Документы

DirectumRX обеспечивает полный цикл управления документами от их создания и согласования до отправки в архив и удаления.

Создание документов

Документ в DirectumRX состоит из карточки и содержимого (текста). В карточке содержится основная информация о документе. Например, наименование, автор, номер и дата регистрации, контрагент и т.д. Для каждого типа документа предусмотрен свой набор реквизитов в карточке.

Карточка входящего письма
Карточка входящего письма
Карточка договора
Карточка договора
 

Создать документ можно из шаблона или загрузить из файла.

Шаблоны документов настраиваются по внутренним правилам организации. Автозаполнение текста в шаблонах позволяет автоматически подставлять в содержимое документа реквизиты и данные из системы.

Чтобы разграничить доступ к документам, сотрудникам назначаются права доступа: полные, на изменение или просмотр содержимого. Благодаря этому документы доступны только сотрудникам, которым назначены права доступа. Остальные не видят документы в системе и не могут найти их поиском.

С технической точки зрения сотрудники работают со ссылками на документы, в то время как а сами документы располагаются в едином хранилище. Ссылки могут находиться в нескольких папках, при этом в каждой папке пользователь будет работать с одним и тем же документом. Такой подход гарантирует единство и сохранность информации, упрощает работу пользователей.

Документы по одной тематике можно связывать между собой. Например, связать договор с перепиской, дополнительными соглашениями, актами и счетами. Это позволяет в один клик получить доступ ко всем необходимым материалам. Цепочка связей отображается в карточке документа, там же можно добавлять новые связанные документы.


Связи документа

Версии, история, контроль бизнес-процессов

Каждый документ может иметь неограниченное количество версий. Это позволяет избегать дублирования и сохранять историю изменений документов. Версии могут хранится в разных форматах, Например, редактируемая версия хранится в формате DOCX, а итоговая — в PDF.


Версии документа

Также в DirectumRX ведется история работы с документами: кто и когда их просматривал, изменял, подписывал и т.д. Если действие выполнил замещающий сотрудник, информация об этом также фиксируется в истории.


История работы с документом

На закладке «Задачи» отображается текущее состояние задач по документу и результат их исполнения.


Закладка «Задачи»

Электронная подпись

В DirectumRX можно подписывать документы электронной подписью (ЭП). Подпись с результатом «Согласовано» означает, что сотрудник ознакомился с документом. Подпись с результатом «Утверждено» свидетельствует об окончательном утверждении документа и защищает версию документа от изменений.


Электронные подписи документа

Утвержденные документы можно преобразовать в формат PDF и добавить отметку, которая в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 наглядно подтверждает факт подписания.

Отметка о подписании квалифицированной ЭП
Отметка о подписании квалифицированной ЭП
Отметка о подписании простой ЭП
Отметка о подписании простой ЭП
 

Подписывать документы утверждающей ЭП может ограниченный круг лиц, как правило, топ-менеджмент организации. На время своего отсутствия руководитель может передать заместителю полномочия по подписанию документов. Для этого настраивается право подписи. В нем указывается ограничение по сумме и виду документа. Также право подписи содержит доверенность или приказ, на основании которого оно предоставлено.

Поиск документов

Документ и любой объект системы можно найти по набору реквизитов, а также по тексту содержимого. Для этого необходимо выбрать тип объекта и ввести нужные параметры.


Поиск документов

Автоматизируйте документооборот с DirectumRX

DirectumRX позволяет построить эффективную работу с документами:

  • снижает риск потери документов, благодаря надежному хранению, в том числе в разных форматах;
  • повышает уровень безопасности и конфиденциальность информации;
  • гарантирует авторство документов и неизменность их содержания за счет использования электронной подписи;
  • сокращает время поиска необходимой информации.
Сертифицировано DIRECTUM
Поставщик:
DIRECTUM
Узнать о ценах на решения DirectumRX

Вас может заинтересовать

Все похожие решения

Бизнес-процессы

DirectumRX значительно улучшает взаимодействие сотрудников в рамках деловых процессов и повышает общую эффективность работы компании.

Договоры

Любая компания заключает договоры на поставку и приобретение товаров, оказание и предоставление услуг, аренду помещения и т.д. С увеличением количества документов сложнее организовать эффективную подготовку, согласование и контроль за исполнением договоров.

Финансовый архив

В компанию ежедневно поступают различные финансовые и договорные документы. С ростом их количества появляются трудности с хранением, а на поиск тратятся часы или даже дни. При этом каждая налоговая проверка требует срочного предоставления документов, несвоевременный же ответ на запрос чреват штрафными санкциями.
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами