Оцифровка архивов
и постоянного срока хранения, а также создание единой базы
100%
документов систематизируются и принимаются к учету
до 20 раз
сокращается среднее время поиска документов
в 12 раз
раз ускоряется подготовка к налоговым и прочим проверкам
Оцифровка архива — создание
После оцифровки бумажный архив сохраняется, так как действующее законодательство не разрешает уничтожать оригиналы. При этом создание единой электронной базы документов решает сразу ряд проблем — обеспечивает нужную степень конфиденциальности и ускоряет поиск информации.
Проблема
- В крупных организациях бумажные архивы занимают огромные площади. В таких условиях замедляется поиск документов, подготовка к проверкам контролирующих органов.
- Часто документы поступают в компанию через различные каналы (по почте, с курьером, по
e-mail , через операторов ЭДО) и хранятся в разных местах.Из-за этого оригиналы легко потерять. - Когда подразделения компании раскиданы по всей стране, а документы хранятся локально в одном архиве, получить к ним быстрый доступ невозможно. На оформление запроса, поиск нужного экземпляра, отправку уходит слишком много времени.
- Постоянно нужно закупать архивные короба, стеллажи и шкафы. Растут расходы на внеофисное хранение, выемку и поиск документов при необходимости.
Решение
Оцифровать бумажные архивы и создать единую базу документов, чтобы:
- хранить все сканы и электронные документы централизованно в электронном архиве Directum RX (можно организовать оперативный доступ и долговременное хранение);
- обеспечить быстрый и удобный поиск нужной информации: в карточке указано местонахождение оригинала, достаточно нескольких кликов, — и документ найден;
- гарантировать многопользовательский доступ к документу из разных мест и с разграничением прав;
- быстрее готовить ответы на запросы контролирующих органов и представлять документы;
- снизить трудозатраты на архивные процедуры (формирование учетных документов, контроль сроков хранения, уничтожение документов
и т. д. ); - уменьшить вероятность потери информации за счет резервного копирования.
Как происходит оцифровка документов
Для того чтобы запустить процесс, клиенту необходимо провести обследование и сканирование документов. Выполнить эти работы можно самостоятельно или передать профильным компаниям.
Какие документы оцифровывает искусственный интеллект:
Организационно-распорядительную документацию- Бухгалтерские документы
- Финансовые и кредитные документы
- Договорную документацию
- Регламентирующие документы (ЛНА, ЛНД и т.п.)
- Кадровые документы
Два варианта оцифровки бумажного архива
Обучение
Результат распознавания
Верификация
Определение документа в дело
Трудоемкость
(обучение моделей)
Какой электронный архив выбрать
В Directum RX есть несколько видов архивов: выберите, какой подходит вашей компании.
Уже используют
Экосистема готовых решений
Изучите другие решения на базе российской интеллектуальной платформы Directum RX
