Планирование проектов
Проблема
При планировании проектов упускаются последовательности и зависимости между этапами работ.
Сложно отслеживается загрузка сотрудников, особенно если они заняты на нескольких направлениях одновременно.
Организация работ и учет затрат по плану выполняется вручную и занимает много времени.
Несвоевременно корректируются сроки и затраты на этапах проекта.
Решение
Управлять проектами в электронном виде, чтобы:
- визуализировать планы работ по проектам;
- отображать связи между этапами, резервы времени и критический путь проекта;
- отслеживать доступные ресурсы и ставить задачи сотрудникам с учетом их загрузки;
- согласовывать по регламенту планы работ и оперативно получать замечания;
- автоматизировать рутинные задачи по администрированию плана;
- контролировать ход работ по проекту, исполнение этапов и достижение вех;
- следить за соотношением плановых и фактических показателей по проекту и контролировать ход работ;
- хранить всю информацию и историю изменений в защищенной корпоративной системе.
Возможности решения
Детальное планирование работ
Управление крупными проектами с сотнями, а то и тысячами задач отнимает у руководителей много времени. Эффективно спланировать работы и ресурсы поможет решение «Планирование проектов».
Руководитель составляет план работ: в несколько кликов создает этапы, устанавливает связи между ними, объединяет их в разделы и обозначает ключевые вехи проекта. План отображается в виде таблицы и диаграммы Ганта:
В карточке этапа руководитель указывает дополнительную информацию, например, описание и приоритет, вкладывает нужные документы и назначает исполнителей работ. Решение автоматически рассчитывает доступное время сотрудников с учетом их занятости на других проектах и календаря рабочего времени. Распределение трудоемкости по дням выводится на панели ресурсов.
Подробную информацию о загрузке сотрудников можно получить из отчета, который составляется по проекту, подразделению или всей организации:
Для исполнения плана ответственные за этапы получают задания, в которых отчитываются о ходе работ. При этом решение берет на себя рутинные процессы:
- отправляет задачи при наступлении плановой даты начала или досрочно, если выполнены условия;
- рассчитывает трудоемкость, затраты и процент выполнения плана на основе его этапов.
Контролировать исполнение плана помогает отчет, в котором приведена ключевая информация о проекте, его вехи, а также выполненные, просроченные и предстоящие этапы.
В процессе работы над проектом план легко проанализировать и при необходимости внести в него изменения. На диаграмме Ганта отображается ход работ по задачам, критический путь и резерв времени. Так можно сразу определить, требуется ли продлить этап и на какой период это можно сделать без сдвига сроков проекта. Чтобы изменить сроки нескольких связанных этапов сразу, используется автопланирование. Изменения можно сохранить в новую версию прямо в окне плана, а если нужно — вернуться к предыдущей версии или сравнить их между собой.
Контроль за ходом работ
Для исполнения плана ответственные за этапы получают задания, в которых отчитываются о ходе работ. При этом решение берет на себя рутинные процессы:
- отправляет задачи при наступлении плановой даты начала или досрочно, если выполнены условия;
- рассчитывает трудоемкость, затраты и процент выполнения плана на основе его этапов.
Для выполнения задач по проекту назначаются ресурсы — трудовые и технические единицы. Для каждого ресурса можно задать несколько часовых ставок, чтобы учесть разные условия работ, удорожание и другие факторы, влияющие на затраты. Плановая трудоемкость ресурса указывается вручную, а плановые затраты рассчитываются автоматически на основе действующей ставки.
Для расчета фактических показателей проекта используется инструмент отметки трудозатрат. С его помощью сотрудники добавляют время, затраченное на выполнение работ, а руководители утверждают эти данные.
Далее руководитель может отслеживать плановые и фактические показатели для эффективного управления проектом.
Контролировать исполнение плана помогает отчет, в котором приведена ключевая информация о проекте, его вехи, а также выполненные, просроченные и предстоящие этапы.
На диаграмме Ганта отображается ход работ по задачам, критический путь и резерв времени. Так можно сразу определить, требуется ли продлить этап и на какой период это можно сделать без сдвига длительности проекта. Чтобы изменить сроки нескольких связанных этапов сразу, используется автопланирование. Изменения можно сохранить в новую версию прямо в окне плана, а если нужно — вернуться к предыдущей версии или сравнить их между собой.
Удобная настройка процессов и внешнего вида решения
С помощью инструментов no-code легко изменять бизнес-процессы и интерфейс системы прямо в проводнике, без среды разработки и кода. Это позволяет адаптировать стандартный порядок работы под структуру компании и ее специфику.
Например, можно изменить внешний вид обложки модуля — рабочего пространства руководителя проектов. Или настроить процесс выполнения работ по этапам проекта: добавить на схему процесса новые блоки, указать исполнителей или скорректировать сроки.
Единое информационное пространство
«Планирование проектов» — набор инструментов для работы с проектом в едином пространстве Directum RX. Решение обеспечивает:
- удобство — в системе хранится вся информация о плане проекта и история его изменений, а также задачи и переписка с исполнителями;
- конфиденциальность данных — система помогает установить для сотрудников разные права доступа к информации;
- безопасность — аутентификация пользователей, а также возможность работать без подключения к Интернету защищают корпоративные данные от внешних угроз.
Решение экономит время и финансы компании, так как не требует больших затрат на изучение и администрирование и не нуждается в установке дополнительного ПО. Кроме того, решение поддерживается в ОС на базе Linux, что обеспечивает его импортонезависимость.
