Планирование проектов

Возможности решения

Детальное планирование работ и ресурсов

Управление крупными проектами с сотнями, а то и тысячами задач отнимает у руководителей много времени. Детализировать работы и эффективно распределять ресурсы помогает решение «Планирование проектов».

Руководитель составляет план работ: в несколько кликов создает этапы, устанавливает связи между ними, объединяет их в разделы и обозначает ключевые вехи проекта. План отображается в виде таблицы и диаграммы Ганта:

В карточке этапа руководитель указывает дополнительную информацию и вкладывает нужные документы.

Для этапа проекта можно указать временные рамки: начало не ранее и окончание не позднее указанной даты. Это удобно, когда работы необходимо выполнить в определенный период, — например летом.

Чтобы стартовать работы по проекту, руководителю необходимо назначить ресурсы — исполнителей работ и технические единицы. Для каждого ресурса можно задать несколько часовых ставок: так получится учесть разные условия работ, возможное удорожание и другие факторы, влияющие на затраты.

Руководитель назначает ресурсы на этап и указывает их плановую трудоемкость. При этом плановые затраты рассчитываются автоматически на основе действующей ставки. Решение само вычисляет доступное время ресурсов с учетом их занятости на других проектах и календаря рабочего времени. Распределение трудоемкости по дням можно детально посмотреть на панели ресурсов.

При долгосрочном планировании работ, когда конкретные исполнители еще неизвестны, руководитель может назначать на этапы типовые ресурсы. Это абстрактные ресурсы, которые включают в себя сотрудников с определенной специализацией и квалификацией или оборудование с подходящим типом и характеристиками.

Распределить трудоемкость, рассчитанную на типовой ресурс, можно во время детализации плана: необходимо выбрать конкретных сотрудников или единицы техники.

Распределить работы по проекту можно и между командами. Для этого руководителю необходимо назначить на этап соответствующий ресурс. Его доступная трудоемкость также рассчитывается автоматически по проценту загрузки участников и производственных ресурсов в карточке команды.

Перед стартом работ руководитель детализирует план и распределяет загрузку между участниками команды.

Отчет о загрузке можно составить по проекту, подразделению, всей организации, а также по ресурсам с типом «Команда».

Управление финансами проекта

С помощью решения можно планировать финансовые операции на диаграмме Ганта и связывать их с этапами работ. Благодаря этому руководитель видит, как влияют изменения продолжительности этапов на даты платежей.

В карточке финансовой операции указывается ее вид, который отражает статью бюджета, а также направление движения денежных средств: финансирование, поступление или освоение. Плановое значение финансовой операции заполняется вручную, а фактическое считается автоматически по сумме связанных транзакций. Решение сравнивает эти значения и рассчитывает отклонения.

Денежный поток проекта, кассовые разрывы и задержку освоения инвестиций удобно отслеживать с помощью панели финансов. Информация об отклонениях от целевых показателей отображается также в карточке проекта.

Чтобы получить полную картину финансового состояния всего портфеля проектов, руководитель формирует сводный отчет. В нем можно фильтровать, группировать и сортировать данные, чтобы посмотреть информацию, например по определенному виду операции.

Полная информация о затратах проекта с учетом его финансовых операций отображается в карточке проекта и его плана.

Контроль за ходом работ

Во время исполнения плана ответственные за этапы получают задания, в которых отчитываются о ходе работ. При этом решение берет на себя рутинные процессы:

• отправляет задачи при наступлении плановой даты начала или досрочно, если выполнены условия;
• рассчитывает трудоемкость, затраты и процент выполнения плана на основе его этапов.

Для расчета фактических показателей проекта используется инструмент отметки трудозатрат. С его помощью сотрудники добавляют время, затраченное на выполнение работ, а руководители утверждают эти данные. Команды, которые используют Agile-доски, могут отмечать свои работы на тикеты, связанные с этапами плана. Отметки автоматически учитываются в фактической трудоемкости и затратах этапов.

Разницу между плановыми и фактическими трудозатратами можно посмотреть в отчете по выполненным работам. Также в нем отображается норма рабочего времени ресурсов.

Чтобы эффективно управлять проектом, важно отслеживать его плановые и фактические сроки, трудоемкость и затраты. Решение может автоматически вычислять отклонения по этим показателям и на их основе обновлять статус проблем в карточке проекта, портфеля или программы. Настройки ключевых показателей эффективности задаются в карточке вида проекта.

Контролировать выполнение плана помогает отчет, в котором приведена необходимая информация о проекте: его затраты, вехи, финансовые операции, а также выполненные, просроченные и предстоящие этапы.

На диаграмме Ганта отображается ход работ по задачам, критический путь и резерв времени. Так можно сразу определить, требуется ли продлить этап и на какой период это можно сделать без сдвига длительности проекта. Чтобы изменить сроки нескольких связанных этапов сразу, используется автопланирование. Изменения можно сохранить в новую версию прямо в окне плана, а если нужно — вернуться к предыдущей версии или сравнить их между собой.

Удобная настройка процессов и внешнего вида решения

С помощью инструментов no-code легко адаптировать интерфейс решения прямо в проводнике, без среды разработки и кода. Например, можно изменить внешний вид обложки модуля, а также состав вкладок и полей в карточках объектов управления и элементов плана.

Для детальной классификации работ можно настроить пользовательские типы элементов плана. Они визуально отличаются от других на диаграмме Ганта.

Также можно настроить бизнес-процессы: например, задать автоматическое создание тикетов при выполнении работ по плану. Это удобно, если сотрудники применяют гибкие методологии и активно используют Agile-доски. Для этого необходимо добавить и настроить блок «Тикет Agile-доски».

При отправке задачи определяется, к какой команде относится исполнитель. На основной доске этой команды создается тикет. Когда сотрудник завершает тикет, статус этапа в плане проекта обновляется автоматически.

Единое информационное пространство

Решение «Планирование проектов» — часть экосистемы Directum RX. Благодаря этому:

• план проекта, история его изменений, задачи и переписка с исполнителями всегда под рукой — данные хранятся в одном цифровом пространстве;
• корпоративная информация защищена от внешних угроз: есть аутентификация пользователей и возможность подключиться локально без доступа к интернету.

Решение помогает компаниям экономить время и финансы, так как нет больших затрат на изучение, администрирование и не требуется установка дополнительного ПО. Поддерживается работа в ОС на базе Linux, что обеспечивает полную импортонезависимость.