Управление доверенностями

Комплексная работа с бумажными и электронными доверенностями компании. Быстрое оформление по настроенным шаблонам и создание xml-файла в конструкторе МЧД.
на 35-50%
ускоряется подготовка документов
в 3 раза
быстрее согласование и подписание доверенностей
в 12 раз
сокращается время поиска доверенностей

Какие доверенности есть в компании

Простые доверенности
Доверенность подтверждает полномочия сотрудника совершать юридически значимые действия от лица компании. В организации могут применяться простые (бумажные) и электронные доверенности (МЧД). С 1 сентября 2023 года машиночитаемые доверенности обязательны при использовании квалифицированной электронной подписи физического лица.

Проблема

Сотрудники тратят много времени на оформление доверенностей.

Приходится переключаться между различными сервисами, чтобы выпустить МЧД, зарегистрировать ее в распределенном реестре ФНС, отозвать и пр.

Маршруты утверждения доверенности могут отличаться в зависимости от указанных в ней полномочий, что затрудняет поиск ответственных за согласование.

Бумажные и электронные доверенности хранятся в разных местах, поэтому сложно контролировать срок их действия.

Сотрудники подписывают документы на основании устаревшей доверенности.

Решение

Перейти на цифровой формат работы:

  • быстро создавать доверенности с помощью шаблонов или импорта файла, автоматически заполнять реквизиты на основе справочников системы;
  • в едином интерфейсе выпускать МЧД и регистрировать в реестре ФНС;
  • оперативно согласовывать и подписывать доверенности;
  • вести единый реестр доверенностей, выданных сотрудникам компании;
  • подписывать документы ЭП на основании действующих доверенностей;
  • отслеживать статус доверенности и оперативно отзывать из распределенного реестра ФНС.

Возможности решения

Создание доверенности

Электронные доверенности в форматах 002 и 003 можно создавать прямо в Directum RX и импортировать в систему сформированные на сайте ФНС или других платформах.

При создании все реквизиты добавляются в доверенность автоматически, в карточке документа остается лишь указать представителя и доверителя, описать выданные полномочия и задать срок действия.

При импорте поля карточки доверенности заполняются автоматически. Вместе с ней загружается электронная подпись руководителя.

Доверенности формируются в виде двух файлов: один в формате XML для дальнейшей автоматической обработки, а другой в формате PDF для удобного просмотра и печати.

Панель действий карточки электронной доверенности Directum RX
Панель действий карточки электронной доверенности
Окно импорта электронной доверенности Directum RX
Окно импорта электронной доверенности
Карточка электронной доверенности Directum RX
Карточка электронной доверенности

Простую доверенность можно быстро создать в Directum RX с помощью готового шаблона: часть информации в нем уже заполнена. Это сокращает время на подготовку документа и уменьшает вероятность ошибок. Если доверенность оформлена в бумажном виде, то в систему она заносится в виде скан-копии.

Карточка простой доверенности Directum RX
Карточка простой доверенности

Согласование и регистрация доверенности

Чтобы доверенность обрела юридическую силу, ее должен подписать руководитель организации. При этом в зависимости от предоставляемых полномочий может потребоваться консультация, например с юристом или бухгалтером. Directum RX позволяет адаптировать процесс согласования доверенностей под регламенты компании. Сотрудникам не нужно задумываться, кому показать документ: система сама отправит задания всем заинтересованным лицам.

Подписанные электронные доверенности можно зарегистрировать в реестре ФНС. Для автоматизации этого процесса в Directum RX предусмотрена возможность интеграции с сервисом Контур.Доверенность. Также с помощью коннектора можно отзывать доверенности из реестра и отслеживать их актуальное состояние.

Интеграция с сервисом Контур.Доверенность
Интеграция с сервисом Контур.Доверенность

Контроль срока действия доверенности

За несколько дней до завершения срока действия доверенности система отправляет уведомление сотруднику, которому выдана доверенность, его руководителю или автору документа. Таким образом, можно избежать ситуации, когда важные документы оказываются неподписанными из-за истекшего срока:

Настройка уведомления о приближении срока завершения доверенностей
Настройка уведомления о приближении срока завершения доверенностей

Если настроена интеграция с Контур.Доверенность, система автоматически обновляет статусы доверенностей, сверяя их с реестром ФНС. Кроме того, статус можно проверить вручную по кнопке в карточке документа.

Иногда действие электронной доверенности необходимо прекратить, не дожидаясь завершения ее срока. Например, если представитель уволился. В таком случае нужно подготовить и отправить в реестр ФНС заявление на отзыв доверенности. В Directum RX можно создать заявление напрямую из карточки электронной доверенности. Отзыв подписывает руководитель организации, и затем заявление в один клик отправляется в реестр ФНС.

Кнопка «Заявление на отзыв» в карточке электронной доверенности
Кнопка «Заявление на отзыв» в карточке электронной доверенности
Окно заявления на отзыв электронной доверенности
Окно заявления на отзыв электронной доверенности

Настройка прав подписи

Чтобы сотрудники могли подписывать документы на основании доверенности, администратору достаточно настроить право подписи. При этом в карточке права подписи автоматически заполняются данные о сотруднике, которому выдана доверенность, а также указывается период ее действия.

Также право подписи можно ограничить. Например, разрешить сотруднику подписывать договоры с суммой только до 1 миллиона рублей. Эти условия сопоставляются с полями карточки подписываемого документа. Если они совпадают, сотрудник может заверить документ своей электронной подписью.

Создание права подписи
Создание права подписи
Карточка права подписи на основании эл. доверенности
Карточка права подписи на основании электронной доверенности

Подписание документов на основании доверенности

Машиночитаемые доверенности используются при подписании электронных документов в различных процессах, например при обмене электронными первичными документами с контрагентами или в кадровом ЭДО. Функциональность поддерживается в существующих коннекторах к сервисам обмена Диадок и СБИС.

Если документ подписан на основании электронной доверенности, то после преобразования в формат PDF номер доверенности и срок ее действия отображается в отметке об электронной подписи.

Отметка об электронной подписи с единым регистрационным номером доверенности
Отметка об электронной подписи с единым регистрационным номером доверенности

При подписании финансово-хозяйственных документов данные о доверенностях автоматически заполняются на титуле покупателя или продавца.

Автоматическое заполнение данных в финансово-хозяйственных документах
Автоматическое заполнение данных в финансово-хозяйственных документа

Быстрый поиск всех доверенностей организации

Все доверенности в Directum RX попадают в список «Реестр доверенностей», который можно открывать из модулей «Делопроизводство», «Договоры» и «Финансовый архив».

Чтобы быстро найти нужные документы в реестре, список можно отфильтровать по сотруднику, периоду действия и другим критериям:

Список Реестр доверенностей
Список «Реестр доверенностей»

Таким образом, оформление доверенности в Directum RX не требует много сил и времени: готовый шаблон помогает быстро заполнить данные для простой доверенности, а электронные доверенности автоматически создаются в форматах XML и PDF. Чтобы визировать документы на основании доверенности, достаточно настроить право подписи. Когда у доверенности заканчивается срок действия, система заранее уведомляет об этом.

Опыт клиентов

Закажите бесплатную консультацию по решению

6

Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами

Россия (+7)
Азербайджан (+994)
Армения (+374)
Беларусь (+375)
Казахстан (+997)
Кыргызстан (+996)
Молдова (+373)
Таджикистан (+992)
Туркменистан (+993)
Узбекистан (+998)
Другая страна