Договоры
Проблема
Сотрудники тратят много ресурсов на подготовку договоров, их согласование и контроль за исполнением обязательств.
Документы сложно найти, их физическое хранение требует больших затрат.
Нарушаются сроки и этапы согласования, отправки и возврата документов.
Решение
Перевести работу с договорами в цифровой формат:
- упростить составление проектов договоров;
- сократить время на утверждение документов благодаря автоматической маршрутизации и подписанию ЭП;
- своевременно отправлять контрагентам документы и контролировать возврат оригиналов;
- выстроить удобный контроль за исполнением и сроками действия договорных документов;
- ускорить поиск договоров и всего комплекта документов к нему.
Возможности решения
Подготовка договора
Проекты исходящих договоров и дополнительных соглашений создаются в системе Directum RX с помощью готовых шаблонов. Номер формируется автоматически, что исключает вероятность ошибки при нумерации. Дополнительно можно проверить сведения о контрагенте, чтобы оценить все риски исполнения договора. Если документ поступил от контрагента, то он заносится в систему из файла или со сканера.
Вся информация о договоре и регистрационные данные заполняются в карточке документа. Они подставляются в содержимое договора.
Договор можно связать с приложениями, дополнительными соглашениями, актами, счетами на оплату и перепиской. Так сотрудники получают быстрый доступ ко всему комплекту документов.
В системе Directum RX договор, оформленный в нашей организации, автоматически проверяется на соответствие шаблону. С помощью сформированного отчета легко контролировать наличие обязательных разделов и полноту комплекта приложенных документов. Это помогает сотруднику сэкономить время на выполнение рутинных операций.
Для работы с договорными документами предусмотрен реестр договоров. В нем можно найти ссылки на все созданные в системе договоры и дополнительные соглашения. В реестре удобно ставить отметку о выдаче бумажного экземпляра.
Согласование договора
Сотрудники отправляют договорные документы на согласование по заранее настроенным процессам. Задания на каждом этапе формируются автоматически, и можно не задумываться, кому отправить договор дальше.
Для согласования и подписания договоров участники используют электронные подписи. В любой момент можно сформировать отчет «Лист согласования» со списком подписей и комментариями согласующих.
Некоторым сотрудникам приходится разбирать потоки заданий, например, на согласование документов. Чтобы упростить обработку заданий, в системе можно включить специальный вид проводника. При этом часто руководителю приходят на утверждение документы, содержимое которых уже проработали подчиненные. В таких случаях он или его замещающий могут быстро ознакомиться с документами, затем массово выполнить задания на их подписание.
Чтобы на новом круге согласования не перечитывать весь текст и просмотреть только внесенные правки, сотрудники используют автоматическое сравнение документов. Оно доступно в поставке Directum Intelligence. Сравнивать можно как две версии одного договора, так и два разных документа. При этом документы могут быть в разных форматах, например в PDF, DOCX или JPG.
После сравнения в системе формируется PDF-отчет, в котором значимые различия версий выделяются цветом. Подробная информация отражается в примечаниях к фрагментам.
Отправка контрагенту
Благодаря интеграции с сервисами обмена после согласования документы можно в пару кликов отправить контрагенту. Информация об этом фиксируется в журнале передачи оригиналов и копий. Например, из него можно узнать о местоположении документа.
Все договорные документы, которые отправлены контрагентам, можно увидеть в списке «Документы у контрагентов».
Контроль исполнения договора
Чтобы вовремя выполнять работы по договорам, можно назначить контрольные точки. После завершения задания по контрольной точке в карточке договора автоматически устанавливается отметка об этом. Таким образом в системе всегда отображается актуальный статус работ по договору.
Контроль завершения срока действия
За несколько дней до окончания срока действия договора ответственный получает уведомление. Если договор предполагает пролонгацию, это указывается в уведомлении. Таким образом сотрудник в срок заканчивает работы по договорам и заблаговременно начинает работы по продлению. Договоры с истекающим сроком можно отследить в списке «Договоры на завершении».
Цифровизация работы с договорами сокращает время оформления и согласования документов, позволяет контролировать все этапы исполнения и своевременно выполнять условия договоров. Решение глубоко проработано и готово к внедрению в короткие сроки.
