Финансовый архив
Централизованное хранение финансово-хозяйственных документов, быстрый поиск документов, подготовка к налоговым и аудиторским проверкам.
Проблема
- Затраты на хранение бумажных документов составляют значительную часть бюджета компании.
- Сложно контролировать факт отправки, получения и возврата документов.
- Сроки представления отчетности контролирующим органам срываются из-за трудоемкого поиска документов в архиве.
- Трудно вести параллельно бумажный и электронный архив. Может быть путаница с каналом доставки документов и местом их хранения.
Решение
Внедрить электронный финансовый архив Directum RX, чтобы:
- централизованно хранить электронные и отсканированные бумажные документы;
- сократить время на обработку документов благодаря встроенным интеллектуальным сервисам (при выборе поставки системы Directum RX Intelligence);
- поддерживать неизменность и юридическую значимость документов, подписанных ЭП;
- ускорить представление документов в контролирующие органы за счет удобной фильтрации и выгрузки экземпляров с подписями обеих сторон;
- облегчить хранение и поиск документов благодаря их связыванию в единый комплект.
Возможности решения
Единое хранилище электронных и бумажных документов
В финансовый архив Directum RX заносятся:
- документы, которые контрагент прислал через сервис обмена, например, СБИС или Диадок (требуется при подключении модуля интеграции);
- исходящие финансово-хозяйственные документы, которые загружаются в финархив Directum RX после формирования их в учетной системе;
- договорные документы, которые поступили от контрагентов, созданы в Directum RX или синхронизировались из учетной системы;
- скан-копии бумажных документов, полученные от контрагентов.
Интеллектуальные сервисы за человека заполняют все необходимые реквизиты документов, занесенных в систему, например, определяют их вид и содержание, указывают данные контрагента и нашей организации. Сотруднику остается проверить корректность и полноту занесения документов. Система помогает ему в этом, подсвечивая поля карточки, правильность которых вызывает сомнение.
Использование встроенных интеллектуальных механизмов доступно в варианте поставки Directum RX Intelligence.
Контроль полноты архива
В решении предусмотрены специальные списки для отслеживания подписания документов. С их помощью сотрудники быстро находят экземпляры, у которых отсутствуют скан-копии и по которым ожидается подписание.
Если в списке «Ожидают подписания» есть документы, ответственный отслеживает их согласование. Например, звонит контрагентам или организует подписание в компании. А если документы находятся в списке «Отсутствуют скан-копии», то ответственный за финансовый архив может отправить сотрудникам задачи на занесение отсканированных экземпляров.
Удобный поиск по архиву
Если документы хранятся в бумажном виде, на их поиск зачастую тратятся часы, а иногда дни. В финансовом архиве Directum RX сотрудники оперативно находят документы и формируют комплекты по заданным критериям: тип документа, контрагент, период и т.д., например, для сверок с поставщиками.
Быстрая подготовка к налоговым проверкам
В Directum RX сотрудники оперативно собирают документы для представления в контролирующие органы. Доступна как выборочная, так и массовая выгрузка документов. Например, для массовой выгрузки можно привязывать все первичные учетные документы к соответствующему договору. Чтобы экспортировать документы, достаточно задать критерии и в два клика выгрузить все данные в нужном формате.
Дополнительно скачивается отчет с результатами.
Финансовый архив может интегрироваться с налоговыми витринами данных. Это позволит перейти на цифровое взаимодействие с ФНС в рамках налогового мониторинга. Подробнее об этом читайте на странице «Архив для налогового мониторинга».
