Оформите запрос на демонстрацию системы

Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня, чтобы определить ваши потребности и удобный формат демонстрации системы DIRECTUM:

Заказать демонстрацию

По вопросам выбора и приобретения:
present@directum.ru
+7 (341) 272-11-00

Вверх
@DIRECTUMCompany:   Пожалуйста, подождите, загружаем данные из twitter...

Проектный документооборот

Посмотреть карточку бизнес-решения
Поставщик:DIRECTUM
Статус поставщика:Вендор
Бизнес-заказчики:Высшее руководство
Руководители проектного офиса
Руководители проектов
Используемые технические решения:Проектный документооборот

Для компаний, в которых проектная деятельность составляет значимую часть бизнеса, жизненно необходима методическая и организационная поддержка команд управления. В большинстве случаев решением этих задач занимаются специализированные проектные офисы. Их работа включает эффективную организацию документооборота, позволяющую сократить трудоемкость и сроки подготовки документации.

Решение «Проектный документооборот» повышает эффективность управления на протяжении всего жизненного цикла проекта:

  1. Инициация.
  2. Планирование.
  3. Исполнение.
  4. Управление рисками.
  5. Завершение.

Контроль соблюдения процедур управления проектами

В DIRECTUM создаются и настраиваются специальные папки с образцами документов и ссылками на регламенты и методические материалы. Для каждого типового проекта определяется своя папка, в зависимости от вида его жизненного цикла. Таким образом сводятся к минимуму случаи, когда тот или иной проектный документ не создается из-за забывчивости ответственного сотрудника.

При старте нового проекта руководитель заполняет карточку в основном справочнике решения и, выбрав вид жизненного цикла, автоматически создает папку со всей необходимой документацией.

Справочник Проекты, закладка Реквизиты Справочник Проекты, закладка Реквизиты

Согласование проектной документации проходит по типовым маршрутам, которые настраиваются под регламенты и потребности конкретного заказчика. Специальные маршруты предусмотрены для оповещения участников об инициации проекта, создания запросов на изменение, отчетов о ходе выполнения.

Планирование этапов

Для разработки плана проекта может использоваться любое приложение-редактор (Excel, Microsoft Project) или специализированная программа (например, Primavera). Если план разрабатывается в Excel или Microsoft Project, он сохраняется в DIRECTUM как электронный документ, размещается в папке проекта и затем отправляется на согласование по типовому маршруту, после чего утверждается электронной подписью (ЭП).

Детальное планирование сроков ведется в справочнике «Фазы проектов»:

Карточка фазы проекта Карточка фазы проекта

Фазы используются для указания сроков в типовых маршрутах, контроля выполнения плана, формирования отчетности.

При проектировании с использованием специализированных программ типа Primavera обеспечивается быстрый доступ ко всему комплекту документов и задачам DIRECTUM.

Поддержка взаимодействия участников

Все участники и заинтересованные лица (например, руководитель проекта со стороны заказчика, сотрудники подрядчика) фиксируются в карточке проекта. Непосредственно из карточки можно отправить задания сотрудникам и разослать уведомления о ключевых событиях. Кроме того, оповещать участников и заинтересованных лиц можно и по электронной почте.

Выдача и контроль поручений по проекту одному из участников или всем участникам проекта Выдача и контроль поручений по проекту одному из участников или всем участникам проекта

Управление рисками

Методические рекомендации DIRECTUM позволяют создавать полную и постоянно пополняемую базу рисков, которая будет полезна при работе с другими подобными проектами.

Участники проекта регулярно получают задачи провести корректирующие мероприятия для предотвращения риска. Также в системе можно организовать сбор статистики по наступлению рисков и успешности проведения корректирующих мероприятий.

Контроль качества и эффективности управления

Участникам автоматически рассылаются напоминания о приближении сроков завершения фаз проекта. Время рассылки согласовывается с руководителем проекта и задается администратором DIRECTUM.

Один из показателей качества управления проектом — наличие регулярных отчетов о ходе работ. Собрать данные за период можно при помощи «Отчета о состоянии проекта <на дату>» и поисковых возможностей DIRECTUM.

Завершение работ

Процедура закрытия проекта, как правило, строго регламентирована внутренними положениями и инструкциями. Руководитель проекта создает задачу по соответствующему типовому маршруту:

Завершение проекта Завершение проекта

По итогам формируются отчеты, рассчитываются показатели, закрываются планы, контролируется оплата работ и т.д. После утверждения документов руководитель проекта получает задание на закрытие работ.

Бизнес-эффект

Вернуться к списку бизнес-решений

Кнопка
связи