Цифровые решения для делопроизводства

Для каждого вида документов в системе настраивается индивидуальный шаблон, где уже учтены стандарты оформления. Сотрудник в несколько кликов создает новый документ и отправляет на согласование по установленному регламенту в Directum.

Поручения руководителя отправляются ответственным в виде задачи в системе. Информация о сроках, стадиях и результатах исполнения поручений всегда под рукой — легко контролировать ход работ и проверять результаты.

Информация по всем выданным поручениям хранится в системе. При необходимости можно быстро сформировать отчет.

Утвержденный состав номенклатуры дел ведется в специальном справочнике системы. При децентрализованном учете предусмотрены места регистрации в структурных подразделений.

При подготовке документов для передачи в архив опись дел составляется в несколько кликов. Время на подготовку к архивному хранению и поиск в архиве сокращается в несколько раз. Долговременный архив обеспечивает юридически значимое хранение на протяжении длительного времени.

Приказы, распоряжения и указания руководства направляются на ознакомление сотрудникам в электронном виде — в системе или в чат-боте Directum Bot на телефон. Система отображает информацию, кто ознакомился с документом, а кто — нет. В качестве личной подписи на документе, если требует регламент, может использоваться простая электронная подпись (ПЭП).

Служебные записки формируются из настроенных шаблонов, направляются сотруднику или руководителю через задачу в системе. Устанавливаются конкретные сроки, контролируется ход работ. В ряде случаев от служебных записок можно отказаться — заменой становятся текст задачи, записи в справочнике или т.п.

Отслеживать местонахождение бумажных оригиналов можно прямо в карточке системы — в особой вкладке «Выдача». Быстро найти электронный документ поможет штриход — при сканировании элемента на бумажном экземпляре система автоматически находит документ и связанные с ним задания. Умный поиск Directum Smart Search подберет документы даже без четко заданных параметров — по смыслу и содержанию.

Повестка встречи формируется в системе и направляется на ознакомление всем участникам. Протокол создается из настроенного шаблона, принятые решения фиксируются в цифровом виде. Поручения на исполнение ответственным отправляются автоматически после согласования, а ход исполнения контролируется.