ЭДО внутренних первичных документов
Проблема
Компания несет расходы на печать, обработку, хранение и доставку бумажных документов в филиалы.
В компаниях со сложной оргструктурой документы долго утверждаются или вообще остаются без подписи. Невозможно оперативно отследить, на какой стадии процесс.
Сложности с подписанием документов в срок. Например, из-за отпуска руководителя или отсутствия компьютера у сотрудников с разъездным типом работы.
Существует риск ошибок и дублирующих операций. Для повышения качества работы руководство вынуждено увеличивать штат сотрудников.
Несвоевременная сдача отчетности может привести к штрафам от налоговой и отразиться на зарплате бухгалтера.
Решение
Перевести внутренние первичные документы в электронный вид с помощью Directum СЭД+, чтобы:
- экономить на печати, хранении и доставке документов;
- контролировать согласование и подписание;
- подписывать документы с любых устройств с помощью ПЭП и НЭП, а после — проводить в учете в течение 1 рабочего дня;
- освободить специалистов от рутины и оптимизировать работу бухгалтерии за год на 15% или 23 FTE;
- быстро находить по реквизитам документы, которые хранятся в электронном архиве с сохранением юридической значимости.
Государство поддерживает цифровизацию бухгалтерского учета
- Гражданский кодекс РФ говорит о возможности обмена цифровыми документами.
- 63-ФЗ подтверждает равнозначность собственноручной и электронной подписи (ЭП).
- 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» дает определение понятию «электронный документ» и другим терминам.
- Федеральный закон № 402 «О бухгалтерском учете» разрешает составлять первичный учетный документ как на бумаге, так и в электронном виде.
- Приказ Росархива № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов» описывает сроки хранения документов, которые образуются в процессе деятельности организаций.
- ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» приводит правила определения видов подписей для бухгалтерских документов.
Основные виды внутренних бухгалтерских документов, с которыми можно работать в цифре
Возможности решения
В Directum СЭД+ можно организовать полноценный цикл работы с внутренними первичными документами. А именно: создавать, согласовывать, подписывать, хранить и оперативно выгружать для проверок. Подлинность документов обеспечивает электронная подпись — система поддерживает работу со всеми видами ЭП.
Простое создание документа
Внутренние первичные документы составляются преимущественно в учетной системе. С помощью инструментов интеграции к ERP можно настроить автоматический перенос данных и печатной формы документа в
Настройка маршрутов согласования
Для каждого вида первичного документа предусмотрен четкий порядок обработки в соответствии с регламентами компании. При отправке документа на согласование сотруднику не нужно задумываться, кому и как отправить документ. В зависимости от параметров документа система сама подберет типовой маршрут, определит ответственных и подписантов.
В компаниях с сложным функционально-административным подчинением настроить процесс согласования можно самостоятельно. С помощью no-code-инструментов задается свой набор параметров. А когда настроек согласования недостаточно, любые задачи организации можно решить на уровне low-code. Например, настроить гибкую систему назначения и управления замещениями, которые учитывают периоды отсутствия, подчиненность и ограничение доступа к документам. Это позволяет не останавливать работу при отсутствии ключевых сотрудников.
В системе настроены связи между документами. Чтобы согласующие могли оперативно просмотреть весь комплект, первоначальный учетный документ связывается с теми, которые «рождаются» в процессе работы. Например, для контроля за движением активов организации создаются специальные комиссии. По итогам проверки они составляют заключения. Если неиспользуемые материальные ценности прошли дополнительную проверку о пригодности, это подтверждает протокол осмотра. В рамках одной задачи на согласование можно увидеть, что протокол связан с первоначальным документом — актом приема-передачи.
Подписание всеми видами ЭП
Для подписания документов участники используют электронные подписи. Directum СЭД+ поддерживает работу с ПЭП, НЭП, КЭП. Также в системе реализовано использование машиночитаемой доверенности, регистрационный номер которой отражается в отметке об электронной подписи. Если сотруднику выдана доверенность на бумажном носителе, то скан-образ ее привязан к ЭП и может быть вложен в задачу на подписание. В любой момент можно сформировать отчет «Лист согласования» со списком подписей и комментариями согласующих. После подписания бухгалтер получит задание на проведение документа в учетной системе.
Чтобы все действия с документами внутри организации имели юридическую значимость, в компании нужно создать локальные нормативные акты и ознакомить с ними сотрудников. А также потребуется дополнить регламенты о том, что ЭП приравнивается к собственноручной подписи на бумаге.
Для сотрудников с разъездным типом работы предусмотрена возможность подписания через мобильное приложение. Пользователи проставляют на документах ПЭП или НЭП в личном кабинете с телефонов или планшетов. Работники, у которых нет доступа к компьютеру, используют инфокиоски.
Работа с разными юридическими лицами
В компаниях со сложной оргструктурой и параллельным административным и функциональным подчинением настраивается интеграция со справочниками компании. Так система может проверить, каким юридическим лицом (ЮР) должно быть произведено подписание.
Также благодаря интеграции со справочниками, определяются необходимые для согласования административно-функциональные руководители подразделения. Одновременно идет проверка, есть ли право подписи у сотрудника и не находится ли он в отпуске. Сделано это для того, чтобы работа шла без задержек.
Поиск и выгрузка документов
Ускорить поиск внутренних документов в реестре помогут группировка по видам и панель фильтрации. Также можно воспользоваться полнотекстовым поиском. Достаточно ввести фрагмент текста в запрос, и система с учетом словоформ и синонимов быстро выдаст нужный вариант.
Доступ к данным регулируется с помощью настройки прав пользователей. В некоторых случаях возможно использовать запрет просмотра, если документы содержат, например, коммерческую тайну.
При необходимости в Directum СЭД+ можно настроить выборку из сотен и тысяч документов по различным реквизитам или заданным критериям (тип, МОЛ, период и т.д.). Для отчетности или проверок сотрудники смогут в один клик выгрузить документ из системы вместе со связанными документами.
Хранение документов
Оперативный доступ и хранение всех видов документов на протяжении 5 лет можно организовать в финансовом архиве. За счет интеграции сотрудники могут обращаться к архивным документам напрямую из учетной системы. В УС возвращается статус и/или ссылка на документ.
В некоторых случаях внутренние документы подлежат длительному хранению — более 10 лет. Например, по основным средствам в период их эксплуатации или капитальному строительству. Для решения этой задачи подойдет долговременный архив. Юридическая значимость при продолжительном хранении поддерживается за счет регулярных штампов времени и электронной подписи в формате CAdES-A. Метка доверенного времени в долговременном архиве подтверждает, что сертификат ЭП был действующим в момент подписания.
Экосистема решений Цифровой бухгалтерии
Мы знаем, с какими задачами ежедневно сталкиваются бухгалтеры, экономисты и финансисты. Им в помощь специально разработаны современные цифровые инструменты и сервисы.
