Финансовый архив

В компанию ежедневно поступают различные финансовые и договорные документы. С ростом их количества появляются трудности с хранением, а на поиск тратятся часы или даже дни. При этом каждая налоговая проверка требует срочного предоставления документов, несвоевременный же ответ на запрос чреват штрафными санкциями.

Решение представляет собой единый архив электронных и бумажных документов. В него автоматически заносятся:

• договорные документы, которые создаются в DirectumRX для отправки контрагенту;
• финансово-хозяйственные документы, которые формируются в учетной системе 1C и отправляются контрагентам через сервис обмена;
• документы, которые контрагент прислал через сервис обмена.

Финансово-хозяйственные документы можно импортировать из учетной системы для дальнейшего подписания и отправки контрагентам через сервисы обмена. Благодаря интеграции с 1С договоры и дополнительные соглашения синхронизируются из 1С в архив DirectumRX и обратно. Бумажные документы заносятся в архив в виде скан-копий.

Подготовка к налоговым проверкам

В DirectumRX вы cможете оперативно подготовить комплекты документов для предоставления в контролирующие органы. Для этого достаточно задать параметры и в два клика выгрузить все необходимые документы. При этом они выгрузятся в том формате, в котором их нужно предоставить на проверку.

Кроме финансово-хозяйственных документов из архива можно выгрузить и договорные документы вместе с приложениями.

Поиск по архиву

Вы можете искать документы и формировать подборки по заданным критериям (тип документа, контрагент, период и т.д.), например, для сверок с контрагентами.

Поиск по архиву

Контроль полноты архива

Система обеспечивает контроль полноты и целостности финансового архива организации. С помощью отдельных списков вы быстро найдете документы:

• у которых отсутствуют скан-копии;
• по которым ожидается подписание.

Контроль полноты архива, по которым ожидается подписание

Бизнес-эффект

«Финансовый архив» позволяет работать с документами всех организаций, обособленных подразделений, филиалов и представительств, в лице которых действует ваша компания. Он предназначен для высшего руководства, сотрудников бухгалтерии, договорных и юридических отделов.

Решение обеспечивает:

• хранение и учет всех финансово-хозяйственных и договорных документов организации;
• соответствие требованиям законодательства к хранению финансовых документов;
• сокращение издержек на занесение документов за счет интеграции с сервисами обмена электронными юридически значимыми документами;
• быстрый и удобный поиск документов;
• своевременное предоставление документов для налоговых, аудиторских и иных проверок;
• быстрый доступ к комплектам документов по сделке, контрагенту, периоду, договору.