Договоры

Любая компания заключает договоры на поставку и приобретение товаров, оказание и предоставление услуг, аренду помещения и т.д. С увеличением количества документов сложнее организовать эффективную подготовку, согласование и контроль за исполнением договоров.

 

DirectumRX поддерживает полный цикл работы с договорами от подготовки проекта до исполнения обязательств.

Подготовка договоров

При заключении сделки система позволяет проверить состояние контрагента, его надежность, ликвидность, рентабельность, финансовую устойчивость и пр., чтобы оценить все риски исполнения договора.

В DirectumRX проекты договоров и дополнительных соглашений создаются из файла, со сканера или с помощью готовых шаблонов, которые настроены в соответствии с внутренними правилами организации. Информация из карточки документа подставляется в текст автоматически:

Для регистрации договорного документа достаточно заполнить данные в карточке, номер сформируется автоматически.

Договорные документы сохраняются в реестре. Используйте панель фильтрации, чтобы найти нужные документы.


Реестр договоров

Свяжите договор с приложениями, дополнительными соглашениями, актами, счетами на оплату и перепиской. Так вы получите быстрый доступ ко всему комплекту, открыв любой из связанных документов.


Комплект документов по договору

Согласование договорных документов

Договорные документы отправляются в работу удобным способом, например, отправляются на согласование по заранее настроенным правилам.


Регламент согласования договоров

Достаточно выбрать правило и стартовать задачу. Задания на этапах формируются автоматически, не нужно задумываться, кому отправить договор дальше.


Задание на согласование договора по регламенту

Для согласования и подписания договоров участники используют электронные подписи. В любой момент можно сформировать отчет «Лист согласования» со списком подписей и комментариями согласующих.

Отправка договора контрагенту и контроль возврата

Благодаря интеграции с сервисами обмена после согласования документы можно отправить контрагенту в пару кликов.

Документы автоматически отправляются на зарегистрированный адрес контрагента. Затем ответственный получает задание, чтобы проконтролировать своевременный возврат. Возможность обмениваться документами с контрагентами входит в стандартную поставку и не требует дополнительных затрат, все уже готово к обмену.

Информация об отправке документов фиксируется в журнале передачи оригиналов и копий документа. В любой момент можно узнать и местоположение документа.


Журнал выдачи бумажных экземпляров в карточке документа

Полный перечень договорных документов, которые отправлены контрагентам, содержится в списке «Документы у контрагентов». Для удобства контроля в списке указывается способ, которым документ был отправлен контрагенту, например, через сервис обмена, по почте или с курьером.

Контроль исполнения договоров

Чтобы вовремя выполнять работы по договорам и контролировать их исполнение, для каждого договора и дополнительного соглашения можно назначить контрольные точки. Указывается ответственный, срок и количество дней на выполнение. По каждой контрольной точке формируется задание:


Контрольные точки исполнения работ по договору

После выполнения задания в карточке договора для контрольной точки автоматически устанавливается отметка о завершении работ. Таким образом система всегда отражает актуальную информацию о ходе работ по договору.

Контроль завершения срока действия договора

За несколько дней до завершения срока действия договора ответственный получит уведомление. Если договор предполагает пролонгацию, это указывается в уведомлении. Таким образом сотрудник в срок закончит работы по договорам и заблаговременно начнет работы по продлению.


Список «Договоры на завершении»

 

Оптимизируйте договорную работу с DirectumRX

Автоматизация работы с договорами сокращает время оформления и согласования документов, позволяет контролировать все этапы исполнения работ, своевременно выполнять условия договоров и обеспечивает:

  • упрощение подготовки проектов договоров;
  • сокращение времени на согласование и подписание документов внутри организации;
  • своевременную отправку контрагентам и контроль возврата договорных документов;
  • упрощение контроля за исполнением и сроками действия договорных документов;
  • быстрый поиск договоров и всего комплекта документов по договору.
Сертифицировано DIRECTUM
Поставщик:
DIRECTUM

Вас может заинтересовать

Все похожие решения

Документы

DirectumRX обеспечивает полный цикл управления документами от их создания и согласования до отправки в архив и удаления.

Делопроизводство

В каждой компании ежедневно обрабатываются потоки входящей и исходящей корреспонденции, создаются внутренние документы: приказы, распоряжения, протоколы, служебные записки и т.д. При этом документы поступают как в электронном, так и в бумажном виде. Если процедурам делопроизводства не уделять достаточно внимания, то документы могут теряться, а согласование, подписание и контроль исполнения постоянно затягиваться.

Совещания

При подготовке и проведении совещаний много времени уходит на формирование повестки, протокола и отправку поручений. Модуль «Совещания» избавит секретарей и председателей совещаний от подобной рутины.
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами