Планирование проектов

В работе компаний, которые применяют проектный метод при организации своей деятельности, планирование — неотъемлемый процесс. Для достижения поставленных целей и задач важно регулярно отслеживать ход работ, анализировать их состояние и при необходимости корректировать план.

Решение «Планирование проектов» упрощает эти процессы:

• руководителю проекта удобно планировать работы, контролировать их выполнение и ставить задачи исполнителям;
• исполнителям легко отслеживать последовательность выполнения этапов, анализировать плановую загрузку и отражать прогресс завершенности работ.

Все это происходит в единой среде, которая предоставляет быстрый доступ к задачам по проекту и необходимым документам. Последовательность, сроки выполнения и зависимости этапов друг от друга наглядно отображаются на диаграмме Ганта.

Решение расширяет функциональность модуля «Проекты» и позволяет в рамках одной системы решать задачи компании в области управления проектами на всех стадиях: от инициации и планирования до реализации и завершения.

Описание решения

Создание плана

План проекта составляется в отдельном окне, разделенном на две части: список этапов и диаграмму Ганта.

Окно планирования проекта

Список этапов отображается в виде таблицы. Ее внешний вид можно изменить: скрыть часть параметров и оставить видимыми только те, которые чаще всего используются в работе. В таблице удобно изменять структуру плана. Чтобы быстро поменять уровень вложенности, строку с этапом достаточно переместить вверх или вниз.

Диаграмма Ганта визуализирует план. В этой части можно быстро изменять параметры отдельных этапов, например, их длительность, дату начала и окончания, а также отмечать прогресс выполненных работ.

Детализация работ

Характеристики каждого этапа фиксируются в системе: назначается ответственный, обозначаются сроки выполнения и приоритет, добавляются ссылки на нужные документы.

Карточка этапа

Чтобы объединить смежные работы, можно создать раздел плана, а для обозначения ключевого события — веху. Эти элементы помогают структурировать план и визуально выделить наиболее важные его части.

Диаграмма Ганта

Если за раздел или отдельный этап назначен ответственный, ему можно отправить задачу на исполнение прямо из диаграммы.

Ресурсное планирование и анализ загрузки

Чтобы эффективно распределять сотрудников и их рабочее время по проектам, можно детализировать загрузку участников этапов. Достаточно добавить исполнителя и указать трудоемкость работ. При этом доступное время сотрудника высчитывается автоматически и отображается во всплывающем окне. Руководителю проекта не нужно помнить информацию о других работах сотрудника и тратить время на подсчеты.

Планирование ресурсов на этап

Для анализа загрузки можно отобразить панель с распределением ресурсов в календарном представлении.

Информацию на панели можно отфильтровать:

• по всему плану, чтобы отобразить загрузку всех участников плана;
• по конкретному этапу, чтобы оценить загрузку исполнителей этапа;
• по конкретному сотруднику, чтобы проанализировать его участие в работах по плану.

Пример фильтрации по этапу

Зависимости между этапами

Чтобы сохранить логическую последовательность в выполнении этапов, их можно связать друг с другом. Установка зависимостей между элементами нужна, чтобы систематизировать проект, особенно если над ним работают несколько команд из разных подразделений.

При добавлении зависимостей между этапами:

• детализируется порядок проведения работ;
• отражается, как изменения одного этапа могут повлиять на выполнение остальных.

Нарушенные связи отображаются красным цветом, и руководитель проекта может легко понять, что необходимо внести корректировки в дальнейший план работ.

Контроль исполнения работ

Чтобы проконтролировать работы по этапу, достаточно одного клика, и состояние работ отобразится в информационном окне в диаграмме. Благодаря этому руководитель проекта может определить, исполнение каких задач затягивается, и при необходимости скорректировать сроки или подключить к работе дополнительных исполнителей.

Информационное окно этапа

Подписание и изменение плана

Подготовленный план работ можно утвердить. В результате утвержденная версия становится недоступной для изменения. Если потребуется скорректировать ход работ, можно создать новую версию. Таким образом сохраняется история изменений проекта для дальнейшего анализа.

Импорт и экспорт плана

Если партнеры или коллеги работают в Microsoft Project, полученный от них план можно импортировать в Directum RX. А для обмена информацией с клиентами этапы плана можно экспортировать в формате, подходящем для вставки в другие программы управления проектами.

Бизнес-эффект

Решение «Планирование проектов»:

• увеличивает охват работ по проекту. Совокупность решения и модуля «Проекты» Directum RX предоставляет единое пространство для управления всеми стадиями проекта;
• упрощает механизм контроля выполнения работ за счет визуализации процесса;
• повышает эффективность распределения трудовых ресурсов на проектах благодаря возможности ресурсного планирования;
• сокращает время на поиск информации по проекту, например, заданий и документов благодаря фиксации ссылок на нужные объекты системы в диаграмме Ганта.