Планирование лимитов и контроль их превышения

Возможности решения

Формирование бюджетных лимитов

Первый шаг — планирование. Инициатор создает заявку, в которой указывает цель и сумму предстоящей закупки.

Заявка на закупку

Если товар или услуга оплачивается не в рублях, система сама конвертирует суммы в учетную валюту по курсу на дату создания документа.

Вкладка «Лимиты» заявки на закупку

Далее инициатор согласует заявку с ответственными лицами по утвержденному в организации регламенту.

Контроль лимитов в договорах и счетах на оплату

После утверждения заявки по ней заключается один или несколько договоров. При этом в карточке документа указывается, к какой закупке относится каждое конкретное соглашение.

Карточка договора

Указывается планируемая сумма.

Вкладка «Условия» карточки договора

Для анализа остатка суммы по утвержденной закупке используется вкладка «Лимиты», где отображается сумма всех заключенных договоров и оплаченных по ним счетам с учетом текущего документа.

Вкладка «Лимиты» карточки договора

Если сумма по договору превышает допустимый лимит заявки на закупку, система покажет отрицательный остаток.

Реестр договоров

В этом случае перед отправкой договора на согласование необходимо приложить утвержденный ответственными лицами документ, обосновывающий превышение суммы.

После заключения договора лимиты по нему контролируются во входящих счетах на оплату.

При получении такого счета исполнитель заносит его в систему, указывает сумму и договор, к которому относится платежный документ.

Карточка входящего счета

При этом происходит контроль лимитов по договору. Доступный остаток рассчитывается как разница между суммами договора и всех подписанных по нему счетов на оплату. Если сумма текущего документа превышает остаток лимита по договору, то система запрещает отправку такого документа на согласование.

Контроль лимитов по договору

Анализ исполнения заявки

На вкладке «Лимиты» в любой момент можно посмотреть:

• утвержденные лимиты по заявке и ее текущий остаток;
• сумму всех договоров, заключенных по закупке;
• сумму всех выставленных счетов по договорам.

Лимиты по заявке на закупку

Вкладка «Оплата» позволяет отслеживать:

• остаток суммы по договору;
• все подписанные счета на оплату.

Вкладка «Оплата» карточки договора

Реализованные проекты

Решение внедрено на проекте DirectumRX в BP Россия: единое информационное пространство управления задачами и документами. В результате пользователи могут оперативно отслеживать, какая сумма была согласована в заявке на закупку, на какую сумму уже заключены договоры и доп. соглашения, а на какую оплачены счета.