Счета на оплату

Создание счетов на оплату

В системе можно заносить входящие счета на оплату, полученные от организации-контрагента, и создавать исходящие счета. Они загружаются как в электронном, так и в бумажном виде с помощью сканера. Счет легко связать с договором или дополнительным соглашением. Это помогает быстро находить весь комплект документов по одному договору.

В карточке счета указывается полная информация о нем. Благодаря этому найти его не составит труда. А настройки прав доступа на документ помогут обеспечить конфиденциальность данных.

Карточка входящего счета на оплату

Согласование входящих счетов

Входящие счета на оплату создаются при заключении договоров и поступают в организацию от контрагентов. Занесенный счет отправляется на согласование в соответствии с порядком, принятым в организации, по заранее настроенным процессам. Сотрудникам не надо запоминать, кому и в какой последовательности отправлять счет: нужный процесс выбирается автоматически.

Задача на согласование входящего счета

Согласующие получают задания, по которым можно:

• проверить обоснованность выставления счета;
• проверить содержание счета на соответствие поставленным целям и нормативным документам;
• убедиться, что у организации есть средства для оплаты;
• согласовать оплату счета или отправить задание на доработку.

После согласования оплаты счет автоматически преобразуется в PDF, а на подписанных счетах ставится штамп с информацией об электронной подписи. Ответственный сотрудник получает задание на проведение оплаты и переводит средства контрагенту. Когда задание будет выполнено, участникам процесса автоматически придет уведомление об оплате.

Отправка исходящих счетов

Для создания исходящего счета удобно использовать готовые шаблоны. Это помогает придерживаться утвержденной в организации типовой формы документа. При использовании шаблона в содержимое автоматически подставляются данные из карточки.

Из системы можно отправлять контрагентам исходящие счета на оплату вместе с комплектом документов. Например, когда завершаются работы по одному из этапов договора, менеджер создает акт выполненных работ, а бухгалтер выставляет счет на оплату. Весь комплект документов отправляется на подписание контрагенту.

Карточка исходящего счета на оплату

Хранение счетов

В системе с помощью гибкой фильтрации можно просматривать счета в различных разрезах: по текущему состоянию, подразделению, контрагенту, периоду выставления. Это позволяет всегда быть в курсе расчетов с контрагентами.

Список «Входящие счета»

Цифровизация охватывает полный цикл работы с входящими счетами: от занесения в систему до согласования и формирования реестра. Решение глубоко проработано и готово к внедрению в короткие сроки.

Для централизованного хранения финансово-хозяйственных документов, их быстрого поиска, подготовки к налоговым и аудиторским проверкам можно использовать решение «Финансовый архив».