Документы

Directum RX обеспечивает полный цикл работы с документами в электронном виде, упрощает их создание, хранение и поиск.

Электронные документы

В Directum RX документ состоит из карточки и содержимого. Содержимое документа может представлять собой любую текстовую или графическую информацию, аудио или видео. В карточке представлена основная информация о документе: наименование и автор, номер и дата регистрации, исполнитель, и т.д.

Карточка входящего письма
Карточка входящего письма
Карточка договора
Карточка договора
Карточка приказа
Карточка приказа

Сотрудники обращаются к документу с помощью ссылок, которые могут размещаться в разных папках. Сам документ при этом находится в хранилище. Это упрощает работу и обеспечивает единство и сохранность информации.

Создание документов

Электронные документы в системе можно создать несколькими способами.

Создание из файла используется, когда документ предварительно разработан локально на компьютере сотрудника или получен по электронной почте. Его можно легко занести в систему, нажав кнопку в карточке, или перетащив локальный файл в проводник Directum RX с помощью механизма Drag-and-Drop. В этом случае система автоматически заполняет часть полей в карточке документа и формирует его содержимое.


Создание документа с помощью механизма Drag-and-Drop

Для создания однотипных документов, например, приказов, заявлений, служебных записок, в системе предусмотрены шаблоны, в которых предварительно заполняется часть текста и настраивается оформление. При этом если в шаблон добавлены автоматически заполняемые поля, то при создании документа система подставит в них данные из его карточки. Использование шаблонов позволяет придерживаться единого стиля оформления документации и экономить время при создании однотипных документов.

При создании документа сотруднику доступны шаблоны, которые подбираются исходя из данных в карточке документа. Например, при создании договора в окне для выбора отображаются шаблоны договоров. При выборе шаблона сотрудник может быстро ознакомиться с его содержимым в области предпросмотра.

Выбор шаблона при создании документа Выбор шаблона при создании документа

Создание со сканера позволяет заносить в систему отсканированные копии бумажных документов. Это удобно, например, при обработке входящих писем, которые поступили почтой или с курьером. Отсканировать документ и занести его в систему можно, нажав кнопку в карточке документа или на панели «Версии». Образы страниц отображаются в области предпросмотра, где их можно повернуть и изменить порядок следования, удалить неудачные и сделать новые.

Создание документа со сканера Создание документа со сканера

Содержимое документа хранится в его версиях. В системе можно создать неограниченное количество версий в разных форматах, что позволяет избежать появления дублей документов. Например, первая версия формируется при создании документа, а последующие — для внесения в текст изменений при согласовании. Подписанный документ, как правило, сканируется и хранится в формате PDF.

Для каждой версии доступно контекстное меню с действиями. Например, выбранную версию можно экспортировать, подписать, отправить вложением в письмо, и т.д.

Версии документа Версии документа

Редактирование и просмотр документов

Для работы с документами в веб-клиенте Directum RX рекомендуется использовать веб-агент, который автоматически открывает документы во внешнем приложении. Таким образом, не требуется вручную выгружать документы на компьютер, а после завершения редактирования импортировать их обратно в систему. Благодаря этому повышается комфорт работы и обеспечивается защита от возможной потери данных, так как все изменения сохраняются в локальной копии документа. Нажав на значок в верхней части проводника веб-клиента, сотрудник может быстро просмотреть список документов, которые открыты на редактирование в текущий момент.

Предварительно ознакомиться с содержимым документа можно с помощью предпросмотра прямо в окне браузера. При этом документ не выгружается из системы, что позволяет снизить нагрузку и экономить ресурсы локального компьютера. Сотрудник может ознакомиться с документом, даже если на компьютере не установлена программа для чтения документов, например, в формате PDF.

Окно предпросмотра документа Окно предпросмотра документа

Отправка документов в работу

Быстро отправить документ в работу можно прямо из его карточки. Список доступных действий для отправки зависит от документа.

Выбор действия для отправки документа в обработку Выбор действия для отправки документа в обработку

Например, документы, для которых предусмотрен четкий порядок обработки, отправляются задачей на согласование по регламенту. Входящие документы, по которым необходимо вынести резолюцию, отправляются на рассмотрение руководителю. А утвержденные приказы или распоряжения отправляются сотрудникам на ознакомление.

Этапы задачи на согласование документа
Этапы задачи на согласование документа
Задача на свободное согласование
Задача на свободное согласование
Задача на рассмотрение документа
Задача на рассмотрение документа
Задача на ознакомление с приказом
Задача на ознакомление с приказом

Также любой документ можно в пару кликов отправить по электронной почте, например, предварительный вариант договора контрагенту. При этом ему не нужно экспортировать документ на компьютер и вручную вкладывать его в письмо.

Кроме того, если с контрагентами настроен обмен юридически значимыми электронными документами, то их можно отправлять через специальный сервис. Это повышает комфорт работы с документами, поскольку не требуется переключаться между интерфейсами разных приложений.

После выбора действия остается лишь проверить правильность заполнения данных и отправить документ в работу.

Подписание электронных документов

В Directum RX можно подписывать документы электронной подписью (ЭП) с одним из результатов:

  • «Согласовано». Сотрудник ознакомился с документом и у него нет замечаний к его содержимому;
  • «Не согласовано». Сотрудник ознакомился с документом и оставил замечания;
  • «Утверждено». Сотрудник утвердил версию документа и теперь она защищена от изменений.


Электронные подписи документа

Подписывать документы утверждающей подписью может ограниченный круг лиц. Если необходимо, чтобы другие сотрудники также могли утверждать документы, то для них в системе настраивается право подписи. Это позволяет, например, на время отсутствия руководителя организации передать его заместителю полномочия по подписанию документов. Право подписи содержит доверенность или приказ, на основании которого оно предоставлено.

Чтобы наглядно подтвердить факт подписания документа электронной подписью, его можно преобразовать в формат PDF и добавить отметку об ЭП в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Отметка о подписании квалифицированной ЭП Отметка о подписании квалифицированной ЭП
Отметка о подписании простой ЭП Отметка о подписании простой ЭП

Конфиденциальность данных

Directum RX обеспечивает надежное и безопасное хранение информации за счет разграничения прав доступа и ведения подробной истории работы с документами.

Права доступа настраиваются для отдельных сотрудников или групп. Таким образом, ограничиваются действия, которые сотрудники могут совершать с документами, а также обеспечивается защита содержания от изменений. Например, права на просмотр документа позволяют сотруднику находить документ в системе и прочесть его содержимое. Для редактирования документа требуются права на изменение или полные права. Если сотруднику запрещен доступ к документу, то он не увидит его в системе.


Настройка прав доступа к документу

Все действия сотрудников с документом фиксируются в истории. Это позволяет посмотреть, кто обращался к документу, вносил изменения или получал права. Для повышения контроля и безопасности работы на закладке «История» есть возможность фильтровать список действий по пользователям, а также посмотреть IP-адрес компьютера, с которого работал пользователь.

История работы с договором История работы с договором

Мониторинг работ по документам

Сотрудники могут отслеживать, какие работы ведутся по документу в данный момент. Если документ отправлен на согласование, то в его карточке отображается, кто из сотрудников уже согласовал документ, а кто задерживает процесс и на сколько дней. Также в карточке документа отображаются основные этапы работы. Например, руководитель может посмотреть, как выполнялись поручения после рассмотрения документа.

Закладка Задачи Закладка «Задачи»

Быстрый поиск документов

В Directum RX легко найти документ по его параметрам или тексту содержимого. Для этого достаточно указать в критериях поиска наименование, автора, дату создания документа или другие данные. А в списке «Недавние документы» сотрудник может быстро найти документы, которые он создавал, просматривал или редактировал в течение дня, или за последние три/семь/тридцать дней.

Поиск документов
Поиск документов
Список Недавние документы
Список «Недавние документы»

В системе также можно связывать документы между собой. Например, с договором можно связать весь необходимый комплект документов: приложения, дополнительные соглашения, акты и т.д. Это позволяет в один клик найти и получить доступ ко всем необходимым материалам.

Связи документа Связи документа

Как правило, приложения создаются для входящих, договорных, внутренних и исходящих документов. Например, приложением к исходящему письму может быть коммерческое предложение, а к договору — спецификация и план-график работ. Можно создать одно приложение к документу или добавить несколько сразу.

Создание приложений к документу
Создание приложений к документу
Добавление нескольких приложений
Добавление нескольких приложений

После загрузки у документов автоматически заполняются карточки. Приложения связываются с ведущим документом и получают такие же права доступа.

Автоматизируйте документооборот с Directum RX

С помощью системы выстраивается эффективная работа организации с документами:

  • снижается риск потери документов благодаря надежному хранению данных;
  • гарантируется авторство и неизменность содержания документов за счет использования электронной подписи;
  • обеспечивается высокий уровень безопасности и конфиденциальности данных;
  • упрощается контроль за исполнением задач по документам;
  • сокращается время поиска информации.
Поставщик: 
Directum

Вас может заинтересовать

Все похожие решения

Бизнес-процессы

Моделирование процессов в графическом редакторе и настройка правил согласования со статическими или вычисляемыми ролями пользователей. Взаимодействие сотрудников через постановку задач с указанием сути работ, ответственных и сроков. Контроль выполнения задач. Настройка замещения отсутствующего сотрудника на коллегу.

Договоры

Формирование договоров из готовых настроенных шаблонов в системе и согласование по регламентам компании. Настраиваемые правила согласования для каждого вида договора. Подписание документов электронной подписью (ЭП) и контроль возврата от контрагента.

Обмен с контрагентами

Отправка любых видов электронных документов контрагенту прямо из системы через подключенный сервис юридически значимого обмена.

Закажите бесплатную консультацию по решению

6
0
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами