Ознакомление с ЛНА
Проблема
Ознакомление сотрудников с ЛНА на бумаге может затягиваться из-за многообразия документов и большого числа участников, в том числе распределенных территориально.
Для каждой категории работников требуется вручную подобрать перечень ЛНА для ознакомления при трудоустройстве и изменении условий труда — это долго и трудоемко.
«Бумажный» процесс непрозрачен и не поддается контролю.
Несвоевременное ознакомление приводит к нарушению регламентов компании и простоям.
Решение
Перевести управление ЛНА в цифру:
- создавать, согласовывать и утверждать акты в электронном виде;
- формировать списки ЛНА для отдельных категорий и должностей — при приеме, переводе сотрудника и других изменениях перечень регламентов для ознакомления подтягивается автоматически;
- контролировать ознакомление с актами и их подписание в несколько кликов;
- систематизировать весь список внутренних регламентов в одном реестре.
Возможности решения
Создание и подписание документа
Ответственный сотрудник создает в системе или загружает готовый локальный нормативный акт (ЛНА). После этого он в пару кликов из карточки документа отправляет его на согласование и подписание. Список заинтересованных сотрудников указывается в карточке перед отправкой.
Введение локальных нормативных актов в действие
Локальные нормативные акты вводятся в действие подписью руководителя или отдельным приказом. Создать приказ и отправить его на подписание можно из карточки ЛНА. Документы автоматически связываются друг с другом. Это облегчает поиск приказа о введении в действие. Если ЛНА утратил силу, приказ также признается устаревшим.
Настраиваемые списки ознакомления
Комплект локальных нормативных актов, которые должен знать сотрудник, может отличаться в пределах компании. Чем крупнее организация, тем больше времени уходит на подбор документов для каждого специалиста и массовое ознакомление с новым документом. При работе с решением ответственным не приходится каждый раз искать документы или вести бумажные журналы ознакомления. Система сама определяет:
- какие документы отправить сотруднику, в зависимости от специфики его работы: должности, подразделения или иных признаков;
- кому из сотрудников нужно ознакомиться с ЛНА и использовать его в работе.
При составлении перечня суммируются все списки, в которые входит документ или сотрудник. Те, кто ранее знакомился с документом, автоматически исключаются из процесса ознакомления.
Критерии отбора задаются при настройке решения или создании нового документа.
Ознакомление сотрудников с ЛНА
Сотрудник получает задание на ознакомление с ЛНА в личном кабинете. Он может открыть документы на своем компьютере или смартфоне и ознакомиться с ними в удобное время и в комфортной обстановке.
Реестр локальных нормативных актов
Нужные документы всегда под рукой: ЛНА и приказы об их введении в действие доступны в реестре локальных нормативных актов. С помощью гибкого механизма фильтрации можно оперативно получить доступ к списку в различных разрезах: например, по дате, статусу, виду документа или автору.
Рядовые сотрудники без доступа к списку ЛНА могут использовать стандартные инструменты поиска в системе: по критериям или через папки поиска.
Удобный контроль за ходом ознакомления
Чтобы ознакомление с документами не затягивалось, ответственный за ЛНА может следить за процессом с помощью специального отчета. В нем отображается, кто из сотрудников ознакомился с документами, отказался от подписания или еще не прочитал задание. Отчет по документу легко сформировать прямо из его карточки.
Сводный отчет помогает оценить статус ознакомления с ЛНА в целом или по конкретному подразделению.
