Совещания

Удобная организация деловых встреч и заседаний: формирование повестки, ведение протоколов.
Автоматическая рассылка поручений по принятым решениям.

на 30-40%

повышается эффективность совещаний

в 2-3 раза

ускоряется согласование протокола

на 45-75%

ссокращается число невыполненных поручений

Получить консультацию

Проблема

Много времени занимают организация совещания, подготовка повестки и оформление протоколов совещаний.
Затягиваются сроки исполнения поручений по принятым решениям.
Сложно и неудобно контролировать исполнение решений.

Решение

Перевести организацию совещаний в цифровой вид. Это поможет:

сократить трудоемкость оформления повестки и протокола;
ускорить передачу решений на исполнение;
получить быстрый доступ к связанным документам по каждому совещанию;
контролировать исполнение решений по итогам совещания.

Возможности решения

Подготовка совещания

Оформление результатов

Контроль работ

Опыт клиентов

Запрос консультации

Подготовка совещания

Для организации встречи сотрудник создает в системе карточку совещания. Из нее вся информация автоматически переносится в повестку: время, длительность, место проведения, список участников. К карточке совещания привязываются повестка, протокол и другие документы. Благодаря этому нужная информация всегда находится под рукой.

Содержимое повестки можно сформировать с помощью генеративного ИИ. Он подготовит список вопросов для обсуждения на совещании и оформит их в официально-деловом стиле.

Из карточки совещания можно создать встречу в календаре Microsoft Outlook и отправить приглашения всем участникам. Во встрече автоматически заполняются поля и добавляются ссылки на документы по совещанию.

Карточка совещания

Документы, связанные с карточкой совещания

Интеграция с Microsoft Outlook

Оформление результатов

Протокол встречи создается так же быстро, как и повестка: часть данных заполняется автоматически, ответственному сотруднику остается указать принятые решения. Поручения можно отправить в работу за пару кликов: они формируются из протокола, а сотрудник только проверяет их и отправляет на исполнение.

Создание поручений по протоколу

Контроль работ

Как правило, один сотрудник отвечает сразу за несколько совещаний и по каждому проверяет исполнение решений. В системе это сделать легко:

в реестре совещаний можно быстро посмотреть текущее состояние выданных работ;
благодаря списку протоколов можно найти все протоколы совещаний, где вы участник, секретарь или председатель, а также протоколы, где вы или ваши подчинённые указаны исполнителями;
с помощью отчета удобно контролировать сроки выполнения работ по совещаниям за выбранный период;
на вкладке «Поручения» в карточке совещания можно отслеживать статус поручений, созданных по протоколу.