Оцифровка архивов

Оцифровка бумажных документов временного и постоянного срока хранения, а также создание единой базы сканов.

100%
документов систематизируются
и принимаются к учету
до 20 раз
увеличивается скорость поиска документов
до 12 раз
ускоряется подготовка к налоговым проверкам

Бумажный архив сохраняется в компаниях и после перехода на ЭДО, так как действующее законодательство не разрешает уничтожать оригиналы.

Оцифровка архива — тренд цифровой экономики и важный шаг для любой компании, которая хочет избавиться от обилия бумажной документации. Традиционные хранилища тормозят процессы, создают брешь в структуре безопасности, обходятся дорого. Оцифровка решает целый ряд проблем.

Проблема

В крупных организациях бумажные архивы занимают тысячи квадратных метров и миллионы коробов. В таких условиях замедляется поиск документов, подготовка к налоговым и другим проверкам.

Часто документы поступают в компанию через различные каналы (по почте, с курьером, по email, через операторов ЭДО) и хранятся в разных местах. Из-за этого оригиналы легко потерять.

Когда подразделения компании раскиданы по всей стране, а документы хранятся локально в одном архиве, получить к ним быстрый доступ невозможно. На оформление запроса, поиск нужного экземпляра, отправку уходит слишком много времени.

Решение

Оцифровать бумажные архивы и создать единую базу документов, чтобы:

  • хранить все сканы централизованно в электронном архиве Directum RX (финансовом, долговременном, кадровом или делопроизводственном);
  • обеспечить быстрый и удобный поиск нужной информации: в карточке указано местонахождение оригинала, достаточно нескольких кликов, — и документ найден;
  • гарантировать многопользовательский доступ к документу из разных мест и с разграничением прав;
  • быстрее готовить ответы на запросы контролирующих органов и представлять документы;
  • снизить трудозатраты на архивные процедуры (формирование учетных документов, контроль сроков хранения, уничтожение документов и т. д.);
  • уменьшить вероятность потери информации за счет разграничения прав доступа.

Как происходит оцифровка архивных документов

Для того чтобы запустить оцифровку, клиенту необходимо провести обследование и сканирование документов. В целях экономии выполнить эти работы можно самостоятельно или передать профильным компаниям.

На следующие этапы оцифровки лучше привлечь вендора. Это гарантирует качественный и быстрый результат.

Какие документы оцифровывает искусственный интеллект

  • Организационно-распорядительная документация
  • Кадровые документы
  • Бухгалтерские документы и отчетность
  • Финансовые и кредитные документы
  • Договорная документация

Два варианта оцифровки архивных документов

Система с набором интеллектуальных сервисов и решений для обработки любой текстовой информации.

Вариант поставки: локальный.

Сервис 100%-ного распознавания — облачный вариант поставки Directum Ario One. Клиент передает объем сканов для распознавания, а взамен получает верифицированный текстовый контент в электронном виде.

Нужен бюджет на покупку коробочной поставки, внедрение, настройку, адаптацию системы под бизнес-процессы компании.

Не требует локальных мощностей и сервера.

Идеальный вариант для организаций, чья политика безопасности предписывает работать с документами только внутри корпоративной сети.

Документы обрабатываются во внутреннем контуре клиента. Гарантируется безопасность передаваемых и обрабатываемых данных. SLA закреплен в договоре.

Гарантирует высокий процент распознавания.

Сервис обрабатывает сканы, предоставленные клиентом, в короткие сроки и без участия сотрудников. Точность распознавания — 100%.

Сотрудники клиента вручную верифицируют результат распознавания.

Верификация проходит через облачных операторов.

Наполняет карточки электронных документов извлеченными данными.

Сервис извлекает текстовый слой и индексирует документы. Это необходимо для того, чтобы в дальнейшем искать сканы в архивной системе по реквизитам или тексту.

В процессе работы интеллектуальные механизмы в составе сервиса дообучаются на новых примерах, что улучшает качество извлечения данных.

Интеграция с решениями «Финансовый архив» и «Долговременный архив».

Интеграция с решениями «Финансовый архив» и «Долговременный архив».

  • Описание
  • Затраты на ПО и услуги
  • Безопасность
  • Распознавание
  • Верификация
  • Индексирование
  • Создание единой информационной базы

Система с набором интеллектуальных сервисов и решений для роботизации процессов обработки любой текстовой информации. Вариант поставки: локальный.

Сервис 100%-ного распознавания — облачный вариант поставки Directum Ario One. Клиент передает объем сканов для распознавания, а взамен получает верифицированный текстовый контент в электронном виде.

Нужен бюджет на покупку коробочной поставки, внедрение, настройку, адаптацию системы под бизнес-процессы компании.

Не требует локальных мощностей и сервера.

Идеальный вариант для организаций, чья политика безопасности предписывает работать с документами только внутри корпоративной сети.

Документы обрабатываются во внутреннем контуре клиента. Гарантируется безопасность передаваемых и обрабатываемых данных. SLA закреплен в договоре.

Гарантирует высокий процент распознавания.

Сервис обрабатывает сканы, предоставленные клиентом, в короткие сроки и без участия сотрудников. Точность распознавания — 100%.

Сотрудники клиента вручную верифицируют результат распознавания.

Верификация проходит через облачных операторов.

Наполняет карточки электронных документов извлеченными данными.

Сервис извлекает текстовый слой и индексирует документы. Это необходимо для того, чтобы в дальнейшем искать сканы в архивной системе по реквизитам или тексту.
В процессе работы интеллектуальные механизмы в составе сервиса дообучаются на новых примерах, что улучшает качество извлечения данных.

Рассчитать стоимость оцифровки архива

Какой электронный архив выбрать

Финансовый архив

для оперативного хранения первичных документов

Сервис 100%-ного распознавания интегрируется с финархивом Directum RX. Сразу после обработки ИИ-инструментами документы попадают в единую базу, где хранятся с обеспечением целостности и воспроизводимости в течение всего срока использования. В финархиве можно легко и быстро найти комплект документов для представления в контролирующие органы.

Долговременный архив

для хранения документов с соблюдением требований архивного законодательства

Оцифрованные документы постоянного и длительного срока хранения (свыше 10 лет) можно централизованно передать в долговременный архив Directum RX. Здесь соблюдаются правила архивного делопроизводства, сохраняется целостность и воспроизводимость электронных документов на протяжении всего срока хранения.

Хранилище данных

для быстрого доступа и удобного хранения сканов

После оцифровки документы можно загрузить в структурированную систему папок Directum RX. Это необходимо для функционального, регламентированного хранения и использования скан-копий бумажных документов.

Опыт клиентов

Закажите бесплатную консультацию по решению

6

Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами