Оформите запрос на презентацию системы

Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня, чтобы определить ваши потребности и удобный формат презентации системы DIRECTUM:

Заказать презентацию

По вопросам выбора и приобретения:
present@directum.ru
+7 (341) 272-11-00

Вверх
@DIRECTUMCompany:   Пожалуйста, подождите, загружаем данные из twitter...

DCTS - набор служб, облегчающих массовый ввод и преобразование документов в DIRECTUM

Сегодня большая часть документов поступает в организацию в бумажном виде. Тем не менее практически для любого среднего и крупного предприятия очевидно, что удобнее, дешевле, надёжнее и практичнее работать с электронными образами документов, нежели с их бумажными копиями и тем более оригиналами. Поэтому, задачи сокращения «бумаги» в документообороте компании, повышения скорости занесения информации в систему и их оперативная обработка выходят на первый план.

Для решения этих проблем специалистами компании DIRECTUM было разработано несколько продуктов, облегчающих преобразование и ввод документов в ECM-систему независимо от источника их появления.

Технологии

DIRECTUM Capture and Transformation Services (DCTS) – набор служб, облегчающих массовый ввод документов в DIRECTUM с внешних источников (сканеров, МФУ, сендеров, папок файловой системы, факсов, почтовых серверов и т.д.) и их дальнейшее преобразование в различные форматы.

Службы ввода (DIRECTUM Capture Services)

Службы ввода включают в себя различные сервисы по интеграции с оборудованием и захвату образов документов, а также реализуют первичную обработку документов (например, разделение потока страниц по разным признакам – наличию и типу штрих-кода, однотонному листу, количеству страниц и т.д.). Вот лишь некоторые из служб:

Служба ввода с факса

Служба принимает факсы на факс-модем, получая образы входящих многостраничных документов. Отправляет образы в DIRECTUM, предоставляя информацию о количестве страниц, телефонном номере отправителя, телефонном номере получателя. Служба интегрирована с Microsoft Fax Service.

Служба ввода из файловой системы

Служба принимает документ из папки файловой системы и ее подпапок в заданном порядке (по дате создания, по имени файла и т.д.) и группирует отдельные образы страниц в документы. Отправляет тела документов в DIRECTUM, предоставляя информацию о полном пути к файлам документа. Служба поддерживает не только графические образы, но и изначально электронные документы и может работать с сетевыми сканерами (децентрализованное сканирование) – через папки файловой системы и FTP.

Служба ввода с почтовых серверов

Служба загружает почтовые сообщения (текст письма и его вложения), фильтрует письма по теме и адресату. Обработанные письма могут быть удалены из почтового ящика немедленно или спустя заданный промежуток времени.

Службы ввода тесно взаимодействуют с технологией DIRECTUM RapID, позволяющей маркировать документы уникальным штрихкодом.

Штрихкод не только помогает быстро найти электронный документ по его бумажному экземпляру, но и позволяет соотнести образ входящего документа с его электронным аналогом.

Ввод и преобразование документов Принцип работы DCTS

Службы преобразования (DIRECTUM Transformation Services)

Службы преобразования переводят документы в другие форматы и извлекают из них полезную информацию.

В настоящий момент службы преобразования представлены сервисом конвертации в PDF, обращение к которому может производиться, как непосредственно из проводника DIRECTUM, так и из пользовательских сценариев. Для сервиса можно настраивать произвольное количество преобразований в PDF, каждое из которых характеризуется своими настройками безопасности и качеством конечного документа. Также к службам преобразования документов относятся:

Служба извлечения штрихкода

Служба извлекает штрихкоды из образа документов и возвращает коллекцию распознанных штрихкодов. Вызывается из сценария приема документов. Функционал службы используется в службе ввода со сканера и файловой системы.

Служба объединения изображений

Группирует образы, возвращая один многостраничный TIFF-документ. Функционал службы используется в службах захвата со сканера и файловой системы. Служба применяется, например, для добавления в документ новых страниц.

Решения

DCTS представлены набором сервисов, которые, интегрируясь с различными компонентами от программных OCR-продуктов до промышленных потоковых сканеров, отвечают за продвижение бумажного или факсового документа по предопределённым или динамически настраиваемым этапам. Компонентная структура служб ввода и преобразования позволяет легко адаптировать их к нуждам заказчика в каждой конкретной ситуации.

Решения, использующие технологии DCTS, адаптируются под каждый бизнес-процесс индивидуально, что обеспечивает их гибкость и максимальную эффективность. Типовые же сценарии, которые востребованы большинством организаций, можно условно разделить на две большие группы:

Потоковый ввод абсолютно всех входящих документов в систему

Сценарии этой группы используются в том случае, если перед предприятием стоит задача полного избавления от бумажной документации за пределами отдела делопроизводства. В этом случае применяются практически все службы захвата и преобразования документов. Будучи автоматизированными, такие сценарии предполагают ввод любой входящей документации в систему со сканеров, факсов и других источников, последующую обработку документов с помощью служб преобразования и дальнейшее продвижение электронных образов документов по предопределённым маршрутам уже в DIRECTUM.

Автоматизация отдельного бизнес-процесса

Эти сценарии предполагают автоматизацию отдельных бизнес-процессов в организации. Это может быть, к примеру, обработка страховых заявлений или сбор и анализ кредитных досье. Сценарии этой группы очень сильно зависят от специфики работы конкретного предприятия, но все они предъявляют дополнительные требования к процессу захвата: высокая скорость, необходимость извлечения структурированной информации из образов, четкий бизнес-процесс и, как правило, распределенный ввод и обработка. Благодаря модульной архитектуре DCTS появляется возможность выбрать способ занесения и хранения документов (централизованное, децентрализованное); дополнительно могут привлекаться OCR, OMR или ICR средства (например, ABBYY FineReader, FlexiCapture, FormReader или Recognition Server).

Таким образом эти решения покрывают большую часть списка задач массового ввода документов в систему и их преобразования из одних форматов в другие.

Качественный эффект

При достижении целей внедрения сервисов захвата и преобразования документов можно наблюдать ярко выраженные качественные эффекты:

Целевая аудитория DCTS – крупные, средние и небольшие компании, которые ориентированы на эффективную автоматизацию управления контентом, или компании, в которых уже построен электронный документооборот – именно в этом случае входящая информация максимально быстро достигнет адресата и будет грамотно обработана. В целом нужно отметить, что программно-аппаратные комплексы потокового ввода документов становятся всё более популярным решением среди компаний, стремящихся сократить время, которое они тратят на обработку бумажных документов и их преобразование. Такие решения со всеми их достоинствами должны и будут становиться доступнее и проще как в использовании, так и при внедрении – в т.ч. для некрупных компаний.

В целом Службы ввода и преобразования документов DIRECTUM облегчат переход к полноценному электронному документообороту в организациях различного масштаба, ускоряя процессы, повышая доверие к системе у руководства и делопроизводителей, сокращая время, затрачиваемое на рутинную обработку входящей документации.

present@directum.ru
Ответим в течение дня

Запрос бесплатной
презентации системы

Запрос доступа
к демостенду DIRECTUM

+7 (3412) 72-11-00
09:00-19:00 мск