Directum RX в ТФОМС Свердловской области: импортозамещение в сжатые сроки

в 1,5 раза

быстрее согласуется исходящая документация

250+

сотрудников работают в цифровом формате

85

видов документов переведено в цифру

63

руководителя подписывают документы электронной подписью (ранее только 5)

Клиент
Территориальный фонд обязательного медицинского страхования Свердловской области (ТФОМС СО) — некоммерческая организация, созданная для реализации государственной политики в сфере обязательного медицинского страхования на территории региона. Сегодня в оргструктуру фонда входят дирекция и шесть филиалов, расположенных в разных районах области.

Подробнее

Предпосылки проекта

Сотрудники ТФОМС СО работают с большим объемом документов, в том числе поступающих от различных органов власти и организаций, а также граждан. Долгое время документооборот вели в классической системе электронного документооборота (СЭД), но постепенно она перестала устраивать пользователей:

  • работа с государственными контрактами проходила на бумаге, что замедляло и затрудняло делопроизводство, а также хранение и поиск документов;
  • регистрация документов проводилась вручную — сотрудники преобразовывали их в PDF-формат при помощи стороннего программного обеспечения (ПО), добавляли регистрационный штамп, маршруты согласования и ознакомления также формировали вручную;
  • за год в ТФОМС СО проводится более 700 совещаний — ранее их организовывали в классическом формате вне СЭД, документация заносилась отдельно;
  • для каждого подписанта требовалось индивидуально внедрять в систему электронную подпись;
  • обучение новых сотрудников работе в СЭД проходило медленно и недостаточно эффективно.

 

Всё это утяжеляло без того сложное делопроизводство, затрудняло работу с поручениями по документам. ТФОМС СО требовался более гибкий и масштабируемый инструмент с широкой функциональностью. Выбор сделали в пользу Directum RX — интеллектуальной системы управления цифровыми процессами и документами.

Основные цели и задачи внедрения:

  • перевести бизнес-процессы в Directum RX;
  • настроить удобный обмен данными между дирекцией и филиалами;
  • в короткие сроки запустить систему в опытно-промышленную эксплуатацию.

Решение

Работы поделили между заказчиком и исполнителем — компанией «СТАРКОВ Групп», бизнес-партнером Directum. Администраторов со стороны ТФОМС предварительно обучили работе в Directum RX, особое внимание уделили процессам цифрового делопроизводства.

Чтобы обеспечить нужный уровень импортонезависимости программного обеспечения, в ТФОМС СО систему развернули на серверах с ОС Astra Linux Common Edition 2.12.29 (Орел), СУБД PostgreSQL 12.9.

В Directum RX перевели работу с корреспонденцией и договорами, организацию совещаний — формирование повестки, итоговых протоколов, инициацию поручений на их основе. Для удобного управления проектами использовали Agile-доски Directum.

Другие запросы заказчика потребовали некоторых модификаций. Так, например, для корректной работы с документами, содержащими персональные данные (конфиденциальными документами), в карточку добавлены дополнительные поля, содержащие гиперссылки на файл, расположенный в закрытом сегменте.

Подписание документов ЭП

Если в «прошлой» СЭД использование электронных подписей было ограничено — модули для подписания закупались опционально только для высшего руководства и требовали услуг по внедрению, Directum RX позволяет использовать электронные подписи для неограниченного количества подписантов — руководителей разного уровня.

Автоматическая регистрация документов

Чтобы уменьшить нагрузку на специалистов, настроили автоматическую регистрацию документов и специальный сценарий, который создает PDF-версию и добавляет в нее регистрационные данные и «отрисовку» штампа электронной подписи. Этот сценарий уже используется во многих других регламентах. Больше не нужно конвертировать документ вручную в PDF и генерировать штампы в стороннем ПО.

В результате оптимизации процессов регистрации документов появилась возможность ввести этап нормоконтроля всех исходящих писем — проверки правильности оформления документов. Если раньше в случае обнаружения ошибок приходилось заново запускать проект на подписание, то сейчас недостатки оформления устраняются до подписания документов. Таким образом, ТФОМС СО в разы повысил качество оформления исходящей документации.

Регистратор по подписанту

В ТФОМС СО место регистрации документа зависит от того, где работает подписант — в дирекции или филиале.

Чтобы «переезд» организации в Directum RX прошел комфортно и оперативно, логику процесса оставили без существенных изменений. Новый справочник «Регистратор по подписанту» и одноименная вычисляемая роль закрепили конкретных регистраторов за подписантом. Всего было выдано 73 права подписи необходимым сотрудникам.

Новый справочник «Регистратор по подписанту»

Вычисление руководителя по иерархии

Чтобы при согласовании документов корректно определялся маршрут, в системе настроили автоматическое определение руководителей в зависимости от типа подразделения инициатора. Для этого разработали новую роль руководителя по иерархии и дополнительный реквизит — «Тип подразделения».

Карточка руководителя в системе

Миграция документов

В Directum RX перенесен массив документов «старой» СЭД, причем юридически значимых — с электронными подписями, за период с 2014 по май 2022 года. Для таких документов создана специальная архивная карточка, права доступа определяются администраторами системы.

Результаты и планы

Directum RX используют 250 сотрудников дирекции и шести филиалов ТФОМС СО:

  • ведут делопроизводство и работу с государственными контрактами;
  • организуют совещания, создают протоколы встреч и направляют их на исполнение;
  • используют новые рабочие процессы — например, движение кадров (задания всем заинтересованным службам при приеме/переводе/увольнении сотрудников);
  • управляют задачами с помощью Agile-досок Directum.

В результате внедрения системы:

  1. Время согласования исходящей документации сократилось в 1,5 раза.
  2. В цифровой вид переведено 85 видов документов.
  3. Нагрузка на регистраторов претерпела изменения — за счет автоматизации процесса регистрации уменьшилось количество рутинных операций, что позволило ввести дополнительные операции по обработке документов, например, тотальный нормоконтроль.
  4. Повысилась активность пользователей при работе с документами и задачами в системе.
  5. Проведен реинжиниринг многих процессов — они исследуются, обнаруживаются и устраняются «узкие» места, логика выстраивается в соответствии с системой менеджмента качества, внедренной в организации.
 

«В Directum RX реализованы ключевые бизнес-процессы нашей компании: удобная работа с договорными документами, организация и проведение совещаний, ведение документации по ним и проектная деятельность. Предусмотрен и комфортный переход для всех сотрудников на новую систему. Отмечу, что работы на проекте продвигались со значительным опережением сроков и абсолютно без потери качества.

Хочу отметить профессионализм, отличные коммуникативные навыки, глубокое знание процессов делопроизводства и ИТ-технологий, а также высокий уровень аналитики команды внедрения. Благодаря их работе удалось не только снизить нагрузку на сотрудников, но и добиться автоматизации новых процессов, что было невозможно в условиях прежней СЭД».

Наталья Титкова
первый заместитель директора — заместитель директора по ОМС
 

На следующем этапе проекта в ТФОМС СО собираются внедрять новые решения: масштабная интеграция с сервисом ЭДО, развитие использования модулей «Совещания», «Проекты», расширение количества пользователей мобильного приложения Directum Solo, использование службы потокового ввода документов Directum Capture Service (DCS).

Исполнитель

СТАРКОВ Групп — генеральный партнер Directum. Компания специализируется на внедрении и сопровождении ИТ-решений Directum в сегментах B2B и B2G, реализует полный цикл работ, включая поставку, адаптацию и модификацию программного обеспечения, обучение пользователей, методологическую, техническую и организационную поддержку.

Остались вопросы? Напишите нам

Узнайте больше о решениях Directum. Закажите консультацию или запросите дополнительную информацию. Специалисты компании свяжутся с вами.

Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами