Проектно-сметная документация
Проблема
Компания несет большие финансовые затраты на поддержание архива бумажных оригиналов.
Сотрудники не могут оперативно согласовать документацию, находясь в другом филиале или работая удаленно.
Из-за большого объема архивных документов много времени уходит на поиск.
Сотрудники тратят много времени на работу с ПСД и подготовку информации для государственной экспертизы: один пакет документов может включать тысячи страниц.
Решение
Перейти на цифровой формат работы с ПСД:
- хранить всю проектно-сметную документацию в цифровом формате согласно требованиям ГОСТ;
- оперативно согласовывать и подписывать проектную и рабочую документацию, акты сверки и накладные в электронном виде;
- совместно работать над ПСД территориально распределенным сотрудникам;
- визировать сразу несколько документов в один клик благодаря механизму массового подписания;
- оперативно находить документы по конкретному проекту;
- быстро выгружать документы для передачи на Главгосэкспертизу, дорабатывать их по результатам проверки и утверждать итоговый протокол рассмотрения.
Возможности решения
Хранение проектно-сметной документации
ПСД хранится в Directum RX в соответствии с государственными стандартами. Структура архива формируется автоматически в момент загрузки документа в систему. Для определения его местоположения используются настроечные справочники, при этом пользователь может сам задать путь размещения документа при передаче данных.
В архиве ПСД можно:
- оперативно находить папку с документами по ее наименованию;
- посмотреть всю информацию по конкретному объекту проектирования через его карточку;
- объединить документы в общий PDF.
Объект проектирования — это сооружение, которое необходимо построить или отремонтировать. В системе хранится следующая характеристика: информация по планам проектирования и экспертизам, сроки предоставления и подписания документации, ответственные за согласование и другие данные.
Работа с заданиями на проектирование
Задание на проектирование — документ, в котором отражаются требования к планировочным, архитектурным, инженерным и технологическим решениям, свойствам объекта, его основным параметрам и другие условия.
Работа с заданиями на проектирование в Directum RX делится на два крупных этапа:
- Согласование и утверждение.
- Регистрация, печать и отправка на исполнение.
Вместе с заданием на проектирование сотрудники создают и отправляют на согласование исходно-распорядительные документы (ИРД) — графические и текстовые материалы, содержащие информацию и условия для дальнейшей разработки проектной документации.
В системе есть отдельный процесс по актуализации и ведению ИРД. Directum RX заблаговременно отправляет ответственным задачи с напоминаем вложить нужные документы или указать, что это не требуется. Благодаря гибкой настройке прав доступа ответственный может изменить только те документы, по которым действительно нужны корректировки.
Журнал и группа регистрации заполняются автоматически. После каждого этапа можно преобразовать документ в PDF, а в процессе согласования выдать или изменить права на документ у определенной группы сотрудников.
Массовое подписание
Ежедневно руководителям приходят сотни заданий на согласование и утверждение документации. Заходить в каждое для выполнения однотипной операции — трудоемко. В системе из общего списка можно выбрать конкретные задания на проектирование и единовременно их подписать.
Руководители визируют документы с помощью простой, усиленной неквалифицированной или усиленной квалифицированной электронных подписей.
Рассмотрение проектной и рабочей документации
Процесс включает множество этапов. Среди них:
- согласование проектной документации (ПД);
- согласование рабочей документации (РД);
- передача и согласование накладной;
- согласование актов сверки;
- выгрузка на Главгосэкспертизу;
- рассмотрение ПД по результатам экспертизы;
- утверждение итогового протокола рассмотрения документации.
Работа с замечаниями
При согласовании большого количества документов разного вида пользователи системы могут собрать все замечания к ним в одну запись справочника. При этом у рецензентов есть индивидуальные карточки с замечаниями, на основании их система формирует единый протокол рассмотрения ПСД со всеми примечаниями.
Удобное рецензирование
Если нужно оставить примечания к конкретному документу, рецензенты могут сделать это непосредственно в самом PDF-файле. Такой формат защищает текст от внесения несогласованных изменений. Чтобы избежать конфликтов при работе нескольких рецензентов, каждый из них вносит примечания в свою версию документа, а потом они автоматически сливаются в одну.
Итоговый согласующий рассматривает и утверждает общий список корректировок. Система автоматически формирует протокол со всеми примечаниями. При этом учитываются даже заметки, оставленные графическим инструментом, например, карандашом.
Выгрузка на Главгосэкспертизу
Благодаря тому, что ПСД хранится в Directum RX в соответствии с ГОСТ (в папках, настроенных по принятым стандартам), ее можно быстро выгрузить для передачи на Главгосэкспертизу.
Сотруднику не надо вручную формировать необходимый комплект документов и менять название папок. Архив выгружается с автогенерируемым паролем, который приходит пользователю на электронную почту.
При подготовке документов к экспертизе сотрудник может:
- настраивать группы выгрузки;
- регулировать виды документов для проверки;
- экспортировать ПСД из папок.
Если по итогу рассмотрения документы вернули с замечаниями, Directum RX направляет их на исправление. Один документ — это одна задача на работу с примечаниями.
