Плановые мероприятия

Модуль позволяет планировать задачи в соответствии с заданным периодом исполнения (месяц, квартал, полугодие, год), контролировать ход выполнения созданных задач на исполнение поручений, а также обеспечивать своевременную подготовку указанных документов согласно регламенту организации.

Создается плановое мероприятие, по которому исполнитель получает задачу на исполнение поручения с указанием срока исполнения на подготовку документа (с вложением карточки планового мероприятия). После наступления крайнего срока выполнения задача считается просроченной.

Модуль «Плановые мероприятия»

Модуль состоит из двух справочников («Плановые мероприятия» и «Категории мероприятий»), а также отчета по плановым мероприятиям:

Справочник «Плановые мероприятия»

Справочник отражает все созданные плановые мероприятия, позволяет увидеть объем документов конкретного исполнителя, подразделения, просмотреть ближайшие даты старта, сроки выполнения (столбец «Ближайшая дата») и другие сведения по каждой категории с помощью настройки внешнего вида:

Карточка планового мероприятия

*Имя — краткое наименование планового мероприятия, отражающее его суть. Данное поле будет отображено при дальнейшем создании поручений в теме задания (поручения по плану мероприятий создаются автоматически).

Состояние — может принимать значения: действующая, закрытая.

*Подразделения, к которым относится плановое мероприятие.

*Категория планового мероприятия, например, «Бухгалтерская отчетность».

*Куратор — сотрудник, который при автоматическом создании поручений будет указан в качестве автора и контролера задания.

*Исполнитель — сотрудник, которому будет приходить задание на исполнение поручения по плану мероприятия.

Наблюдатели — сотрудники, которые имеют доступ к просмотру хода исполнения задачи с правом доступа только на «Просмотр».

В поле Текст поручения можно описать более подробно поставленную задачу, которая должна быть исполнена.

Периодичность — возможные значения: ежемесячно, ежеквартально, за полугодие, ежегодно.

Дней после отч. периода — количество дней, за которое исполнителю будет отправлено поручение, относительно даты окончания периода. Число может принимать отрицательное значение (например, если отчет нужно предоставить до конца периода). Вычисляется дата старта задачи.

Срок выполнения (дни) — Количество рабочих дней на выполнение планового мероприятия. Отсчитывается от планового срока выполнения.

При выборе периодичности «Ежегодно», появляется поле «Дата» для указания конкретной даты, до которой нужно отправить отчет.

Вкладка Журнал

На вкладке «Журнал» в карточке плана мероприятий отображается информация по всем задачам, которые были сформированы с момента запуска плана мероприятий до настоящего времени. Записи на вкладке журнал обновляются в результате выполнения фонового процесса (4. Фоновый процесс «Управление плановыми мероприятиями»).

При создании новой записи заполняются следующие поля:

• *Задача — заполняется как «Поручение: Плановое мероприятие — „Имя планового мероприятия“».
• *Дата старта дата создания поручений. Например, указана «Периодичность» — «Ежемесячно», «Дней после отч. периода» — 5 дней, «Срок выполнения (раб. дни)» — 3 дня.
• В этом случае через пять дней после конца месяца пользователь должен выполнить мероприятие, для этого за 3 рабочих дня до срока он получит задание на выполнение.
• *Срок (план) — плановая дата, до которой необходимо выполнить поручение.
• *Срок (факт) — дата выполнения поручения.
• Статус — обновляется фоновым процессом.
• *Задержка — количество дней, на которое просрочено выполнение поручений.

При наступлении даты, указанной в поле «Дата старта» генерируются задачи на исполнения поручений по указанным данным в карточке «Плановое мероприятие».

Создание задачи на исполнение поручений.

Карточка поручения заполняется автоматически, согласно заполненным полям в карточке плана мероприятия, где:

• *Тема заполняется из поля «Задача».
• *Выдал и *Контролер заполняются в соответствии с полем карточки плана мероприятий «Куратор».
• *На контроле флажок устанавливается автоматически.
• *Исполнитель будет заполнено аналогично такому же полю карточки плана мероприятий.
• *Срок будет указана дата исполнения задачи из поля «Срок (план)».

В раздел дополнительно прикрепляется карточка «Плановое мероприятия», на основании которого создана задача на исполнение поручения.

Справочник «Категории мероприятий»

Данный справочник является вспомогательным и служит для настройки категорий в справочнике «Плановые мероприятия».

Карточка категории мероприятия

*Имя. Краткое наименование категории планового мероприятия, отражающее его суть. Данное поле будет отображено при дальнейшем создании плановых мероприятий.

Отчет по плановым мероприятиям

Отчет по исполнению плановых мероприятий позволяет увидеть общую картину своевременного предоставления отчетов за интересующий год с помощью окна «Параметры отчета»:

Для удобства визуального восприятия в отчете приняты цветовые обозначения. Значения обозначений указаны в заголовке отчета.

Виджет «Исполнительская дисциплина по плановым мероприятиям»

Виджет наглядно отображает процесс выполнения запланированных мероприятий.

Роли

Для работы с модулем «Плановые мероприятия» пользователи должны быть включены в одну из следующих ролей:

• Ответственные за плановые мероприятия. Пользователи, входящие в эту роль, имеют права на администрирование модуля, ведение справочников, формирования отчета по плановым мероприятиям.
• Пользователи плановых мероприятий. Пользователи, входящие в эту роль, имеют права только на просмотр справочников и формирования отчета по плановым мероприятиям.

Фоновый процесс «Управление плановыми мероприятиями»

Фоновый процесс плановых мероприятий выполняет следующие функции:

• Создание журналов в карточке «Плановое мероприятие». При создании новой карточки создается журнал со статусом «Запланировано».
• Создание задачи на исполнение поручений. При наступлении даты, указанной в поле «Дата старта» генерируются задачи на исполнения поручений по указанным данным в карточке «Плановое мероприятие», журнал переводится в статус «В работе».
• Отслеживание статусов. При изменении статуса задачи на исполнения поручений исполнителя обновляется статус журнала на аналогичный. При завершении текущего журнала (задача на исполнения поручения исполнителя завершена) журнал переводится в статус «Завершено» и создается новая запись со следующим журналом в статусе «Запланировано».

Расписание запуска фонового процесса устанавливается по умолчанию с возможностью изменением параметров запуска пользователем с правами администратора.

Состав компонентов решения: модуль «Плановые мероприятия»:

• справочник «Плановые мероприятия»;
• справочник «Категории мероприятий»;
• отчет по исполнению плановых мероприятий;
• виджет «Исполнительская дисциплина по плановым мероприятиям»;
• роли «Ответственные за плановые мероприятия» и «Пользователи плановых мероприятий»;
• фоновый процесс «Управление плановыми мероприятиями».