Документооборот контрольно-счетного органа

Контрольно-счетные органы (далее — КСО) осуществляют свою деятельность в виде проведения аудиторских (или «контрольных») мероприятий, называемых также «проверками». В ходе каждого контрольного мероприятия выполняется проверка деятельности определенного объекта (организации). Назначается исполнитель (аудитор), определяются сроки и другие параметры. Также фиксируется вся необходимая информация — сведения о нарушениях, выявленных в процессе проверки и об их устранении; данные о выданных рекомендациях и представлениях, прочая информация. Этот процесс требует эффективного управления.

Решение «Сиброн Консалт: Документооборот контрольно-счетного органа» позволяет автоматизировать цикл управления КСО и решить задачи:

• формирования и утверждения годового плана проверок;
• проведения проверок;
• согласования документов, в т.ч. выходных документов по результатам проверок;
• подготовки отчетности.

Бизнес-заказчиками выступают контрольно-счетные органы, заинтересованные лица — руководители органов, а также сотрудники, осуществляющие проведение контрольных мероприятий.

Описание решения

Автоматизация деятельности аудиторов и руководителей контрольно-счетных органов включает:

• Ведение единого реестра проверок с возможностью быстрого поиска по аудитору, дате проведения, субъекту проверки и другим атрибутам.
• Получение отчетности годового плана проверок.
• Автоматическое формирование структуры контрольного мероприятия в электронном хранилище.
• Ежедневное внесение результатов хода проведения мероприятия, размещение соответствующих документов.
• Автоматизация процессов ведения проверок на основе гибкой и жесткой маршрутизации, включающей рассылку заданий аудиторам и контроль исполнения.
• Автоматическое формирование отчетов по различным аналитикам (отчет по группам нарушений, отчет о деятельности определенного аудитора и пр.).
• Согласование отчетности по результатам проведенного мероприятия.
• Подведение итогов по устранению нарушений и выполнению вынесенных рекомендаций субъектами проверок.

Бизнес-эффект

• Экономия времени при формировании отчетности: На основе накопленных данных, система быстро формирует отчеты в различных разрезах данных: по направлениям деятельности, по группе проверок за определённый период, по выбранным аудиторам и пр.
• Гарантия успешной организации оперативной работы и контроля процессов работы с документами: Поиск необходимой информации становится быстрее, информация предоставляется в соответствии с регламентированными правами доступа пользователя
• Организация грамотного электронного взаимодействия между сотрудниками КСО: Процессы согласования автоматизированы с помощью типовых маршрутов, документы подписываются с помощью электронных цифровых подписей.

Пример работы

После установки «Сиброн Консалт: Документооборот контрольно-счетного органа» в перечне компонент системы появляется новая компонента «Управление проверками», через которую осуществляется доступ ко всем справочникам и настройкам решения:

Автоматическое формирование приказа о проведении контрольного мероприятия

Контрольные мероприятия проводятся на основании приказа Председателя КСП.

Чтобы сформировать приказ о проведении контрольного мероприятия, в карточке Проверки на ленте в группе Генерация документов необходимо нажать на кнопку Приказ.

Система сформирует в Word приказ, исходя из тех данных, что были указаны в карточке Проверки. Пример проекта приказа представлен ниже:

После чего приказ необходимо отправить председателю на согласование в DIRECTUM по типовому маршруту «Согласование официальных документов», чтобы он поставил на нем ЭЦП или отнести вручную на подпись (в зависимости от того, как заведено в вашей организации).

Формирование отчетов

Отчет «Карточка аудита»

Отчет отображает карточку учета контрольного мероприятия по проверке определенной организации к определенному моменту времени. В данном отчете представлены сведения о том, какие нарушения были выявлены к определенному моменту времени, код нарушения по классификатору нарушений, сумма выявленного нарушения (в тыс. руб), количество выявленных нарушений, сколько нарушений было устранено по предписанию/ представлению/ в ходе проверки и на какую сумму, а также соответствующая ссылка на страницу акта.

Отчет доступен из карточки Проверки на ленте по кнопке Отчет «Карточка проверки»:

Система запросит пользователя ввести дату, на которую нужно вывести сведения об устранении:

После чего в Excel будет сформирован отчет. Пример того, как выглядит отчет:

Пример работы подмодуля «Аудит в сфере закупок»

Работа с проверкой, связанной со сферой закупок

Нажмите в карточке Проверки на кнопку Аудит в сфере закупок. В карточку аудита в сфере закупок синхронизируются данные из карточки Проверки:

Заполните поля карточки аудита в сфере закупок:

Вкладка «Основная информация»

• Номер проверки: Уникальный номер проверки. Номер проверки можно указать вручную, а можно в поле указать ключевое слово «АВТОНОМЕР» и тогда проверка приобретет номер, настроенный администратором в справочнике «Форматы номеров записей справочников». Поле синхронизируется со значением из карточки проверки (при создании аудита в сфере закупок).
• Отв.аудитор: Сотрудник контрольно-счетного органа, ответственный за проведение аудита. Поле синхронизируется со значением из карточки проверки (при создании аудита в сфере закупок).
• Состояние проверки: Характеризует стадию, на которой проверка находится (по аналогии с стадией жизненного цикла документа). Возможные значения: Планируемая, Активная, Проведенная, Закрытая, В проекте. Поле синхронизируется со значением из карточки проверки (при создании аудита в сфере закупок).
• Наименование: Отражает краткую суть аудиторского мероприятия. Поле синхронизируется со значением из карточки проверки (при создании аудита в сфере закупок).
• Основание для проведения аудита в сфере закупок: Оснований для проведения аудита может быть несколько, например, распоряжение председателя, или годовой план контрольных мероприятий и др.
• Цели проведения аудита: Целей аудита может быть несколько: оценка обоснованности планирования закупок, реализуемости и эффективности закупок, а также анализ и оценка результатов закупок и др.
• Предмет аудита в сфере закупок: Предметом аудита в сфере закупок является процесс использования средств федерального бюджета, средств бюджетов государственных внебюджетных фондов, а также в отдельных случаях средств региональных и муниципальных бюджетов, направляемых на закупки (далее — бюджетные средства) в соответствии с требованиями законодательства о контрактной системе в сфере закупок.
• Объект: Это организация, в отношении которой проводится проверка. Поле синхронизируется со значением из карточки проверки (при создании аудита в сфере закупок).
• Краткая характеристика объекта аудита: Краткое описание организации, в отношении которой проводится проверка.
• Сроки проведения: Временной интервал, в пределах которого должна быть проведена проверка.
• Проверяемый период: Временной интервал, в отношении которого проводится проверка.

На основе программы аудита будет сформирована рабочая тетрадь аудитора. Поскольку все вопросы аудита в сфере закупок группируются по направлениям аудита, которые ранее указал пользователь. А уже исходя из того, какую аудитор отразит информацию в своей тетради, будет сформирован отчет о результатах аудита в сфере закупок.

Вкладка «Статистика закупок»

Вкладка Статистика закупок отражает общую информацию по проверенным закупкам, которые были занесены в таблицу закупок. На данной вкладке заполняемыми являются только два реквизита: Общее количество закупок и Общая сумма закупок. Остальные реквизиты рассчитываются на основании значений записей в справочнике Таблица закупок.