Автоматизация малого и среднего бизнеса: когда компании нужен ЭДО

Даже если в фирме числится 20 человек, очень скоро руководителю и другим сотрудникам придется часть рабочего дня тратить на бумажную рутину: договоры, счета, служебные записки. Для растущего бизнеса это может стать критической потерей времени. Поэтому автоматизация бизнеса необходима даже ИП.

Что такое автоматизация бизнеса

Автоматизация — это перевод в электронный вид повседневных, стандартных и рутинных операций, которые совершаются в компании. Цель — навести порядок в документообороте, ускорить взаимодействие сотрудников и оптимизировать процессы. Об автоматизации задумываются, когда слишком много времени уходит на ручной труд, а бардак в регламентах мешает достигать эффективности. Для решения этой задачи компании приобретают и внедряют у себя специализированное программное обеспечение.

В небольших и средних компаниях много типовых процессов: оформление договоров, работа с покупателями/заказчиками, ведение проектов, организация совещаний. Для их автоматизации существуют разные программы.

Популярные информационные системы в сегменте СМБ:

• СЭД — для электронного документооборота;
• CRM — для автоматизации работы с клиентами;
• ECM — для работы с корпоративным контентом, некоторые системы могут включать управление процессами, проектами;
• BPM — для управления бизнес-процессами.

Выбирая систему для автоматизации бизнес-процессов, надо опираться на два фактора. Первый — сопоставима ли цена программного продукта с оборотом фирмы. Второй — будет ли функциональность ПО оптимальной, «закроет» ли имеющиеся потребности.

ЭДО для бизнеса

Что позволяют сделать современные информационные системы для бизнеса:

1. Организовать рабочие коммуникации сотрудников через задачи. Каждый видит, какие работы он должен сделать, а руководитель может отслеживать, на каком этапе исполнение тех или иных поручений.
2. Оцифровать движение документов в компании: создавать их из шаблонов, согласовывать по настроенным маршрутам, подписывать, ознакамливать сотрудников с приказами и другими локальными нормативными актами, хранить в цифровом архиве.
3. Подписывать электронные договоры с контрагентами, используя интеграцию с операторами ЭДО.
4. Управлять проектами: планировать и контролировать ход работ и загрузку сотрудников, создавать проектную документацию и корпоративную базу знаний.
5. Проводить совещания, и прямо в системе назначать встречи, создавать и рассылать повестки, фиксировать принятые решения и отправлять исполнителям в виде задач.
6. Работать удаленно, используя мобильные приложения и веб-доступ, когда ответственный специалист или руководитель находятся вне офиса.

Работая в едином информационном пространстве, и удаленные, и офисные сотрудники могут координировать деятельность и распределять нагрузку

С чего начать автоматизацию бизнеса

Многие небольшие компании по-прежнему обходятся без электронного документооборота: используют бумагу, согласуют содержание в электронной переписке, договариваются о работах устно. В то же время можно автоматизация работы с документами помогает достичь гораздо большей эффективности даже некрупному бизнесу. Вендоры предлагают решения специально для сегмента СМБ: система размещается в облаке или на сервере компании, настраивается за несколько дней и стоит разумных денег.

Работая на бумаге и обходясь без специализированных систем, сотрудники часто теряют документы, много времени тратят на их поиски и выяснение, кто последним с ними работал

Обычно перевод в электронный вид процессов, связанных с документами (заключения договоров и допсоглашений, согласования счетов на оплату), — это то, с чего начинается автоматизация в небольшой компании.

Электронные документы не теряются и доступны всем заинтересованным

Электронные документы не теряются и доступны всем заинтересованным

Помимо оптимизации работы с договорами и счетами, программные продукты позволяют быстро обрабатывать входящие письма, выносить резолюции, ставить задачи работникам, контролировать их выполнение, хранить цифровые документы в юридически значимом виде.

Почему важно переходить на электронные документы и процессы

Сегмент среднего и малого бизнеса — самый динамичный и прогрессивный. Поскольку между растущими компаниями велика конкуренция, то надо использовать все инструменты, дающие преимущества. Автоматизация процессов — один из них. Что она дает:

• Скорость и прозрачность. Цифровые «бумаги» не надо распечатывать, подписывать руками, сканировать, отправлять контрагентам курьером или по почте, выделять место для хранения. Они создаются в корпоративной системе, там же согласуются и заверяются. Всегда видно, у кого сейчас договор, какая версия актуальна, когда по нему надо выполнить обязательства. Его прямо из системы можно отправить другой компании через операторов ЭДО.
• Порядок в процессах. Работа по настроенным регламентам экономит не только время, но и нервы. Общие «правила игры» не дают случаться конфликтам и снижают текучку кадров.
• Эффективность бизнеса в целом. Когда появляется время на более важные задачи, чем работа с бумажными документами, становится легче принимать решения и действовать оперативно.

Изменения после внедрения электронного документооборота заметны сразу: высвобождается время сотрудников, у руководителя снижается количество рутины, у самой компании появляется возможность развивать новые направления, работать с клиентами по всей стране и масштабировать бизнес.