Делопроизводство
Проблема
Сотрудники тратят много времени на обработку больших потоков входящей и исходящей корреспонденции, создание внутренних документов.
Затягиваются процессы согласования, подписания и исполнения решений.
Документы часто теряются.
Решение
Цифровизировать процессы делопроизводства. Это поможет:
- свести к минимуму риск потери документов благодаря контролю местонахождения оригинала и его бумажных копий;
- ускорить работу с документами: обработку, регистрацию, согласование;
- оптимизировать процессы выдачи и контроля исполнения поручений;
- быстрее находить документы.
Делопроизводство: возможности решения
Легкое занесение и регистрация документов
В Directum RX можно быстро занести документы, полученные по электронной почте, с курьером или через сервисы обмена.
Интеллектуальные сервисы, встроенные в систему, сами заполняют карточки документов, например, определяют вид документа и содержание, указывают данные корреспондента и адресата. Делопроизводителю остается проверить корректность и полноту занесения комплекта. Система помогает ему в этом, подсвечивая поля карточки, правильность которых вызывает сомнение. Для использования интеллектуальных сервисов необходима дополнительная лицензия.
Если распознавание текста и классификация не требуется, то документы можно автоматически загружать в систему без интеллектуальных инструментов с помощью службы ввода документов (DCS).
Если на этапе проверки делопроизводитель находит ошибку в комплекте, например, нарушение порядка следования или ориентации страниц, ее легко исправить. Кроме того, Directum RX помогает быстро выделить приложения в отдельные документы или, наоборот, объединить их.
После формирования верного комплекта делопроизводитель за пару кликов регистрирует документ в системе. Регистрационный номер документа сразу проставляется в нужном для компании формате.
Удобное рассмотрение документов и выдача поручений
Directum RX организует работу с документом на протяжении всего их жизненного цикла: рассмотрение, выдача поручений, их исполнение и контроль выполнения работ. После регистрации входящего документа создается задание на рассмотрение руководителем. Чтобы топ-менеджерам было проще обрабатывать поток заданий, в системе для них настроен специальный вид интерфейса. В нем записи имеют компактный вид, работать с карточкой можно прямо из списка, а переключаться между заданиями — в один клик. Также с помощью настроек скрыты лишние объекты или изменено расположение предпросмотра, чтобы сфокусировать внимание на содержимом документа.
В карточке задания он может быстро ознакомиться с документом и принять решение по нему. Документ открывается:
- в локальном редакторе, если установлен веб-агент;
- в онлайн-редакторе, если в компании настроена интеграция с ONLYOFFICE и Р7-Офис;
- в окне предпросмотра.
По вынесенной резолюции система формирует поручения. С их помощью можно контролировать ход исполнения и проверять сделанные работы. Также для мониторинга используются списки поручений, наглядные виджеты и отчеты. Всё это помогает соблюдать нормативные требования к срокам. А когда исполнитель не успевает выполнить работы, он может запросить продление срока или передать работы другому сотруднику. По завершении работ система оповещает контролера и автора поручения.
Если у пользователя настроен виртуальный ассистент, то при обработке входящего поручения он составит за человека черновик подчиненного поручения, приложит проект документа во вложения и заполнит поле с ответственным. Важно, что умные сервисы в составе Directum RX обучаются самостоятельно в процессе работы: чем больше руководитель отправляет поручений, тем точнее определяется исполнитель.
Отправка исходящих документов
Для создания документов в системе есть шаблоны, данные подставляются в них автоматически. Также с помощью генеративного ИИ можно за пару кликов подготовить аннотацию и создать новую версию документа. Это сокращает время на подготовку документов.
Документ не нужно носить по кабинетам, собирая подписи. Достаточно отправить его на согласование по процессу, который настраивается под каждую компанию индивидуально.
Благодаря интеграции Directum RX с сервисами обмена документы могут отправляться из системы внешним адресатам. Это помогает организовать прозрачное согласование с контрагентами, сократить время обработки и доставки, контролировать возврат документов.
Для отправки бумажных документов в системе можно подготовить лист рассылки с перечнем адресатов, конверты или реестр почтовых отправлений. Сотруднику остается распечатать конверты и вложить в них документы.
Работа с внутренними документами
Для отправки документа на согласование и подписание достаточно выбрать готовое правило и стартовать процесс. Система сама определит участников и отправит им задания. После согласования документ подписывается руководителем или его заместителем. Оформить доверенность на подписание документов для заместителя можно прямо в Directum RX.
При этом часто руководителю приходят на утверждение документы, содержимое которых уже проработали подчиненные. В таких случаях он или его замещающий могут быстро ознакомиться с документами, затем массово выполнить задания на их подписание.
После подписания документ отправляется на ознакомление. Можно выбрать вариант отправки в электронном или в бумажном виде под личную подпись. Также в системе можно:
- быстро формировать бланк сотрудникам под подпись — составлять список вручную уже не придется;
- сохранять список сотрудников, которым отправлены документы, для повторного использования;
- контролировать ознакомление с документом по переписке в задаче или из отчета.
Выдача оригиналов и копий бумажных документов
В системе легко отслеживать текущее местонахождение бумажных документов в компании и контролировать их возврат. Для этого ответственный за хранение оригиналов документов делает отметку в карточке.
За день до срока возврата система отправляет ответственному задание на контроль. После его выполнения ставится отметка о получении документа.
Цифровизация процессов делопроизводства в Directum RX помогает упорядочить работу с документами с полной поддержкой их юридической значимости. Решение глубоко проработано и готово к внедрению в минимально короткие сроки.
