Управление договорами

Организация эффективной договорной работы (pdf, 355 Кб)

По статистике, от 10 до 25% документов в типичной организации - это договора, спецификации, дополнительные соглашения и приложения к ним. Работа с договорными документами, как правило, состоит из нескольких этапов: подготовка, согласование, подписание и регистрация договоров, дополнительных соглашений, актов и т.д. Очень часто эти этапы занимают длительное время и не всегда соответствуют утвержденным в организации регламентам.

Модуль "Управление договорами" системы DIRECTUM предназначен для автоматизации этапа согласования договорных документов и оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование, регистрация и т.д.). При использовании модуля процесс подготовки договора и работа с заключенным договором значительно упрощаются и становятся управляемыми, предсказуемыми и контролируемыми. Уменьшаются риски срыва сроков согласования договорных документов, так как согласование договора проходит через всех необходимых участников процесса с контролем сроков согласования. Модуль обеспечивает централизованное хранение информации по договорам и позволяет гибко разграничивать права доступа к информации.

Существует возможность интеграции модуля "Управление договорами" с ERP-системами. В системе DIRECTUM договорные документы проходят этап подготовки и согласования, здесь первоначально регистрируется факт заключения договора. В учетных системах проходят процессы контроля финансового выполнения заключенных договоров. Таким образом, система DIRECTUM является источником информации по работе с договорными документами - подготовке договорных документов, их согласованию и утверждению.

Подготовка проекта договора

Первым этапом работы с договорными документами является подготовка (разработка) проекта документа. На этом этапе ответственный сотрудник подготавливает проект исходящего договора в системе DIRECTUM либо заносит документ в систему, если договор является входящим от контрагентов.

Правила создания документов в системе DIRECTUM подробно описаны в разделе "Управление электронными документами".

Этапу подготовки договорного документа соответствует стадия "Инициализация" его жизненного цикла и состояние версии "В разработке". В процессе прохождения согласования, стадии жизненного цикла договора будут меняться автоматически в соответствии с выполняемыми по договору работами. При этом будут меняться и состояния версий договорного документа. Автоматизация перехода между стадиями и состояниями версий обеспечивает повышение оперативности обработки договорных документов и исключение ошибок, связанных с работой с неактуальной информацией.

Согласование договора

После этапа создания проекта договорного документа, наступает этап согласования. На этом этапе ответственный сотрудник направляет проект договорного документа на согласование, используя возможности workflow системы DIRECTUM (см. описание модуля "Управление деловыми процессами").

Благодаря использованию типовых маршрутов, согласование договора происходит в строго определенной последовательности (задается для каждой категории договорных документов) с контролем сроков этапов согласования.

При появлении нового вида договорных документов, требующих особого согласования, ответственному сотруднику необходимо однократно выполнить два простых действия: создать новую категорию договора со списком согласующих и указать эту категорию в карточке договорного документа. После этого сформируется заданный список согласующих, который может использоваться и в других договорных документах этой же категории.

Отправленный по типовому маршруту документ автоматически придет на согласование нужным сотрудникам в нужной последовательности.

Использование технологии быстрой идентификации документов DIRECTUM RapID позволяет в процессе согласования оперативно найти электронный договорной документ в системе и сверить его по штрих-коду с бумажным аналогом.

Тем самым упорядочивается согласование договоров, т.к. определенные виды договоров идут согласующим по утвержденному регламенту, что отслеживается автоматически. Согласование договора в электронном виде и применение ЭЦП ускоряют процедуру и позволяют не только контролировать процесс согласования договора и учитывать все высказанные замечания, но и получать качественный итоговый документ, отвечающий регламентам компании.

Регистрация договора

Модуль "Управление договорами" позволяет вести регистрацию и учет договоров, а также сопутствующих документов (например, дополнительных соглашений) в нескольких разрезах с произвольно настраиваемой нумерацией. Регистрация сопутствующих документов дает возможность анализировать существенные изменения, влияющие на условия и сроки действия договора.

Использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) гарантирует как неизменность подписанного документа, так и авторство подписи на электронном документе.

Весь процесс согласования договорных документов отражается в специальном отчете Лист согласования. Отчет также содержит итоговые подписи и замечания, которые возникли у визирующих в процессе согласования.

Все договорные документы (акты, спецификации, дополнительные соглашения, официальные письма и т.д.), относящиеся к определенному договору, автоматически связываются с карточкой договора, что позволяет в любой момент времени быстро получить доступ ко всему набору договорных и сопутствующих документов.

Сумму регистрируемого договорного документам можно не только указать в национальной валюте, но и автоматически пересчитать по курсу валюты договора.

Таким образом, модуль позволяет оперативно вести регистрацию и учет договоров и сопутствующих документов, получать быструю оперативную информацию по ним и связанным документам.

Контроль согласования договоров

В системе DIRECTUM ответственный за договор сотрудник всегда может проконтролировать ход исполнения договорного документа, используя возможности модуля "Управление деловыми процессами", позволяющего проследить все выполняемые по документу работы через дерево задач, и при необходимости принять соответствующие меры.

Также для сотрудников, ответственных за работы по договорному документу, можно настроить напоминания в соответствии с контрольными датами, этапами и сроками договора.

Ведение этапов по договорам дает дополнительные возможности контроля и анализа, благодаря использованию настроенных в системе отчетов.

* * *

Таким образом, модуль "Управление договорами" позволяет организации построить эффективную работу с договорными документами за счет:

• сокращения трудоемкости создания, согласования и регистрации договорных документов;
• ускорения процесса согласования документов;
• соблюдение регламента прохождения согласования;
• повышения контроля над процессом согласования документов и исполнительской дисциплиной;
• обеспечения режима конфиденциальности доступа к документам.