ЭДО внутренних первичных документов
Проблема
В организации количество внутренних ПУД может доходить до десятков тысяч в месяц. Компания несет значительные расходы на печать, обработку и хранение бумажных документов.
В территориально распределенных организациях согласование и подписание первички затягивается, потому что на доставку до ответственных уходит много времени и денег.
Если в компании большое число внутренних первичных документов, подразделений и материально-ответственных лиц, то поиск согласующих становится трудоемким.
Решение
Перевести внутренние первичные документы в электронный вид с помощью Directum RX, чтобы:
- освободить сотрудников от рутины;
- сэкономить на печати, хранении и доставке документов;
- быстро находить первичку по реквизитам;
- контролировать согласование и подписание;
- стандартизировать бизнес-процессы во всех подразделениях компании.
Основные виды внутренних первичных документов
Складской учет:
- учет, перемещение и списание МПЗ;
- ТОРГ-13.
Учет основных средств:
- учет, перемещение и списание ОС.
Кассовые документы:
- РКО/ПКО;
- кассовые книги.
Работа с подотчетными лицами:
- авансовые отчеты.
Регистры бухгалтерского учета:
- оборотная ведомость;
- главная книга.
Возможности решения
Создание
Внутренние первичные документы составляются преимущественно в учетной системе. С помощью инструментов интеграции к ERP можно настроить автоматический перенос данных в Directum RX. Вручную первичку загружают из файла или создают с помощью шаблона.
Чтобы сформировать документ в Directum RX, достаточно указать в карточке его вид. Система автоматически определит шаблон и регламент согласования. Доступ к данным регулируется с помощью настройки прав пользователей.
Согласование и подписание
Для каждого вида первичного документа предусмотрен четкий порядок обработки в соответствии с регламентами компании. Чтобы отправить ПУД на согласование и подписание, нужно выбрать типовой маршрут и стартовать процесс.
Для контроля за движением активов организации создаются специальные комиссии. Они проверяют основные средства или материально-производственные запасы. По итогам работы комиссии составляются протоколы осмотра, заключения, разногласия и связываются с первоначальным ПУД. Так согласующие получают быстрый доступ ко всему комплекту документов.
Для согласования и подписания участники используют ЭП. Directum RX поддерживает работу с ПЭП, НЭП, КЭП. Также в системе реализовано подписание по новым правилам с использованием машиночитаемой доверенности, регистрационный номер которой отражается в отметке об электронной подписи. В любой момент можно сформировать отчет «Лист согласования» со списком подписей и комментариями согласующих.
Когда согласование завершится, система уведомит участников процесса. После подписания бухгалтер получит задание на проведение документа в учетной системе.
Поиск и выгрузка
Ускорить поиск внутренних документов в реестре помогут группировка по видам и панель фильтрации. Также можно воспользоваться полнотекстовым поиском. Достаточно ввести фрагмент текста в запрос, и система с учетом словоформ и синонимов быстро выдаст нужный вариант.
При необходимости в Directum RX можно настроить выборку из сотен и тысяч документов по различным реквизитам или заданным критериям (тип, МОЛ, период и т.д.). Для отчетности или проверок сотрудники смогут в один клик выгрузить документ из системы вместе с файлом ЭП и со связанными документами.
Хранение
Оперативный доступ и хранение всех видов документов на протяжении 5 лет можно организовать в финансовом архиве. За счет интеграции сотрудники могут обращаться к архивным документам напрямую из учетной системы.
В некоторых случаях внутренние документы подлежат длительному хранению — более 10 лет. Для решения этой задачи подойдет долговременный архив. С помощью регулярных штампов времени и электронной подписи в формате CADES-A в нем поддерживается юридическая значимость документов на 50 лет и более.
