Регламентирующие документы

Какие документы относятся к регламентирующим

Система Directum RX работает с широким спектром документов. Локальные нормативные акты/документы (ЛНА/ЛНД) — это их часть, документы системы менеджмента качества (СМК) тоже являются подмножеством регламентирующих документов. Для удобства выделен набор категорий и видов, другие можно настроить самостоятельно. Например, категория «Управление закупками и договорами», вид «Положение» или другой пример: категория «Документы СМК» и вид «Стандарт».

Возможности решения

Система Directum RX цифровизирует работу с регламентирующими документами и упрощает трудоемкие процедуры на всех этапах жизненного цикла:

Единый реестр регламентирующих документов и обложка решения предоставляют самые нужные инструменты для работы ответственных пользователей. С помощью обложки можно быстро перейти к действиям с документами. Список можно отфильтровать, например, по видам, категориям или нашим организациям.

Реестр регламентирующих документов

Редакции регламентирующего документа

Реестр приказов, которые вводят в действие регламентирующие документы

Для каждого регламентирующего документа можно посмотреть предыдущие и следующие редакции при их наличии.

При создании новой редакции документа не нужно заново заполнять карточку. Вся информация, например список ознакомления, заполняется автоматически по аналогии с данными предыдущей редакции.

Кроме того, есть возможность в один клик перейти в реестр приказов, которые вводят в действие регламентирующие документы.

Инициирование разработки документов

Потребность в новом регламентирующем документе или актуализации текущего может возникнуть при:

• получении запроса от сотрудников компании;
• плановой дате по графику разработки и актуализации документов;
• вступлении в силу новых законодательных или иных нормативных правовых актов органов государственной власти РФ и ее субъектов;
• изменениях в организации, ее структуре, процессах, положениях или правилах.

Обычно назначается ответственный или служба, которые разрабатывают, контролируют и подписывают новые регламентирующие документы, а также актуализируют существующие. Такие специалисты привлекают авторов к созданию документов и назначают ответственных в подразделениях. В едином цифровом пространстве эти процессы можно стартовать задачами в Directum RX либо тикетами на цифровой Agile-доске.

Разработка регламентирующих документов

Сотрудник, ответственный за регламентирующий документ, в пару кликов может создать новый документ или редакцию существующего, а также настроить список ознакомления. Вся информация о документе заполняется в его карточке.

Карточка регламентирующего документа

Список ознакомления регламентирующего документа

Согласование и утверждение регламентирующих документов

После разработки сотрудник отправляет документ на согласование. Задания на каждом этапе формируются автоматически, и можно не задумываться, кому отправить документ дальше.

Кроме того, регламентирующий документ можно согласовать и подписать вместе с приказом о введении его в действие. Для этого достаточно вложить его в задачу на согласование приказа.

Схема согласования регламентирующего документа

Схема согласования приказа

Для согласования и утверждения документов участники используют электронные подписи. В любой момент можно сформировать отчет «Лист согласования» со списком подписей и комментариями согласующих.

Чтобы на новом круге рецензирования не перечитывать весь текст и посмотреть только внесенные правки, сотрудники применяют интеллектуальное сравнение документов. Оно доступно в поставке Directum RX Intelligence. Сравнивать можно как две версии одного документа, так и две редакции документа при его актуализации. При этом документы могут быть в разных форматах, например, в PDF, DOCX или JPG.

После сравнения в системе формируется PDF-отчет, в нём значимые различия версий выделяются цветом. Подробная информация отражается в примечаниях к фрагментам.

Сравнение редакций документа

Результаты сравнения в PDF-отчете

Ознакомление и публикация

Список ознакомления легко подобрать по должности, подразделению, по группе участников, зафиксировать список в карточке и сохранить для дальнейшего использования.

Ознакомиться с регламентирующим документом сотрудники могут на своем компьютере или смартфоне в удобное время и в комфортной обстановке. Задание на ознакомление придет в системе Directum RX, в мобильных приложениях Directum Jazz или Directum Solo. Контролировать процесс ознакомления можно по переписке в задаче или из отчетов. При необходимости для неавтоматизированных пользователей можно распечатать лист ознакомления на бумаге.

Ознакомление с регламентирующим документом в Directum RX

Компания может организовать удобный доступ к регламентирующим документам в системе Directum RX с помощью общих папок, использовать решение «База знаний» или реализовать публикацию на внутренний портал организации.

Актуализация регламентирующих документов

Система заранее предупреждает о завершении действия регламентирующего документа автора и куратора. Затем в зависимости от актуальности документа сотрудники выполняют необходимые действия: продлевают срок действия, отмечают устаревшим, создают новую редакцию и вносят изменение в ее содержимое.

При актуализации редакция документа сразу имеет список ознакомления на основе предыдущего. Ответственный видит, кто ранее был ознакомлен с предыдущей версией, а кого нужно добавить.

Сотрудники могут отправить запрос на разработку или обновление регламентирующего документа. Куратор получает задание на рассмотрение этого запроса и решает, что с ним делать:

• принять в работу и отправить ответственному поручение на разработку нового документа или создание редакции существующего;
• отказать в выполнении;
• переадресовать рассмотрение запроса другому сотруднику, если это относится к его зоне ответственности;
• отложить работы и занести их в перечень задач по ведению регламентирующих документов в организации. Или можно использовать решение «Agile-доски» — визуальный инструмент для распределения и отслеживания работ команды.

Дальнейшие работы легко отслеживать благодаря совместной работе команды в единой цифровой среде Directum RX. Процесс актуализации становится прозрачным и контролируемым.

Предусмотрена процедура отмены действия регламентирующего документа, которую легко запустить и настроить по принятым в организации правилам.

Поиск информации с помощью ИИ

В организациях может накапливаться большое количество регламентирующих документов. Ориентироваться в таком объеме информации непросто. Чтобы быстро найти нужную, применяется вопросно-ответный поиск с помощью генеративного ИИ.

Формулировать вопрос можно в свободной форме. ИИ проанализирует все подходящие документы и подготовит краткий ответ со ссылкой на источники:

Вопросно-ответный поиск информации в документах

Архивное хранение

Часть регламентирующих документов, например, устав, штатное расписание, различные политики, имеют длительные сроки хранения. В карточке каждого документа указывается дело, на основании которого определяется период хранения.

Для обеспечения архивных процедур используйте «Долговременный архив», тогда подписи даже через 50 лет и далее останутся действительными и легитимными.

Почему клиенты выбирают это решение

• Полный цикл работ с регламентирующими документами. Легко выполнять широкий спектр действий с документами: от инициации до передачи в архив, различные варианты ознакомления и публикации, контроль актуальности, отчетность и т.д.
• Полнофункциональный поиск и автоматический контроль сроков действия документов, снижение трудоемкости управляющих действий на всем жизненном цикле документов.
• Управление правами доступа, отслеживание истории коммуникации по документу, изменений по редакциям и версиям.
• Единые подходы и методология управления изменениями регламентирующих документов. Основы методики организации работы с управленческой документацией входят в поставку и ускоряют внедрение.
• Адаптация без программирования карточек и форм. Настраиваемая иерархия и структура группировки документов.
• Использование интеллектуальных сервисов Directum Ario для сверки версий или редакций.

Как подобрать оптимальное решение под ваши задачи?

Решение «Регламентирующие документы» нацелено на специфические задачи, которые возникают при работе с управленческой документацией. В линейке Directum есть продукт с похожей функциональностью, но другими характеристиками. Клиент может выбрать любое в зависимости от потребностей либо интегрировать решения.