3000
сотрудников
18
офисов в городах
России и Беларуси
3
производственные площадки и
Искусственный интеллект ускоряет договорные процессы и делопроизводство в Systeme Electric
SYSTEME ELECTRIC — ведущий российский производитель комплексных решений в области распределения электроэнергии и автоматизации.
Компания помогает клиентам максимально эффективно использовать энергию и ресурсы благодаря экосистеме продуктов, сервисов и цифровых решений на базе российских разработок и ПО.
Самостоятельное плавание и выбор новой системы
СИСТЭМ ЭЛЕКТРИК была образована в 2022 году в результате продажи активов Schneider Electric в России и Республике Беларусь. Эти изменения повлияли на
Определяющими факторами при выборе Directum RX стали:
Полная
импортонезависимость
Directum RX поддерживает
PostgreSQL и работает на серверах на базе Linux.
Технические
преимущества
Большая часть нужной функциональности уже есть в «коробке», а гибкая настройка возможна с помощью инструментов
В ногу с цифровыми
трендами
В системе учитываются все требования к современному ЭДО, такие как цифровая подпись и МЧД.
От срочного импортозамещения — к оптимизации и ускорению
процессов
Главной целью на первом этапе проекта было заменить за короткий срок глобальную систему для договорных процессов и перенести архивные данные в новую систему.
Команде из специалистов СИСТЭМ ЭЛЕКТРИК и Avis Expert (партнёра Directum) удалось:
- выстроить договорные процессы и матрицы согласования с сохранением привычной для сотрудников логики;
- сократить время на утверждение документов за счет их автоматической маршрутизации и подписания усиленной квалифицированной ЭП;
- настроить интеграцию Directum RX с другими информационными системами компании.
Следующей важной задачей стало подключение к процессам искусственного интеллекта. Команда СИСТЭМ ЭЛЕКТРИК начала применять инструменты интеллектуальной обработки документов, что помогло в разы ускорить многие процессы в работе юристов, бухгалтерии, делопроизводстве.
Договорные процессы —
в цифровой вид
За 4 месяца команда проекта внедрила Directum RX и перенесла в нее исторические данные из прежней системы.
Все договорные документы компании создаются в Directum RX на основе готовых шаблонов. Регламенты согласования настроены для 98 категорий договоров.
Всё для комфортной работы с договорами
- Настройка согласования через электронную почту
СИСТЭМ ЭЛЕКТРИК использует ПО в закрытом контуре. Для оперативного решения рабочих задач настроена возможность согласования документов через электронную почту, без входа в систему.
- Интеграция с
онлайн-редактором ONLYOFFICEПользователи просматривают, редактируют, комментируют документы в браузере благодаря настройке интеграции Directum RX с
онлайн-редактором ONLYOFFICE. В обновленной версии ONLYOFFICE доступна частичная блокировка отдельных полей документа, что особенно важно при редактировании шаблонов. - Единый интерфейс для создания и импорта машиночитаемых доверенностей (МЧД)
В версии Directum RX 4.8 с МЧД можно работать прямо в системе, в одном окне можно выпускать и отзывать доверенности, видеть реестр ФНС. В результате согласование и подписание доверенностей ускорилось в 3 раза, время поиска доверенностей сократилось в 12 раз.
Настройка согласования через электронную почту
СИСТЭМ ЭЛЕКТРИК использует ПО в закрытом контуре. Для оперативного решения рабочих задач настроена возможность согласования документов через электронную почту, без входа в систему.
Интеграция с онлайн-редактором ONLYOFFICE
Пользователи просматривают, редактируют, комментируют документы в браузере благодаря настройке интеграции Directum RX с
Единый интерфейс для создания и импорта машиночитаемых доверенностей (МЧД)
В версии Directum RX 4.8 с МЧД можно работать прямо в системе, в одном окне можно выпускать и отзывать доверенности, видеть реестр ФНС. В результате согласование и подписание доверенностей ускорилось в 3 раза, время поиска доверенностей сократилось в 12 раз.
Договорные процессы:
бизнес-эффект
С помощью виджетов легко контролировать загрузку юристов в реальном времени
в 3 раза
сократилось время согласования договоров
100%
договорных процессов регламентированы
на 30–50%
ускорилась подготовка документов
6
компаний группы охвачены цифровым договорным процессом
в 3 раза
быстрее проходит согласование и подписание доверенностей
Генеративный ИИ на страже порядка в документах
Компания успешно протестировала и внедрила решение на основе генеративного ИИ на базе Directum RX.
ГенИИ проверяет договорные и финансовые документы на соответствие корпоративным нормам, помогает составлять письма, служебные записки и аннотации.
Как ИИ облегчает работу юристов
- Вычитывает договоры на риски
ИИ-агент «вычитывает» текст договора на соответствие корпоративным правилам, а также проверяет условия оплаты и перехода прав собственности на товар.Все договоры на сумму до 1 млн руб. делегировали ИИ, высвободив время юристов, бухгалтерии и казначейства. Экономия компании — 2 FTE за счет ускорения согласования договоров.
- Сравнивает версии документов
ИИ — лучший помощник юриста в бесконечных правках. Система подсвечивает все различия в договорах, которые поступили от контрагентов. Риск подлога документов сводится к минимуму, юрист не тратит время на сравнение версий вручную.
- Проверяет реквизиты в карточках договоров
ИИ проверил всю базу договоров компании за 6 часов.
Сейчас
ИИ-сервис сам заполняет нужные поля карточки информацией из текста документа, указывает номер договора, контрагент, дату, сумму. Остальные поля вычисляет ГенИИ.Юристу-инициатору документа приходит уведомление о том, что карточка договора заполнена.
Проверяет договоры на риски
Все договоры на сумму до 1 млн руб. делегировали ИИ, высвободив время юристов, бухгалтерии и казначейства. Экономия компании — 2 FTE за счет ускорения согласования договоров.
Сравнивает версии документов
ИИ — лучший помощник юриста в бесконечных правках. Система подсвечивает все различия в договорах, которые поступили от контрагентов. Риск подлога документов сводится к минимуму, юрист не тратит время на сравнение версий вручную.
Проверяет реквизиты в карточках договоров
ИИ проверил всю базу договоров компании за 6 часов.
Сейчас
Александр Бессарабенко
руководитель отдела управления системами ЭДО СИСТЭМ ЭЛЕКТРИК
«Подключив к проверке договоров ИИ, мы заметно облегчили задачу юристам: искусственный интеллект отслеживает изменения в тексте и проверяет договорные и финансовые документы на соответствие корпоративным нормам, Гражданскому кодексу и судебной практике. Точность проверки — 96%.
Делопроизводителям, договорным специалистам, юристам и бухгалтерам СИСТЭМ ЭЛЕКТРИК ИИ сэкономил за год полноценную рабочую неделю — 40 часов».
ИИ на службе у бухгалтерии
Оперативное и точное распознавание бухгалтерских документов
У СИСТЭМ ЭЛЕКТРИК уже был опыт работы с облачным сервисом для распознавания.
Благодаря искусственному интеллекту Directum распознавание проходит быстрее: вместо 2,5 минут на один документ тратится всего 30 секунд.
Качество распознавания выросло: стандартный сервис распознает 7−9 фактов, а ИИ от Directum — порядка 13 фактов с учетом печати и подписи.
Умная инвентаризация
Ранее сотрудники вручную извлекали данные из документов.
После подключения к процессу ИИ это время сократилось до 5 минут: именно столько нужно искусственному интеллекту, чтобы обработать 600 документов с точностью 96%.
Ещё 4 кейса применения ИИ
от SYSTEME ELECTRIC
Генерация документов в деловом стиле.
Составление аннотаций — кратких выжимок из документов — для руководителей и не только.
Распознавание корреспонденции, в том числе бумажной. Скорость занесения в систему выросла в 5 раз.
Умный полнотекстовый поиск позволяет находить документы и сканы не только по названию, но и по содержанию.
ГенИИ:
бизнес-эффект
80%
всех договоров компании проверяет ИИ
в 3,5 раза
ускорилась обработка договорных документов
в 5 раз
меньше времени требует занесение писем
40 часов
за год сэкономил ИИ делопроизводителям, договорным специалистам, юристам и бухгалтерам компании
2,5 мин →
30 сек
сократилось время распознавания первичных документов
Итоги
проекта
- Ускорение бизнес-процессов
- В 3,5 раза сократилось время согласования договора
- В 5 раз меньше времени требует занесение писем
- До 30 секунд сократилось время распознавания первичных документов
- В 12 раз быстрее поиск доверенностей
- В 3 раза ускорилось согласование и подписание доверенностей
- Цифровизация делопроизводства и договорной работы
- Все договорные процессы регламентированы и прозрачны
- Настроена интеграция Directum RX с другими информационными системами компании
ИИ-сервисы против рутины, рисков и ошибок- 80% договоров проверяет
ИИ-агент - Экономия 2 FTE за счёт делегирования проверки договоров ИИ
- Инвентаризация с
ИИ-сервисами за 5 минут - ГенИИ помогает составлять письма, служебные записки и аннотации
- 80% договоров проверяет
Ускорение бизнес-процессов
- В 3,5 раза сократилось время согласования договора
- В 5 раз меньше времени требует занесение писем
- До 30 секунд сократилось время распознавания первичных документов
- В 12 раз быстрее поиск доверенностей
- В 3 раза ускорилось согласование и подписание доверенностей
Цифровизация делопроизводства и договорной работы
- все договорные процессы регламентированы и прозрачны
- настроена интеграция Directum RX с другими информационными системами компании
ИИ-сервисы против рутины, рисков и ошибок
- 80% договоров проверяет
ИИ-агент - Экономия 2 FTE за счёт делегирования проверки договоров ИИ
- Инвентаризация с
ИИ-сервисами за 5 минут - ГенИИ помогает составлять письма, служебные записки и аннотации
Исполнитель
Компания Avis Expert — сертифицированный партнер Directum. Компания специализируется на внедрении систем электронного документооборота, систем потокового ввода документов и данных, систем автоматизации
Перед вами стоят похожие задачи?
Оставьте свои контакты и наш специалист свяжется с вами: расскажет о практике крупных проектов автоматизации, возможностях системы Directum и ответит на ваши вопросы.
