Доверенности дают право сотрудникам совершать юридически значимые действия от имени организации, например, заключать сделки, подписывать документы, принимать и отпускать товары и т.д.

DirectumRX обеспечивает:

• быстрое оформление доверенностей;
• их учет, поиск и контроль сроков действия;
• подписание документов электронной подписью на основании выданных доверенностей.

Оформление доверенности

В DirectumRX есть готовый шаблон для быстрого оформления доверенности. Часть информации в нем уже заполнена, вам остается лишь указать данные сотрудника, которому выдается доверенность, и его полномочия.

Если доверенности уже были оформлены в бумажном виде, то в систему они заносятся в виде скан-копий.

Права на доверенности назначаются автоматически, но строго регламентируются, так как содержат конфиденциальную информацию, например, паспортные данные. Права получают только автор документа, и сотрудник, которому доверенность выдается. Далее документ отправляется на согласование по регламенту.

При сканировании образы документов можно предварительно просмотреть, поменять порядок их следования, удалить неудачные и сделать новые. А чтобы занести документы из Microsoft Outlook или с рабочего стола, их достаточно «перетащить» в систему (drag’n’drop).

Поиск доверенностей и контроль срока действия

Все доверенности после создания попадают в единый реестр. В нем можно быстро найти нужные документы по сотруднику, периоду действия и статусу. Контроль сроков действия легко отследить фильтрацией:

Подписание документов на основании доверенности

Чтобы сотрудники могли подписывать документы на основании доверенности, администратору достаточно настроить право подписи, сделать это можно прямо из карточки. При создании прав автоматически заполняются данные о сотруднике, которому выдана доверенность, и период ее действия. А также ограничения, например, подписание договоров с суммой до 1 миллиона рублей.

При подписании финансово-хозяйственных документов данные о доверенностях проставляются в них автоматически.

Заполнены данные о доверенностях принявшего груз и подписавшего документ

Ведите полный учет и контроль доверенностей

DirectumRX повышает эффективность работы с доверенностями:

• быстрое оформление документов по готовому шаблону;
• оперативное согласование и подписание доверенностей;
• единый реестр доверенностей, выданных сотрудникам компании;
• быстрый поиск доверенностей по сотруднику, сроку действия и другим параметрам;
• автоматическое заполнение сведений при подписании финансово-хозяйственных документов;
• гарантия, что сотрудники подпишут документы только на основании действующих доверенностей.