Управление доверенностями

Создание доверенности

Электронные доверенности в формате 003, в том числе с правом передоверия, можно создавать в системе. Также можно импортировать доверенности, сформированные на сайте ФНС или других платформах.

При создании все реквизиты добавляются в доверенность автоматически. В карточке документа сотрудник указывает одного или нескольких представителей и доверителя, задает срок действия и выданные полномочия. Их можно указать вручную или выбрать из справочника. В нем содержатся актуальные данные, импортируемые из единого классификатора Минцифры.

При импорте поля в карточке доверенности заполняются автоматически. Вместе с доверенностью загружается электронная подпись руководителя.

Доверенности формируются в виде двух файлов: один в формате XML для дальнейшей автоматической обработки, а другой в формате PDF для удобного просмотра и печати.

Панель действий в карточке электронной доверенности

Окно импорта электронной доверенности

Карточка электронной доверенности

Простую доверенность можно быстро создать в системе с помощью готового шаблона: часть информации в нем уже заполнена. Это сокращает время на подготовку документа и уменьшает вероятность ошибок. Если доверенность оформлена в бумажном виде, то она заносится в виде скан-копии.

Карточка простой доверенности

Электронные доверенности контрагентов, на основании которых подписаны поступившие документы, автоматически загружаются в систему. Благодаря этому полномочия подписывающих со стороны контрагента можно проверять прямо в Directum RX:

Карточка электронной доверенности контрагента

Согласование и регистрация доверенности

Чтобы доверенность обрела юридическую силу, ее должен подписать руководитель организации. При этом в зависимости от предоставляемых полномочий может потребоваться консультация, например с юристом или бухгалтером. Система позволяет адаптировать процесс согласования доверенностей под регламенты компании. Сотрудникам не нужно задумываться, кому показать документ: система сама отправит задания всем заинтересованным лицам.

Подписанные электронные доверенности можно зарегистрировать в реестре ФНС. Для автоматизации этого процесса предусмотрена возможность интеграции с сервисом Контур.Доверенность. Также с помощью коннектора можно отзывать доверенности из реестра и отслеживать их актуальное состояние.

Интеграция с сервисом Контур.Доверенность

Если доверенность подписывается усовершенствованной подписью, то в системе можно автоматически изменять дату начала действия эл. доверенности на дату подписания. Это помогает успешно регистрировать документ в ФНС, так как на сайте проверяется, что дата начала действия документа не отличается от даты его подписания более чем на 1 день.

Контроль срока действия доверенности

За несколько дней до завершения доверенности уведомление придет сотруднику, которому выдана доверенность, его руководителю или автору документа. Таким образом, можно избежать ситуации, когда важные документы оказываются неподписанными из-за истекшего срока:

Настройка уведомления о приближении срока завершения доверенностей

Если настроена интеграция с Контур.Доверенность, статусы доверенностей автоматически сверяются с реестром ФНС и обновляются в системе. Кроме того, статус можно проверить вручную по кнопке в карточке документа.

Иногда действие электронной доверенности необходимо прекратить, не дожидаясь завершения ее срока. Например, если представитель уволился. В таком случае нужно подготовить и отправить в реестр ФНС заявление на отзыв доверенности. В системе можно создать заявление напрямую из карточки электронной доверенности. Отзыв подписывает руководитель организации, и затем заявление в один клик отправляется в реестр ФНС.

Кнопка «Заявление на отзыв» в карточке электронной доверенности

Окно заявления на отзыв электронной доверенности

Настройка прав подписи

Чтобы сотрудники могли подписывать документы на основании доверенности, администратору достаточно настроить право подписи. При этом в карточке права подписи автоматически заполняются данные о сотруднике, которому выдана доверенность, а также указывается период ее действия.

Право подписи можно ограничить. Например, разрешить сотруднику подписывать договоры с суммой только до 1 миллиона рублей. Эти условия сопоставляются с полями карточки подписываемого документа. Если они совпадают, сотрудник может заверить документ своей электронной подписью.

Создание права подписи

Карточка права подписи на основании эл. доверенности

Подписание документов на основании доверенности

Машиночитаемые доверенности используются при подписании электронных документов в различных процессах, например при обмене электронными первичными документами с контрагентами или в кадровом ЭДО. Функциональность поддерживается в существующих коннекторах к сервисам обмена Диадок и Saby (СБИС).

Если документ подписан на основании электронной доверенности, то после преобразования в PDF номер доверенности и срок ее действия отображается в отметке об электронной подписи.

Отметка об электронной подписи с единым регистрационным номером доверенности

При подписании финансово-хозяйственных документов данные о доверенностях автоматически заполняются на титуле покупателя или продавца.

Автоматическое заполнение данных в финансово-хозяйственных документах

Поиск доверенностей организации

Все доверенности в системе попадают в список «Реестр доверенностей», который можно открывать из решений «Делопроизводство», «Договоры» и «Финансовый архив».

Чтобы быстро найти нужные документы в реестре, список можно отфильтровать по сотруднику, периоду действия и другим критериям:

Список «Реестр доверенностей»

Таким образом, оформление доверенности в системе не требует много сил и времени: готовый шаблон помогает быстро заполнить данные для простой доверенности, а электронные доверенности автоматически создаются в форматах XML и PDF. Чтобы визировать документы на основании доверенности, достаточно настроить право подписи. Когда у доверенности заканчивается срок действия, система заранее уведомляет об этом.