При подготовке и проведении совещаний много времени уходит на формирование повестки, протокола и отправку поручений. Модуль «Совещания» избавит секретарей и председателей совещаний от рутины и позволит:

• быстро создавать повестку и протокол из карточки совещания, при этом документы привязаны к карточке и всегда «под рукой»;
• использовать шаблоны для быстрого оформления документов по совещанию;
• передавать решения на исполнение за пару кликов: система сама создает поручения по протоколу;
• отслеживать состояние работ по совещанию с помощью удобных инструментов для контроля.

Подготовка совещания

Для проведения совещания секретарь создает карточку, которая позволит в любой момент обратиться ко всей информации по совещанию и проконтролировать исполнение решений. Прямо из карточки формируется повестка, информация о времени, месте и участниках автоматически переносится в документ.

Оформление результатов совещания

Протокол создается прямо из карточки совещания, при этом часть данных будет уже заполнена, секретарю останется указать только принятые решения. Поручения по совещанию можно отправить в работу за пару кликов: система сама сформирует их из протокола, вам останется только проверить их и отправить на исполнение.

Создание поручений по протоколу

Поиск документов по совещанию

Получайте полный список связанных документов в один клик из карточки совещания:

Контроль работ по совещаниям

Как правило, один секретарь отвечает сразу за несколько совещаний, и по каждому должен контролировать исполнение решений. Упростить контроль вам поможет:

• закладка «Поручения» в карточке совещания — позволяет отслеживать исполнение поручений, созданных по протоколу;
• реестр совещаний — позволяет определять текущее состояние работ по всем совещаниям;
• список протоколов — позволяет узнать ход работ по протоколам совещаний, где вы участник, секретарь или председатель, а также по протоколам на исполнении у вас, ваших подчиненных или любого другого сотрудника;
• отчет — позволяет контролировать сроки исполнения решений по отдельному совещанию и по совещаниям за конкретный период.

Закладка «Поручения»

Реестр совещаний

Список протоколов совещаний

Отчет «Контроль сроков исполнения поручений по совещаниям»

Оптимизируйте совещания с DirectumRX

DirectumRX повышает эффективность подготовки и проведения совещаний, а также позволяет:

• сократить трудоемкость оформления повестки и протокола;
• ускорить передачу решений на исполнение;
• получить быстрый доступ к связанным документам по каждому совещанию;
• упростить контроль исполнения решений совещания.