Цифровая бухгалтерия: обработка первичных документов от поставщиков

Первичные учетные документы являются фундаментом бухгалтерского учета организации, подтверждая юридическую силу проведенных хозяйственных операций. Обработка одного комплекта первичной документации опытным бухгалтером занимает в среднем 10 минут. Однако, учитывая объемы поступающей в организацию первички, такая несложная, на первый взгляд, операция отнимает значительную часть рабочего времени.

«Цифровая бухгалтерия: обработка первичных документов от поставщиков» помогает быстро заносить первичные документы по поставкам товарно-материальных ценностей в учетную систему предприятия:

• автоматизирует ввод и распознавание комплекта документов;
• проверяет корректность заполнения документов контрагентом (реквизиты сторон);
• распознает и сопоставляет номенклатуру с ценами и позициями заказа в ERP-системе;
• проверяет математические вычисления, например, правильность указания цен и расчет сумм с и без НДС, итоговых сумм;
• подбирает типовую хозяйственную операцию.

Описание решения

Поступление комплекта документов. Первичные учетные документы от поставщика поступают в виде скан-копий по электронной почте или в бумажном виде. Email пересылает менеджер по снабжению на специальный адрес, а бумажные документы сканирует кладовщик в назначенную папку. Из этих источников служба ввода документов захватывает комплект и импортирует в Directum RX.

Интеллектуальная обработка. Сервисы Ario извлекают данные из импортированных документов и структурируют информацию:

• проверяют комплектность, наличие обязательных реквизитов и правильность их заполнения. Это позволяет выявить ошибки и внести необходимые корректировки еще на начальном этапе обработки;
• разбивают комплект на отдельные документы и классифицируют их по типам. Не нужно вручную заносить каждый документ и определять его назначение;
• извлекают реквизиты договора и заказа. Это позволяет связывать поставку с заявкой и более точно сопоставлять номенклатуру, подбирая в учетной системе необходимые данные с учетом фильтров;
• определяют типовые хозяйственные операции, обучаясь на исторических данных по документам из ERP-системы.

На основе извлеченной и структурированной информации, используя нечеткий поиск и исторические данные, решение распознает и сопоставляет номенклатуру с ценами и позициями заказа в ERP-системе, а автоматическая проверка математических операций контролирует правильность арифметических расчетов.

Проверка извлеченных данных. Бухгалтер проверяет и при необходимости корректирует извлеченные данные. Решение упрощает эту задачу, информируя о полях, в которых выявляются расхождения при сопоставлении или обнаруживаются ошибки в расчетах:

Синхронизация данных между Directum RX и ERP-системой. Оприходование товара кладовщиком и проводка документа бухгалтером оформляются традиционно, в ERP-системе. Не нужно переключаться с одной системы на другую, чтобы перенести данные или выполнить задания. Решение предполагает тесную интеграцию с ERP-системами с помощью Web API, построенную на интеграционном решении Web API Directum RX. Это позволяет автоматически формировать документы в учетной системе на основании данных, верифицированных пользователем на первом этапе.

Для контроля процесса обработки комплекта документов в системе формируются задания для кладовщика и бухгалтера. Они выполняются в Directum RX автоматически при выполнении соответствующих действий в учетной системе. Благодаря этому кладовщик может продолжать работать в привычном ему интерфейсе ERP, а в системе Directum RX будет отслеживаться процесс оприходования.

Бизнес-эффект

«Цифровая бухгалтерия: обработка первичных документов от поставщиков» несет практическую значимость для бизнеса:

• сокращается время на обработку первичных учетных документов;
• снижается вероятность ошибок при проверке документов за счет автоматической сверки документов с заказом в ERP-системе и проверке арифметических расчетов;
• обеспечивается прозрачность процесса обработки с момента получения документов от поставщика до оформления проводки в ERP-системе и передачи на хранение в электронном виде;
• минимизируется риск потери учетных документов. Все документы хранятся в цифровом виде, их можно быстро найти и выгрузить из системы.