Делопроизводство

Обработка и регистрация документов, рассмотрение входящей корреспонденции, выдача поручений и контроль их исполнения

на 35-50%
сокращается время регистрации документов
20-30%
трудоемкости экономят руководители на рассмотрении документов
на 20%
повышается исполнительская дисциплина при выполнении поручений
в 3 раза
быстрее проходит ознакомление с документами
в 12 раз
уменьшается время поиска документов

Проблема

Проблема

Сотрудники тратят много времени на обработку больших потоков входящей и исходящей корреспонденции, создание внутренних документов.

Затягиваются процессы согласования, подписания и исполнения решений.

Документы часто теряются.

Решение

Решение

Цифровизировать процессы делопроизводства. Это поможет:

  • свести к минимуму риск потери документов благодаря контролю местонахождения оригинала и его бумажных копий;
  • ускорить работу с документами: обработку, регистрацию, согласование;
  • оптимизировать процессы выдачи и контроля исполнения поручений;
  • быстрее находить документы.

Возможности решения

*Часть решений, представленных в ролике, находятся на стадии MVP-версии и требует доработки под конкретный проект.

Легкое занесение и регистрация документов

В Directum RX можно быстро занести документы, полученные по электронной почте, с курьером или через сервисы обмена.

Допустим, контрагент прислал скан-копии исходящего письма и договора поставки. Делопроизводителю достаточно выбрать основной документ комплекта и инициировать занесение документов.

При занесении в систему искусственный интеллект за человека заполняет карточки документов, например определяет вид документа и содержание, указывает данные корреспондента и адресата. Также с помощью искусственного интеллекта формируются связи между письмом и приложениями. Делопроизводителю остается проверить корректность и полноту занесения комплекта. Система помогает ему в этом, подсвечивая поля карточки, правильность которых вызывает сомнение. Для использования интеллектуальных сервисов необходима дополнительная лицензия.

Задание на рассмотрение руководителем
Занесение документов из Microsoft Outlook
Задание на исполнение поручения
Проверка данных, извлеченных искусственным интеллектом

Если на этапе проверки делопроизводитель находит ошибку в комплекте, например, нарушение порядка следования или ориентации страниц, ее легко исправить. Кроме того, Directum RX помогает быстро выделить приложения в отдельные документы или, наоборот, объединить их.

Перекомплектование документов в системе

После формирования верного комплекта делопроизводитель за пару кликов регистрирует документ в системе. Регистрационный номер документа сразу проставляется в нужном для компании формате.

Рассмотрение документов и выдача поручений

Directum RX организует работу с документом на протяжении всего жизненного цикла: рассмотрение, выдача поручений, их исполнение и контроль выполнения работ. После регистрации входящего документа создается задание на рассмотрение руководителю. В карточке задания он может быстро ознакомиться с документами и принять решение по ним.

Задание на рассмотрение руководителем
Задание на рассмотрение руководителем
Задание на исполнение поручения
Задание на исполнение поручения
Список Поручения
Список «Поручения»
Отчет Контроль сроков исполнения поручений
Отчет «Контроль сроков исполнения поручений»
Чтобы упростить работу руководителя, в системе предусмотрена роль помощника. Они могут создавать в Directum RX проект резолюции — предварительный вариант решения по входящему документу — и отправлять его на утверждение. Также проект резолюции может быть подготовлен с помощью интеллектуальных сервисов, которые за помощника заполнят предполагаемых исполнителей, текст резолюции и сроки исполнения.

Формирование проекта резолюции с применением искусственного интеллекта

По вынесенной резолюции система формирует поручения. С их помощью можно контролировать ход исполнения и проверять сделанные работы. Также для мониторинга используются списки поручений, наглядные виджеты и отчеты. Всё это помогает соблюдать нормативные требования к срокам. А когда исполнитель не успевает выполнить работы, он может запросить продление срока или передать работы другому сотруднику.

По завершении работ система оповещает контролера и автора поручения.

Отправка исходящих документов

Для создания документов в системе есть шаблоны, в них данные подставляются автоматически. Это сокращает время на подготовку документов.

Документ не нужно носить по кабинетам, собирая подписи. Достаточно отправить его на согласование по регламенту. Он настраивается под каждую компанию индивидуально.

Благодаря интеграции Directum RX с сервисами обмена документы могут отправляться из системы внешним адресатам. Это помогает организовать прозрачное согласование с контрагентами, сократить время обработки и доставки, контролировать возврат документов.

Для отправки бумажных документов в системе можно подготовить лист рассылки с перечнем адресатов, конверты или реестр почтовых отправлений. Сотруднику остается распечатать конверты и вложить в них документы.

Карточка исходящего письма
Карточка исходящего письма
Список рассылки
Список рассылки
Лист рассылки с перечнем адресатов и их адресов
Лист рассылки с перечнем адресатов и их адресов

Работа с внутренними документами

Для отправки документа на согласование и подписание достаточно выбрать готовое правило и стартовать процесс. Система сама определит участников и отправит им задания. После согласования документ подписывается руководителем или его заместителем. Оформить доверенность на подписание документов для заместителя можно прямо в Directum RX.

После подписания документ отправляется на ознакомление. Можно выбрать вариант отправки в электронном или в бумажном виде под личную подпись. Также в системе можно:

  • быстро формировать бланк сотрудникам под подпись — составлять список вручную уже не придется;
  • сохранять список сотрудников, которым отправлены документы, для повторного использования;
  • контролировать ознакомление с документом по переписке в задаче или из отчета.

Выдача оригиналов и копий бумажных документов

В системе легко отслеживать текущее местонахождение бумажных документов в компании и контролировать их возврат. Для этого ответственный за хранение оригиналов документов делает отметку в карточке.

За день до срока возврата система отправляет ответственному задание на контроль. После его выполнения ставится отметка о получении документа.

Цифровизация процессов делопроизводства в Directum RX помогает упорядочить работу с документами с полной поддержкой их юридической значимости. Решение глубоко проработано и готово к внедрению в минимально короткие сроки.

Опыт клиентов

Закажите бесплатную консультацию по решению

6
0

Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами