Доверенности
Быстрое оформление доверенностей по настроенным шаблонам. Визирование документов электронной подписью на основании выданных доверенностей, включая машиночитаемые.
Проблема
Подготовка доверенностей затягивается: руководитель не может оперативно подписать документ, находясь в командировке или работая удаленно.
Сотрудники тратят много времени на рутинные действия.
Поиск нужных доверенностей долгий и неудобный.
Сотрудники подписывают документы на основании устаревшей доверенности.
Решение
Перейти на цифровой формат работы с доверенностями:
- быстро создавать доверенности с помощью готовых шаблонов;
- оперативно их согласовывать и подписывать;
- вести единый реестр доверенностей, выданных сотрудникам компании;
- быстро находить документы по сотруднику, сроку действия и другим критериям;
- подписывать документы ЭП на основании действующих доверенностей;
- автоматически заполнять сведения при подписании финансово-хозяйственных документов.
Возможности решения
В Directum RX документы можно подписывать на основе бумажных и машиночитаемых доверенностей.
Оформление доверенности
Машиночитаемая (электронная) доверенность создается в информационных системах, в которых есть соответствующая функциональность. Например, это может быть провайдер ЭДО, портал ФНС с реестром машиночитаемых доверенностей, или своя информационная система. Затем она регистрируется в распределенном реестре ФНС и импортируется в Directum RX. С ее помощью сотрудник совершает юридически значимые действия от имени организации. Например, заключает сделки, подписывает документы, принимает и отпускает товар и т.д.
Простую доверенность также можно быстро создать в Directum RX, для этого используется готовый шаблон: часть информации в нем уже заполнена. Это сокращает время на подготовку документа и уменьшает вероятность ошибок. А если доверенность оформлена в бумажном виде, то в систему она заносится в виде скан-копии.
Права на доверенности назначаются автоматически, но строго регламентируются, так как документы содержат конфиденциальную информацию. Доступ получают автор документа и сотрудник, которому доверенность выдается. При необходимости права можно изменить вручную. Далее документ отправляется на согласование по регламенту.
Все созданные доверенности попадают в единый реестр. Чтобы быстро найти в нем нужные документы, используется фильтрация. Например, можно отфильтровать список по сотруднику, периоду действия и статусу.
У доверенности есть срок действия. Узнать о его приближении можно заранее, система уведомит об этом за несколько дней. В зависимости от настроек уведомление может прийти сотруднику, которому выдана доверенность, его непосредственному руководителю или автору документа.
Подписание документов на основании доверенности
Чтобы сотрудники могли подписывать документы на основании доверенности, эл. доверенности администратору достаточно настроить право подписи. Сделать это можно прямо в карточке. При этом автоматически заполняются данные о сотруднике, которому выдана доверенность, и период ее действия. Также сотрудник может задать ограничения, например, разрешить подписание договоров с суммой только до 1 миллиона рублей.
При подписании финансово-хозяйственных документов данные о доверенностях заполняются на титуле покупателя или продавца.
Таким образом, оформление доверенности в Directum RX не требует много сил и времени: готовый шаблон помогает быстро заполнить данные, а с помощью единого реестра можно легко находить созданные и загруженные в систему электронные доверенности. Чтобы визировать документы на основании доверенности, достаточно настроить право подписи. Когда у доверенности заканчивается срок действия, то система заранее уведомляет об этом.
