Решение помогает контролировать превышение утвержденных сумм по закупкам и договорам.
Решение позволяет:
Процесс начинается с планирования закупок. Инициатор создает заявку, в которой указывает цель и сумму планируемой закупки.
Планировать закупки можно в различных валютах. Система сама конвертирует суммы в учетную валюту по курсу на дату создания документа.
Далее инициатор согласует заявку на закупку с ответственными лицами по утвержденному в организации регламенту.
После утверждения заявки по ней заключаются договоры. При этом в карточке документа указывается к какой закупке он относится.
Также указывается планируемая сумма.
Для анализа остатка суммы по утвержденной закупке используется вкладка карточки «Лимиты», где отображается сумма всех заключенных договоров и оплаченных по ним счетам, с учетом текущего документа.
Если сумма по договору превышает допустимый лимит заявки на закупку, система покажет отрицательный остаток.
В этом случае перед отправкой договора на согласование, необходимо приложить утвержденный ответственными лицами документ, обосновывающий превышение суммы.
После заключения договора лимиты по нему контролируются во входящих счетах на оплату.
При получении входящего счета исполнитель заносит его в систему, указывает сумму и договор, к которому он относится:
При этом происходит контроль лимитов по договору. Доступный остаток рассчитывается как разница между суммами договора и всех подписанных по нему счетов на оплату. Если сумма текущего документа превышает остаток лимита по договору, то система запрещает отправку такого документа на согласование:
Вкладка «Лимиты» в любой момент времени позволяет посмотреть:
Вкладка «Оплата» в любой момент времени позволяет посмотреть:
Решение реализовано на проекте DirectumRX в BP Россия: единое информационное пространство управления задачами и документами
Поставщик: |
Directum
|