Все на борт:
цифровые кадровые процессы в «ЮТэйр»

Предпосылки проекта

Интерес к кадровому электронному документообороту (КЭДО) в Группе «ЮТэйр» возник в период пандемии, когда ответственным специалистам приходилось подписывать документы с работниками удаленно. Обширная география присутствия компании, разъездной и дистанционный характер работы сотрудников подкрепили намерение перейти на КЭДО.

Еще одной предпосылкой стало вступление в силу законов 377-ФЗ и 407-ФЗ, которые дали бизнесу «зеленый свет» для перехода на новый формат.

В качестве основы для цифровизации кадровых процессов выбрали систему Directum HR Pro.

 

В связи с растущими потребностями во внедрении новых технологий и импортозамещении устаревшего ПО руководство компании еще в 2018 году приняло решение о переходе на новую, современную систему управления документами с поддержкой всех актуальных функций и механизмов для электронного подписания.

Проанализировав массу вариантов на рынке, мы остановились на известном отечественном решении от компании Directum, так как для нас в первую очередь была важна поддержка производителя, возможность получения обновлений не реже 2–3 раз в год, наличие партнерской сети. Уже в 2020 году, когда пандемия бросила нам вызов, мы приняли решение в первую очередь перевести в цифру кадровые процессы, так как этот блок практически не был покрыт автоматизацией.

Сергей Шитов, руководитель проекта внедрения Directum HR Pro,
начальник управления электронного документооборота ООО «ЮТэйр-ИТ»

Цели и задачи

Группа «ЮТэйр» стремится обеспечить комфортный формат взаимодействия работника и работодателя. Поэтому основной целью проекта было упростить и улучшить коммуникацию, а также сделать компанию более привлекательной на рынке труда.

Ключевые задачи:

• создать единый интерфейс для взаимодействия работодателя с сотрудниками;
• выстроить сквозные кадровые процессы на одной платформе;
• отказаться от бумаги и перейти на электронное подписание кадровых документов;
• сократить операционные издержки.

Решение

Внедрение КЭДО на базе системы Directum HR Pro в Группе «ЮТэйр» стартовало в апреле 2023 года. В сентябре начали эксплуатировать систему в двух Обществах Группы, а с ноября 2023 по февраль 2024 года шло тиражирование решения еще на пять Обществ. В результате суммарная численность пользователей преодолела отметку в 5 тыс. сотрудников.

Для синхронизации данных об организационной структуре и сотрудниках настроили интеграцию с учетной системой 1С:ЗУП. Чтобы обеспечить работников сертификатами электронной подписи, внедрили готовое решение от вендора — интеграцию с удостоверяющим центром Контур.

В первую очередь в цифровой вид перевели запросы различных справок в кадровой и бухгалтерской службах. Затем перешли к самому востребованному процессу — оформлению отпуска, который создал предпосылки для изменения смежного блока задач — управления личным составом и планирования летной работы.

Внедренные в Группе «ЮТэйр» функциональные блоки

Из-за особенностей кадрового учета и планирования отпусков в Группе «ЮТэйр» коробочное решение Directum HR Pro не смогло в полной мере закрыть потребности компании. Поэтому на проекте выполнили ряд доработок.

Планирование отпусков

В компании процесс идет без разделения на виды отпусков. Это значит, что сотрудник может запланировать все доступные дни отдыха — неважно, ежегодный оплачиваемый это отпуск или, например, отпуск за ненормированный рабочий день. Кроме того, для планирования доступны накопленные за весь период работы дни отдыха.

Штатная и организационная структуры не совпадают, поэтому для вычисления согласующего руководителя потребовалось ввести дополнительные признаки.

Все эти нюансы учли в итоговой схеме процесса. При отправке заявления на согласование сотрудник может вручную скорректировать руководителя, которому уйдет задача, если система вычислила его неверно.

Оформление отпуска в личном кабинете Directum HR Pro

Руководитель в задаче на согласование отпуска видит доступное количество дней отдыха сотрудника, а также запланированные по графику периоды отпуска. Эта информация помогает оперативно принять решение.

Задача на согласование отпуска в личном кабинете руководителя

Адресное распределение кадровых задач

Вопросы, связанные с кадровым делопроизводством, в Группе «ЮТэйр» переданы объединенному центру обслуживания (ОЦО). Каждое подразделение «ЮТэйр» закреплено за конкретным сотрудником ОЦО. Для удобной и оперативной работы в системе Directum HR Pro настроили автоматическое распределение кадровых задач по ответственным исполнителям.

Настройки адресного распределения

Автоматическое помещение документа в дело

В зависимости от вида подписания и наличия признака «вредность» документы автоматически распределяются в конкретные дела. В будущем это поможет организовать долговременное хранение кадровых документов.

Настройки определения документа в дело

Результаты

Изменения коснулись всех работников Группы «ЮТэйр» (наземный, летный, технический персонал) и топ-менеджеров: от начальников отделов/служб/цехов/летных отрядов до заместителей и директоров Обществ. К системе Directum HR Pro подключены руководители штатных подразделений, а также ответственные за обеспечение процессов сотрудники:

• специалисты по планированию летного персонала;
• начальники штабов летных отрядов;
• специалисты кадровой службы;
• специалисты бухгалтерской службы;
• специалисты по расчету с персоналом;
• специалисты по учету и оплате труда;
• табельщики.

В результате проекта:

1. Кадровые процессы стали прозрачными: все изменения отслеживаются в системе, налажен контроль за согласованием документов, риск допустить ошибку при оформлении документов минимален.
2. Планирование, согласование, перенос отпусков идут быстрее: подача заявления на отпуск и его согласование теперь занимают 5 минут вместо получаса, как это было раньше. Остатки доступных дней отпуска и пересечения дат отдыха видны как сотруднику, так и руководителю при согласовании заявлений вне графика или на перенос отпуска.
3. Существенно сократились время и трудозатраты на печать, доставку, обратную пересылку документов от исполнителей до сотрудников.
4. За первый месяц эксплуатации за счет отказа от бумаги удалось исключить из документооборота порядка 3 тыс. документов. При этом охват проекта на момент запуска оформления отпуска — 40% от всего персонала. Прогноз — 10 тыс. документов в месяц.
5. У сотрудников появилось «единое окно» для взаимодействия с работодателем, и они активно используют возможности нового формата. В некоторых департаментах более 90% сотрудников подключились к системе в первую неделю, через месяц показатель вырос до 96%. Работники подчеркивают удобство и простоту интерфейса системы, быстрое подключение к КЭДО, прозрачность процессов.

Заинтересованность ответственных специалистов после внедрения помогла обеспечить информированность сотрудников, организовать первую линию поддержки, а также сократить случаи нарушения закрепленных процедур.

Планы

В ближайшем будущем планируется настроить в системе новые виды отпусков (без сохранения, ученический, по коллективному договору), а также процессы отмены/отзыва из отпуска по инициативе сотрудника и работодателя.

Еще в планах:

• интеграция с ИС Meridian;
• электронное согласование и подписание табелей учета рабочего времени;
• подключение удаленного трудоустройства, перевода на другую работу, увольнения (с учетом специфики авиаотрасли и особенностей для разного вида персонала);
• после охвата большей части штата — отказ от бумажных журналов для ознакомления с внутренней документацией и организация системы управления и ознакомления с документами в электронном виде.

В текущем году у работников появится возможность оформить авансовый отчет через личный кабинет и получить подтверждающие документы онлайн.

На 2025 год запланирован полный переход из прежней системы документооборота на решения экосистемы Directum для управления делопроизводством, ознакомления с ЛНА и др.

Один из ключевых проектов на 2024–2025 год — внедрение архива для долговременного хранения юридически значимых электронных документов и организация процедур по подготовке как бумажных, так и электронных документов к сдаче и приемке.