Планирование проектов
Управление проектными работами и ресурсами с помощью диаграммы Ганта.
Проблема
При планировании проектов упускаются последовательности и зависимости между этапами работ.
Сложно отслеживается загрузка сотрудников, особенно если они заняты на нескольких направлениях одновременно.
В планах содержится неактуальная информация, а адаптировать их под новые условия и сроки долго.
Решение
Управлять проектами в электронном виде, чтобы:
- визуализировать планы работ по проектам;
- отображать связи между этапами, резервы времени и критический путь проекта;
- отслеживать доступные ресурсы и ставить задачи сотрудникам с учетом их загрузки;
- согласовывать по регламенту планы работ и оперативно получать замечания;
- контролировать ход работ по проекту, исполнение этапов и достижение вех;
- хранить всю информацию и историю изменений в защищенной корпоративной системе.
Возможности решения
Детальное планирование работ
Управление крупными проектами с десятками, а то и сотнями этапов отнимает у руководителей много времени. Сэкономить трудоемкость, упростить мониторинг и адаптацию планов поможет решение «Планирование проектов».
Руководитель составляет план работ: в несколько кликов создает этапы, устанавливает связи между ними, объединяет их в разделы и обозначает ключевые вехи проекта. План отображается в виде таблицы и диаграммы Ганта:
В карточке этапа руководитель указывает дополнительную информацию, например, описание и приоритет, вкладывает нужные документы и назначает исполнителей работ. Решение автоматически рассчитывает доступное время сотрудников с учетом их занятости на других проектах и календаря рабочего времени. Распределение трудоемкости по дням выводится на панели ресурсов.
Подробную информацию о загрузке сотрудников можно получить из отчета, который составляется по проекту, подразделению или всей организации:
Готовый план утверждают заинтересованные лица. Затем руководитель проекта инициирует работы: для этого достаточно отправить исполнителям задачи по созданным этапам. Все задачи по этапам собраны в отдельном списке, где руководителям удобно отслеживать работы своих подчиненных. Также контролировать исполнение плана помогает отчет, в котором приведена ключевая информация о проекте, его вехи, а также выполненные, просроченные и предстоящие этапы:
В процессе работы над проектом план легко проанализировать и при необходимости внести в него изменения. Например, на диаграмме Ганта можно отобразить критический путь и резерв времени. Так сразу видно, насколько можно продлить каждый этап без сдвига сроков проекта. Чтобы изменить сроки нескольких связанных этапов сразу, используется автопланирование. Изменения можно сохранить в новую версию прямо в окне плана, а если нужно — вернуться к предыдущей версии или сравнить их между собой.
Единое информационное пространство
«Планирование проектов» — незаменимый помощник руководителя с набором инструментов для работы с проектом в едином пространстве Directum RX. Использование системы обеспечивает:
- удобство — в системе хранится вся информация о плане проекта и история его изменений, а также задачи и переписка с исполнителями;
- конфиденциальность данных — система помогает установить для сотрудников разные права доступа к информации;
- безопасность — аутентификация пользователей, а также возможность работать без подключения к Интернету защищают корпоративные данные от внешних угроз.
Решение экономит время и финансы компании, так как не требует больших затрат на изучение и администрирование и не нуждается в установке дополнительного ПО. Кроме того, работа решения поддерживается в ОС на базе Linux, что обеспечивает его импортонезависимость.
