Совещания
Удобная организация деловых встреч и заседаний: формирование повестки, ведение протоколов.
Автоматическая рассылка поручений по принятым решениям.
Проблема
Проблема
Много времени занимают организация, подготовка повестки, уведомление сотрудников и оформление протоколов совещаний.
Затягиваются сроки исполнения поручений по принятым решениям.
Сложно и неудобно контролировать исполнение решений.
Решение
Решение
Использовать систему Directum RX. Это поможет:
- сократить трудоемкость оформления повестки и протокола;
- ускорить передачу решений на исполнение;
- получить быстрый доступ к связанным документам по каждому совещанию;
- упростить контроль исполнения решений совещания.
Возможности решения
Подготовка совещания
Для организации встречи сотрудник создает карточку совещания в Directum RX. Из нее вся информация автоматически переносится в повестку: время, длительность, место проведения, список участников. К карточке совещания привязываются повестка, протокол и другие документы, благодаря этому все сведения всегда у вас под рукой.
Из карточки совещания можно создать встречу в календаре Microsoft Outlook и отправить приглашения всем участникам. Во встрече автоматически заполняются поля и добавляются ссылки на документы по совещанию.
Оформление результатов совещания
Протокол встречи создается так же быстро, как и повестка: часть данных заполняется автоматически, ответственному сотруднику остается указать принятые решения. Поручения можно отправить в работу за пару кликов: система сама формирует их из протокола, а сотрудник только проверяет их и отправляет на исполнение.
Контроль работ по совещанию
Как правило, один сотрудник отвечает сразу за несколько совещаний и по каждому проверяет исполнение решений. В Directum RX исполнение решений легко контролировать:
- в реестре совещаний можно быстро посмотреть текущее состояние выданных работ;
- благодаря списку протоколов можно найти все протоколы совещаний, где вы участник, секретарь или председатель, а также протоколы, где вы или ваши подчинённые указаны исполнителем работ;
- с помощью отчета удобно контролировать сроки исполнения решений по совещаниям за выбранный период;
- на закладке «Поручения» в карточке совещания можно отслеживать исполнение поручений, созданных по протоколу.
