Цифровые решения для делопроизводства

Узнать подробнее
Автоматическая регистрация
входящих документов в системе
Работа с ОРД по стандартам ГСДОУ
и массовое ознакомление сотрудников с документами
Автоматическая подготовка
проектов резолюций и поручений из приказов, контроль их исполнения
Отказ от бумажных служебных записок
в пользу цифрового взаимодействия
Долговременное юридически значимое хранение
цифровых документов и умный поиск

В чем преимущества для компании?

Благодаря плотной интеграции с учетной системой, сервисами обмена и другими решениями достигается значительный эффект. Процессы становятся непрерывными и удобными.
в 3 раза
сокращается время на обработку входящего документа
на 20%
снижается количество просроченных поручений
в 12 раз
увеличивается скорость поиска информации
в 3 раза
быстрее информация доводится до сотрудников

Какие задачи можно выполнять с решениями Directum?

Интеллектуальная обработка документов и определение ответственного

Сервисы Directum Ario:

  • распределяют входящие документы по видам и журналам регистрации, извлекают информацию из содержания и заполняют регистрационные карточки. Остается проверить состав комплекта и корректность заполнения карточек.
  • предлагают руководителю, кого назначить исполнителем по документу, или создают проект поручения исходя из содержания документа.
Работа с организационно-распорядительными документами в соответствии с ГСДОУ

Для каждого вида документов в системе настраивается индивидуальный шаблон, где уже учтены стандарты оформления. Сотрудник в несколько кликов создает новый документ и отправляет на согласование по установленному регламенту в Directum.

Контроль исполнения выданных поручений

Поручения руководителя отправляются ответственным в виде задачи в системе. Информация о сроках, стадиях и результатах исполнения поручений всегда под рукой — легко контролировать ход работ и проверять результаты.

Информация по всем выданным поручениям хранится в системе. При необходимости можно быстро сформировать отчет.

Ведение номенклатуры и быстрая подготовка описей дел для архивного хранения

Утвержденный состав номенклатуры дел ведется в специальном справочнике системы. При децентрализованном учете предусмотрены места регистрации в структурных подразделений.

При подготовке документов для передачи в архив опись дел составляется в несколько кликов. Время на подготовку к архивному хранению и поиск в архиве сокращается в несколько раз. Долговременный архив обеспечивает юридически значимое хранение на протяжении длительного времени.

Своевременное ознакомление всех сотрудников с приказами и распоряжениями

Приказы, распоряжения и указания руководства направляются на ознакомление сотрудникам в электронном виде — в системе или в чат-боте Directum Bot на телефон. Система отображает информацию, кто ознакомился с документом, а кто — нет. В качестве личной подписи на документе, если требует регламент, может использоваться простая электронная подпись (ПЭП).

Подготовка служебных записок в электронном виде или полный отказ от них

Служебные записки формируются из настроенных шаблонов, направляются сотруднику или руководителю через задачу в системе. Устанавливаются конкретные сроки, контролируется ход работ. В ряде случаев от служебных записок можно отказаться — заменой становятся текст задачи, записи в справочнике или т.п.

Контроль местонахождения оригиналов документов и быстрый поиск

Отслеживать местонахождение бумажных оригиналов можно прямо в карточке системы — в особой вкладке «Выдача». Быстро найти электронный документ поможет штриход — при сканировании элемента на бумажном экземпляре система автоматически находит документ и связанные с ним задания. Умный поиск Directum Smart Search подберет документы даже без четко заданных параметров — по смыслу и содержанию.

Подготовка протоколов совещаний и автоматическая выдача поручений

Повестка встречи формируется в системе и направляется на ознакомление всем участникам. Протокол создается из настроенного шаблона, принятые решения фиксируются в цифровом виде. Поручения на исполнение ответственным отправляются автоматически после согласования, а ход исполнения контролируется.

Изучите опыт компаний, которые уже работают с Directum

Получите бесплатную консультацию по цифровому делопроизводству

Пожалуйста, заполните форму для бесплатной консультации специалиста.

6
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами