Планирование проектов

В работе компаний, которые применяют проектный метод при организации своей деятельности, планирование — неотъемлемый процесс. Для достижения поставленных целей и задач важно регулярно отслеживать ход работ, анализировать их состояние и при необходимости корректировать план.

Решение «Планирование проектов» упрощает эти процессы:

• руководителю проекта удобно планировать работы, контролировать их выполнение и ставить задачи исполнителям;
• исполнителям легко отслеживать последовательность выполнения этапов, анализировать плановую загрузку и отражать прогресс завершенности работ.

Все это происходит в единой среде, которая предоставляет быстрый доступ к задачам по проекту и необходимым документам. Последовательность, сроки выполнения и зависимости этапов друг от друга наглядно отображаются на диаграмме Ганта — главном инструменте решения.

Решение расширяет функциональность модуля «Проекты» и позволяет в рамках одной системы решать задачи компании в области управления проектами на всех стадиях: от инициации и планирования до реализации и завершения.

Описание решения

Создание плана. План проекта составляется в отдельном окне, разделенном на две части: список этапов и диаграмму Ганта.

Окно планирования проекта

Список этапов отображается в виде таблицы. Ее внешний вид можно изменить: скрыть часть параметров и оставить видимыми только те, которые чаще всего используются в работе. В таблице удобно изменять структуру плана. Чтобы быстро поменять уровень вложенности, строку с этапом достаточно переместить вверх или вниз.

Диаграмма Ганта визуализирует план. В этой части можно быстро изменять параметры отдельных этапов, например, их длительность, дату начала и окончания, а также отмечать прогресс выполненных работ.

Детализация работ. Характеристики каждого этапа фиксируются в системе: назначается ответственный, обозначаются сроки выполнения и приоритет, добавляются ссылки на нужные документы.

Карточка этапа

Чтобы объединить смежные работы, можно создать раздел плана, а для обозначения ключевого события — веху. Эти элементы помогают структурировать план и визуально выделить наиболее важные его части.

Диаграмма Ганта

Если за раздел или отдельный этап назначен ответственный, ему можно отправить задачу на исполнение прямо из диаграммы.

Зависимости между этапами. Чтобы сохранить логическую последовательность в выполнении этапов, их можно связать друг с другом. Установка зависимостей между элементами нужна, чтобы систематизировать проект, особенно если над ним работают несколько команд из разных подразделений.

При добавлении зависимостей между этапами:

• детализируется порядок проведения работ;
• отражается, как изменения одного этапа могут повлиять на выполнение остальных.

Нарушенные связи отображаются красным цветом, и руководитель проекта может легко понять, что необходимо внести корректировки в дальнейший план работ.

Контроль исполнения работ. Чтобы проконтролировать работы по этапу, достаточно одного клика, и состояние работ отобразится в информационном окне в диаграмме. Благодаря этому руководитель проекта может определить, какие задачи вызывают трудности, и при необходимости скорректировать сроки или подключить к работе дополнительных исполнителей.

Информационное окно этапа

Подписание и изменение плана. Подготовленный план работ можно утвердить. В результате утвержденная версия становится недоступной для изменения. Если в дальнейшем потребуется скорректировать ход работ, можно создать новую версию. Таким образом сохраняется история изменений проекта для дальнейшего анализа.

Импорт и экспорт плана. Если партнеры или коллеги работают в Microsoft Project, полученный от них план можно импортировать в Directum RX. А для обмена информацией с клиентами этапы плана можно экспортировать в формате, подходящем для вставки в другие программы управления проектами.

Бизнес-эффект

Решение «Планирование проектов»:

• увеличивает охват работ по проекту. Совокупность решения и модуля «Проекты» Directum RX предоставляет единое пространство для управления всеми стадиями проекта;
• упрощает механизм контроля выполнения работ за счет визуализации процесса;
• сокращает время на поиск информации по проекту, например, заданий и документов благодаря фиксации ссылок на нужные объекты системы в диаграмме Ганта.