Счета на оплату
Проблема
Сотрудники тратят много времени на согласование счетов.
Нет единого реестра хранения документов, невозможно быстро найти нужный счет.
Сложно отследить своевременность оплаты, возникает риск неисполнения договорных обязательств.
Счета хранятся в открытом доступе, невозможно гарантировать безопасность данных.
Решение
Используйте удобный инструмент для работы с входящими и исходящими счетами на оплату:
- легко отслеживайте этапы работ со счетами и проверяйте статус оплаты;
- храните все выставленные компании счета в едином реестре;
- находите любой счет в пару кликов по реквизитам: номеру договора или наименованию организации;
- сохраняйте конфиденциальность данных благодаря разграничению прав доступа;
- ускоряйте согласование счетов и освобождайте время сотрудников на другие важные задачи.
Возможности решения
Создание счетов на оплату
В Directum RX можно заносить входящие счета на оплату, полученные от организации-контрагента, и создавать исходящие счета. Занести в систему счета можно как в электронном, так и в бумажном виде с помощью сканера. Счет можно связать с договором или дополнительным соглашением. Это помогает быстро находить весь комплект документов по одному договору.
В карточке счета указывается полная информация о нем. Благодаря этому найти счет в системе не составит труда. А настройки прав доступа на документ помогут обеспечить конфиденциальность данных.
Согласование входящих счетов на оплату
Входящие счета на оплату создаются в рамках договорной деятельности и поступают в организацию от контрагентов. Занесенный счет отправляется на согласование в соответствии с порядком, принятым в организации, по заранее настроенным процессам. Сотрудникам не надо запоминать, кому и в какой последовательности отправлять счет: система все сделает сама.
Согласующие получают задания, по которым можно:
- проверить обоснованность выставления счета;
- проверить содержание счета на соответствие поставленным целям и нормативным документам;
- убедиться, что у организации есть средства для оплаты;
- согласовать оплату счета или отправить задание на доработку.
После согласования оплаты счет автоматически конвертируется в формат PDF, а на подписанных счетах ставится штамп с информацией об электронной подписи. Ответственный сотрудник получает задание на проведение оплаты и переводит средства контрагенту. Когда задание будет выполнено, система уведомит участников процесса об оплате.
Отправка исходящих счетов на оплату
Для создания исходящего счета удобно использовать готовые шаблоны. Это помогает придерживаться утвержденной в организации типовой формы документа. При использовании шаблона в содержимое автоматически подставляются данные из карточки.
Из Directum RX можно отправлять контрагентам исходящие счета на оплату вместе с комплектом документов. Например, когда завершаются работы по одному из этапов договора, менеджер создает акт выполненных работ, а бухгалтер выставляет счет на оплату. Весь комплект документов отправляется на подписание контрагенту.
Хранение счетов в системе
В системе все созданные счета на оплату хранятся в списках «Входящие счета» и «Исходящие счета». С помощью гибкой фильтрации можно просматривать их в различных разрезах: по текущему состоянию, подразделению, контрагенту, периоду выставления счета. Это позволяет всегда быть в курсе расчетов с контрагентами.
Цифровизация в Directum RX охватывает полный цикл работы с входящими счетами от занесения в систему до согласования и формирования реестра, а также позволяет оформлять исходящие счета. Решение проработано и готово к внедрению в короткие сроки.
При необходимости для организации централизованного хранения финансово-хозяйственных документов, быстрого их поиска, подготовки к налоговым и аудиторским проверкам можно использовать решение «Финансовый архив».
