Кадровый ЭДО

Возможности решения — больше чем просто подписание

Ознакомление с кадровыми документами

Отправлять сотрудникам приказы и локальные нормативные акты на ознакомление можно в электронном виде, в том числе массово — одновременно большому количеству получателей. В качестве участников необязательно указывать каждого специалиста по фамилии: доступен выбор групп по ролям, подразделениям или организациям.

Ознакомиться с документом с проставлением усиленной электронной подписи работник может как в интерфейсе системы, так и в личном кабинете.

В системе уже задан типовой регламент согласования, подписания и ознакомления с документами. Его можно легко настроить под свои нужды, например добавить в процесс обязательных согласующих. А детали для определенного документа кадровый специалист указывает прямо в задаче: кто поставит подпись от имени работодателя и кого нужно включить в список участников ознакомления.

В задачу можно добавить один или несколько документов вместе с приложениями и дополнительными материалами.

Также доступна отправка документа на ознакомление прямо из системы «1С:Зарплата и управление персоналом». Для этого достаточно нажать на кнопку Отправить в HR Pro и выбрать документы. Они загружаются в Directum HR Pro и уходят в работу по нужным регламентам. Перед отправкой можно добавить комментарии или наблюдателей.

Подписание трудового договора и дополнительных соглашений

При отправке документа на подписание в электронном виде указываются стороны — представитель работодателя и работник. При необходимости в маршрут задачи добавляются дополнительные согласующие.

Ознакомившись с договором, руководитель подписывает его, отправляет на доработку или отказывает в подписании. В первом случае кадровый документ заверяется усиленной квалифицированной ЭП работодателя.

Для сотрудника доступны две опции: «Подписать» или «Отказаться». Выполнить задание можно как в системе, так и из интерфейса личного кабинета.

Для наглядности после подписания документа на нем проставляются штампы ЭП.

Отправить документы на подписание легко прямо из системы «1С:Зарплата и управление персоналом». Порядок работы будет аналогичен отправке документов на ознакомление.

Информирование сотрудников

Помимо подписания документов, в решении доступна опция простого информирования работников.

Контроль ознакомления и подписания

С помощью специального отчета в системе легко выяснить состояние работ по документу — узнать, кто уже ознакомился с ним, отказался от подписания или еще не прочитал задание. Кроме того, в несколько кликов можно сформировать и выгрузить сводный отчет об ознакомлении и подписании документов по всему подразделению или организации.

Проверить, ознакомились ли сотрудники с документом, также можно прямо в 1С:ЗУП:

• на вкладке с общей информацией о ходе работ;
• в специальном отчете, в котором будет указан статус ознакомления или подписания по каждому сотруднику.

Вкладка с общей информацией

Специальный отчет

Работа с заявлениями

Сотрудники отправляют кадровые заявления из личного кабинета или веб-интерфейса.

Для этого достаточно выбрать тип заявления и заполнить нужные поля. Документ сформируется автоматически на основе шаблонов. Перед отправкой заявления работник при необходимости корректирует текст и прикладывает к документу дополнительные материалы.

Заявление поступает на рассмотрение руководителю, который согласовывает его или отказывает в согласовании. В последнем случае свои замечания руководитель указывает в тексте задания, и сотрудник получает уведомление с этой информацией.

Если же руководитель согласовал заявление, задачу на исполнение работ по нему получает специалист по работе с персоналом.

Выгрузка документов

При подготовке к проверке контролирующими органами или для других целей кадровые документы выгружаются из системы в несколько кликов. При этом доступна как массовая, так и точечная выгрузка.

Массово документы экспортируются в формате контейнера, установленного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 20.09.2022 № 578н.

Личный кабинет

Личный кабинет — это веб-сайт для удобной работы сотрудников. Здесь можно:

• оперативно знакомиться с кадровыми документами, направленными работодателем;
• подписывать и согласовывать документы;
• оформлять заявления;
• получать информационные сообщения от компании.

Интерфейс личного кабинета доступен с компьютера и смартфона. Скачивать отдельное приложение не требуется, нужен только браузер.

Для регистрации в ЛК сотрудник получает ссылку в СМС-сообщении, переходит по ней и задает пароль для входа в личный кабинет.

Пользователь знакомится с содержанием соглашения между участниками электронного документооборота и принимает его условия. Для подтверждения согласия вводит код из СМС-сообщения.

После этого в интерфейсе ЛК работник получает усиленную неквалифицированную подпись, которой затем пользуется для целей кадрового ЭДО — подтверждает ознакомление и подписывает документы и заявления.

Подробнее о личном кабинете читайте здесь.