудник должен обладать актуальной информацией, необходимой для выполнения своих обязанностей. Реализация процессов исполнителями осуществляется в соответствии с предоставленной регламентирующей документацией. Вся необходимая регламентирующая документация может быть сформирована в системе Business Studio. Новый регламент процесса бизнес-аналитик согласовывает с руководителем и экспертами с помощью системы DIRECTUM. Затем бизнес-аналитик передает описание бизнес-процесса в типовой маршрут DIRECTUM.

Процесс, спроектированный в Business Studio, передается в DIRECTUM с изменениями. Поэтому разработчик типового маршрута проверяет схемы импортированных процессов, дополняет их необходимыми элементами DIRECTUM, меняет расположение блоков, указывает исполнителей ролей. После внесения всех необходимых изменений схема типового маршрута сохраняется в системе.

Исполнение процессов также реализуется в системе DIRECTUM. Исполнители осуществляют работу по разработанным типовым маршрутам, при этом каждое задание в системе DIRECTUM сопровождается инструкцией, поясняющей порядок выполнения текущего шага.

Накапливаемая в DIRECTUM статистика о выполнении типового маршрута затем используется бизнес-аналитиком. Эта статистическая информация может быть экспортирована в файл формата Microsoft Excel, из которого данная статистика импортируется в систему Business Studio. Для анализа статистики предусмотрен модуль BS «Контроллинг процессов». В данном модуле анализ исполнения процессов выполняется при помощи контрольных точек, настраиваемых для процесса.

Под контрольными точками в системе Business Studio понимаются значимые моменты выполнения процесса, например:

• начало выполнения всего процесса или отдельного его шага.
• завершение выполнения всего процесса или отдельного его шага.

По данным, содержащимся в файле Microsoft Excel можно судить о факте и времени наступления момента, соответствующего некоторой контрольной точке. В Business Studio на основе контрольных точек можно получить информацию о следующих параметрах процесса:

• количество запусков процесса или шага процесса;
• количество завершений процесса или шага процесса;
• длительность (средняя, максимальная, минимальная) выполнения процесса (шага процесса), а также произвольного интервала внутри процесса.

На основе этих данных существующие бизнес-процессы оптимизируются или, при необходимости, перепроектируются, что позволяет сформировать полный цикл процессного управления.