21 филиал ООО «Газпром трансгаз Саратов» ведет делопроизводство в Directum RX

За 9 месяцев на дочернем предприятии ПАО «Газпром» удалось повысить эффективность процессов делопроизводства за счет их оптимизации и перевода в систему Directum RX.

ООО «Газпром трансгаз Саратов» (ГТС) обеспечивает бесперебойную транспортировку природного газа по магистральным газопроводам с месторождений Центральной Азии и Западной Сибири в центральные районы России, на Северный Кавказ и в страны Европы. 21 филиал ГТС расположен в 14 муниципальных образованиях Саратовской, Тамбовской и Пензенской областей.

Задачи для новой системы

Историческая СЭД в ООО «Газпром трансгаз Саратов» морально устарела и перестала соответствовать требованиям крупного предприятия. Компании была нужна современная отказоустойчивая система, которая обеспечила бы бесперебойную работу предприятия и сквозные процессы между администрацией и удаленными подразделениями. При выборе ИТ-продукта также учитывали требование головной организации об импортозамещении иностранного ПО. В итоге была выбрана система Directum RX как наиболее полно отвечающая указанным критериям.

Проект внедрения охватил основные процессы делопроизводства:

• управление входящей и исходящей корреспонденцией, служебными записками;
• работу с организационно-распорядительными документами;
• согласование протоколов, планов, инструкций, заявок на кандидатов и прочих документов.

Оптимизация бизнес-процессов

В рамках проекта процессы были предварительно оптимизированы для повышения их эффективности.

Администрация и филиалы обмениваются служебными записками. Ранее внутренняя переписка велась в формате входящей/исходящей корреспонденции. Перевод в служебные записки обеспечивает полностью безбумажный документооборот и оптимизирует трудозатраты делопроизводителей на обработку документов: автоматическое присвоение номера исключает двойную регистрацию.

Исходящие письма подписываются электронной подписью. Пока в рамках эксперимента, но в последствии в цифровой вид будет переведена большая часть исходящей корреспонденции.

При маршрутизации документов учитывается «иерархия» пользователей. В зависимости от того, к какой организации относятся инициатор и подписант, в системе автоматически вычисляется путь движения документа и обязательные участники процесса.

Документы регистрируются на местах: в отделе документационного обеспечения администрации и в филиалах. Оперативная регистрация повышает контролируемость процессов.

Интеграция с локальными информационно-управляющими системами (ИУС) обеспечивает загрузку в Directum RX данных об организационной структуре, сотрудниках и контрагентах. Используется односторонний обмен данными через промежуточную («шлюзовую») базу данных (ШБД).

Результаты проекта и планы по развитию

• Повысилась прозрачность документооборота внутри предприятия. К обработке документов подключились сотрудники филиалов.
• За счет перехода на электронное взаимодействие упростилась коммуникация сотрудников. Ранее документы создавались на бумаге и направлялись в прежнюю СЭД через делопроизводителя. С новой системой работают и сами инициаторы документов.
• Минимизировались трудозатраты на печать. Документы согласовываются в электронном виде, а печать требуется только на определенных этапах и для некоторых видов документов.
• Упростилась отправка на согласование. Регламенты обработки документов построены по единому принципу: в согласовании всех видов документов участвует универсальный набор ролей, что облегчает выбор согласующих.

В будущем ГТС планирует перевести в Directum RX работу с договорными документами и увеличить число пользователей системы.

Результаты в цифрах