Автоматические уведомления о действиях с электронными документами

В процессе работы иногда создаются такие документы на изменения и действия с которыми нужно максимально быстро реагировать. Для их отслеживания пользователь затрачивает время, которое можно использовать более эффективно, например на решение текущих задач.

Описание решения

Назначение решения

Техническое решение позволяет сократить время между моментом действий с электронными документами, например изменением текста или создание версии, и того, когда об этом узнает пользователь.

Решение освобождает от необходимости самостоятельного отслеживания. В этом случае, достаточно указать, какие действия с документами его интересуют, и указать продолжительность отслеживания.

При наступлении отслеживаемого события пользователь получит соответствующее уведомление.

Возможности технического решения

В техническом решении реализованы следующие функции:

  • Установка наблюдения за действиями с интересующими пользователя документами. Производится путем назначения пользователем отслеживаемых действий с интересующим его документом в карточке данного документа;
  • Автоматическая рассылка уведомлений пользователям о прошедших действиях с интересующими их документами. Рассылка производит отправку уведомлений заинтересованным пользователям информации о фактах прошедших действий с документами и самих документов.

Работа с решением

Установка наблюдения

Каждый пользователь самостоятельно определяет, за какими документами и какими действиями с ними он хочет следить. Сделать это можно из карточки документа по кнопке «Отслеживать»:

Карточка документа Отслеживать Карточка документа "Отслеживать"

При уже назначенном правиле слежения за данным документом система предложит открыть на редактирование или удалить имеющееся правило.

Отслеживание действий с документами Отслеживание действий с документами

В случае первичного инициирования отслеживания изменений откроется новая, но уже практически заполненная, карточка правила отслеживания. Пользователю необходимо лишь указать какие действия с документом его интересуют и в течении какого срока его уведомлять о них. Для ускорения заполнения списка действий с документом используется специальная форма, вызываемая кнопкой «…» у реквизита «Отслеживаемые изменения»:

Типы действий Типы действий

Получение уведомлений

Сценарий «Агент мониторинга действий с документами» по расписанию проверяет все отслеживаемые документы и произведенные с ними действия на предмет отслеживания их пользователями. В случае обнаружения таковых система автоматически отправляет пользователям уведомления о наступлении данных событий:

Уведомление об изменении документа Уведомление об изменении документа

Эффект от внедрения

Использование решения обеспечивает:

  • Снимается с пользователей необходимость самостоятельного отслеживания действий с документами;
  • Автоматическое информирование о действиях с документами происходит за минимальное время;
  • Добавляется новый механизм контроля важных документов.
 
 
Сертифицировано DIRECTUM
Поставщик: Систем-Консалт
Узнать о ценах на решения DIRECTUM

Вас может заинтересовать

Все похожие решения

Управление показателями эффективности

Решение предназначено для работы с количественными оценками тех или иных процессов. Позволяет разрабатывать алгоритмы получения оценок, накапливать статистику и наглядно отображать значения в виде таблиц, графиков и диаграмм.

Intant Recognition Helper Service

Фоновая автоматическая обработка растровых документов в системе DIRECTUM.

Веб-сервисы интеграции

Предназначены для обмена данными между системой DIRECTUM и интегрированной системой в условиях, когда между системами нельзя установить связь через COM-объекты.
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами