Совещания

Удобная организация деловых встреч и заседаний: формирование повестки, ведение протоколов.
Автоматическая рассылка поручений по принятым решениям.

на 30-40%
повышается эффективность совещаний
в 2-3 раза
ускоряется согласование протокола
на 45-75%
сокращается число невыполненных поручений

Проблема

Проблема

Много времени занимают организация, подготовка повестки, уведомление сотрудников и оформление протоколов совещаний.

Затягиваются сроки исполнения поручений по принятым решениям.

Сложно и неудобно контролировать исполнение решений.

Решение

Решение

Использовать систему Directum RX. Это поможет:

  • сократить трудоемкость оформления повестки и протокола;
  • ускорить передачу решений на исполнение;
  • получить быстрый доступ к связанным документам по каждому совещанию;
  • упростить контроль исполнения решений совещания.

Возможности решения

Подготовка совещания

Для организации встречи сотрудник создает карточку совещания в Directum RX. Из нее вся информация автоматически переносится в повестку: время, длительность, место проведения, список участников. К карточке совещания привязываются повестка, протокол и другие документы, благодаря этому все сведения всегда у вас под рукой.

Из карточки совещания можно создать встречу в календаре Microsoft Outlook и отправить приглашения всем участникам. Во встрече автоматически заполняются поля и добавляются ссылки на документы по совещанию.

Карточка совещания
Документы, связанные с карточкой совещания
Интеграция с Microsoft Outlook

Оформление результатов совещания

Протокол встречи создается так же быстро, как и повестка: часть данных заполняется автоматически, ответственному сотруднику остается указать принятые решения. Поручения можно отправить в работу за пару кликов: система сама формирует их из протокола, а сотрудник только проверяет их и отправляет на исполнение.


Создание поручений по протоколу

Контроль работ по совещанию

Как правило, один сотрудник отвечает сразу за несколько совещаний и по каждому проверяет исполнение решений. В Directum RX исполнение решений легко контролировать:

  • в реестре совещаний можно быстро посмотреть текущее состояние выданных работ;
  • благодаря списку протоколов можно найти все протоколы совещаний, где вы участник, секретарь или председатель, а также протоколы, где вы или ваши подчинённые указаны исполнителем работ;
  • с помощью отчета удобно контролировать сроки исполнения решений по совещаниям за выбранный период;
  • на закладке «Поручения» в карточке совещания можно отслеживать исполнение поручений, созданных по протоколу.
Реестр совещаний
Список протоколов
Отчет «Контроль сроков исполнения поручений по совещаниям»
Закладка «Поручения»

Опыт клиентов

Закажите бесплатную консультацию по решению

6
0

Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами