Контроль бюджетных лимитов

Решение помогает контролировать превышение утвержденных сумм по закупкам и договорам.

Решение позволяет:

• задавать лимиты бюджета закупки;
• контролировать превышение установленных лимитов при заключении договоров в рамках этой закупки и при оплате счетов;
• рассчитывать остатки по лимитам с учетом фактического исполнения;
• проводить анализ исполнения договоров.

Планирование бюджетных лимитов

Процесс начинается с планирования закупок. Инициатор создает заявку, в которой указывает цель и сумму планируемой закупки.

Планировать закупки можно в различных валютах. Система сама конвертирует суммы в учетную валюту по курсу на дату создания документа.

Далее инициатор согласует заявку на закупку с ответственными лицами по утвержденному в организации регламенту.

Контроль лимитов в договорах и счетах на оплату

После утверждения заявки по ней заключаются договоры. При этом в карточке документа указывается к какой закупке он относится.

Также указывается планируемая сумма.

Для анализа остатка суммы по утвержденной закупке используется вкладка карточки «Лимиты», где отображается сумма всех заключенных договоров и оплаченных по ним счетам, с учетом текущего документа.

Если сумма по договору превышает допустимый лимит заявки на закупку, система покажет отрицательный остаток.

В этом случае перед отправкой договора на согласование, необходимо приложить утвержденный ответственными лицами документ, обосновывающий превышение суммы.

После заключения договора лимиты по нему контролируются во входящих счетах на оплату.

При получении входящего счета исполнитель заносит его в систему, указывает сумму и договор, к которому он относится:

При этом происходит контроль лимитов по договору. Доступный остаток рассчитывается как разница между суммами договора и всех подписанных по нему счетов на оплату. Если сумма текущего документа превышает остаток лимита по договору, то система запрещает отправку такого документа на согласование:

Анализ

• Вкладка «Лимиты» в любой момент времени позволяет посмотреть:

  • утвержденные лимиты по заявке и ее текущий остаток;
  • сумму всех договоров, заключенных по закупке;
  • сумму всех выставленных счетов по договорам.
  

• Вкладка «Оплата» в любой момент времени позволяет посмотреть:

  • остаток суммы по договору;
  • все подписанные счета на оплату.
  

Реализованные проекты

Решение реализовано на проекте DirectumRX в BP Россия: единое информационное пространство управления задачами и документами