Оформите запрос на демонстрацию системы

Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня, чтобы определить ваши потребности и удобный формат демонстрации системы DIRECTUM:

Заказать демонстрацию

По вопросам выбора и приобретения:
present@directum.ru
+7 (341) 272-11-00

Вверх
@DIRECTUMCompany:   Пожалуйста, подождите, загружаем данные из twitter...
Мы готовим и рассылаем дайджест для представителей крупных компаний. Если вы хотите стать подписчиком, пожалуйста, заполните форму:
Подписаться

Руководители управляют, а СЭД DIRECTUM для них — хороший помощник

Для сокращения потерь, связанных с огромным количеством бумажных документов, компании «Аскона» потребовалось внедрять инновационные технологии — систему электронного документооборота и взаимодействия DIRECTUM.

«Аскона» — лидер индустрии товаров для сна в России, крупнейшая фабрика по производству ортопедических матрасов в Восточной Европе. Главная цель компании — сделать все возможное, чтобы удовлетворить потребность каждого человека в здоровом и комфортном сне. Сегодня розничная сеть компании включает в себя более 300 фирменных магазинов «Аскона» по всей России и в странах СНГ.

Задача оптимизации и автоматизации документооборота

«Аскона» — это быстрорастущая, вертикально интегрированная, территориально распределенная компания, в которой работает более трёх тысяч сотрудников. По мере роста её бизнеса значительно увеличивалось количество бумажных документов и усложнялись маршруты их движения. Согласование и обработка документов выполнялись на бумаге, так как этот процесс стал сложным, длительным и плохо управляемым: много времени тратилось на поиск и передачу документов между сотрудниками, наблюдались их потери. Такая ситуация в конечном итоге негативно влияла на производительность труда сотрудников и эффективность работы компании в целом. Неизбежно наступил момент, когда перед руководством встала задача оптимизации и автоматизации документооборота. Особо остро эта проблема проявлялась в процессе продаж и маркетинговой деятельности. Возникла объективная необходимость в решении следующих задач:

Выбор решения был основан на следующих требованиях к системе:

Основываясь на этих требованиях, компания внимательно изучила разные варианты, предлагаемые сегодня на рынке информационных технологий, стремясь найти высококачественный продукт, требующий минимальных затрат на доработку и максимально удовлетворяющий нуждам компании.

В качестве партнеров по внедрению в первую очередь рассматривались компании с большим опытом внедрения систем электронного документооборота, а также имеющие опыт работы с системой «Галактика ERP» и интеграции этих систем.

После экспертного анализа рынка программных продуктов выбор был сделан в пользу системы электронного документооборота и взаимодействия DIRECTUM. Оказание услуг по внедрению системы было доверено официальному партнеру компании DIRECTUM и корпорации «Галактика» — ЗАО «Тюмбит-АСУ».

Екатерина Витальевна Удальцова, начальник отдела сопровождения КИС «Галактика» компании «Аскона»:

«DIRECTUM — это один из лидеров среди систем документооборота, с множеством успешных проектов, с большими возможностями по интеграции и масштабированию для крупных компаний; все эти факторы определили наш выбор в пользу этой системы. Компания «Тюмбит-АСУ» на момент старта проекта представила опыт работы с системами DIRECTUM и «Галактика ERP» и, что для нас было особенно важно, практический опыт интеграции этих систем по тем задачам, которые нам предстояло внедрять, — это определило выбор партнера для реализации проекта.»

«Подсели» на DIRECTUM

Благодаря возможностям современных коммуникационных технологий c целью экономии времени, командировочных и транспортных расходов основные работы по реализации проекта было решено вести удаленно. Обследование и детализация потребностей компании были выполнены непосредственно на объекте заказчика. Возникали опасения и страхи по поводу такого подхода: сложатся ли продуктивные доверительные отношения в команде проекта на расстоянии двух тысяч километров, как пройдет обучение, когда преподавателя нет рядом, сможет ли партнер оперативно реагировать на запросы в период опытной эксплуатации? Эти вопросы волновали руководство проекта. Но благодаря слаженной работе команды удалось преодолеть все сложности и достигнуть запланированных целей.

В ходе внедрения мы выполнили следующие задачи:

Один из первых вопросов, который должна была решить проектная команда, — доставка образов документов от пользователя до системы. Компания территориально распределена по всей территории России. Доступ пользователей к её ресурсам осуществляется через терминал, поэтому для доставки документов решено было использовать службу ввода из электронной почты. Пользователи по электронной почте отправляют документы на определенный служебный адрес, а система DIRECTUM загружает их из почты по указанным типам и номерам и привязывает к карточкам. Если загрузка не прошла, система автоматически рассылает пользователям уведомления для исправления ошибок.

Дальше было необходимо решить вопрос оптимальной работы со справочниками. В развернутой СЭД нет, наверное, справочника, где было бы меньше сотни записей. А самый большой справочник — по клиентам — включает в себя более 200 тысяч записей. Поэтому была реализована синхронизация основных справочников СЭД DIRECTUM с системой «Галактика ERP», а именно: контрагенты, договоры, статьи расходов, сотрудники, центры ответственности, подразделения. Для интеграции использовали механизм вызова интерфейсов системы «Галактика ERP» через COM-объекты.

Для удобного и оперативного управления процессом мы добавили оповещения, подправили существующие и сделали новые специфические отчеты.

Денис Владимирович Наумов, руководитель проекта от компании «Аскона», так сказал о проекте: «Со стороны сотрудников мы испытывали огромнейшее сопротивление в ходе проекта, но совместно с партнером сделали систему настолько удобной и полезной для пользователей, что сотрудники буквально «подсели» на DIRECTUM».

Интересная статистика

Объемы работ действительно были нешуточными. Вот некоторые цифры проекта:

Какие технологии мы использовали при внедрении СЭД?

Перечислю основные технологии и методы, которые были использованы в ходе проекта по внедрению системы электронного документооборота:

Помощник в управлении

Разработанное на базе системы DIRECTUM решение позволило достичь следующих показателей:

Не проходит и дня, чтобы мы не похвалили систему, ведь она взяла на себя бремя контроля сотен наших задач: документы и задания не теряются, соблюдаются сроки. Руководители занимаются контролем и управлением, а система для них — хороший помощник.

А дальше…

Мы не будем останавливаться на достигнутых результатах. С помощью системы DIRECTUM мы собираемся решить большое количество управленческих задач. В ближайшей перспективе планируем решить задачу автоматизации работы с претензиями: настроить типовой маршрут для обработки всех обращений клиентов, организовать рассылку уведомлений о статусе претензии, сделать интеграцию с системой «Галактика ERP» для контроля разрешения претензий.

Высококачественный анализ претензий по видам и причинам возникновения дефектов, своевременное их рассмотрение и принятие управленческих решений с помощью DIRECTUM поможет нам в будущем сократить затраты компании, обусловленные претензиями внутренних и внешних клиентов.

Читайте также интервью.

Источник: PC Week

Кнопка
связи