ЭДО с контрагентами
Организация сквозного процесса работы с внутренними и внешними электронными документами.
Проблема
На занесение и обработку бумажных документов от контрагентов сотрудники тратят до 50% рабочего времени. Чем больше трафик, тем монотоннее работа и выше риск допустить ошибку.
Бумажные документы часто поступают с задержкой, теряются в пути или приходят с ошибками. За несданную вовремя отчетность компания получает штрафы от ФНС: от 5 000 до 30 000 руб. по каждому факту нарушения.
Решение
Перевести в цифровой вид обмен документами с контрагентами:
- связать в рамках одной системы внутренний и межкорпоративный документооборот компании;
- снизить риск начисления налоговых штрафов;
- сократить количество трудоемких ручных операций и разгрузить сотрудников;
- оперативно обнаруживать и исправлять неточности в документах, не замедляя согласования;
- исключить потери документов;
- сократить стоимость пересылки и хранения документов.
Возможности решения
Подключение к электронному обмену
Directum RX легко подключить к сервисам обмена документами. Достаточно зарегистрироваться в сервисе и настроить в системе абонентский ящик организации. Обмен можно организовать так, чтобы первичные документы поступали напрямую в бухгалтерию, а договорные — в юридический отдел.
Чтобы начать электронный обмен, остается отправить приглашения контрагентам или наоборот принять их. При этом пригласить можно даже компании, которые еще не зарегистрированы в сервисах обмена.
Отправка документов через сервисы обмена
Неформализованные документы, например договоры, письма или коммерческие предложения, можно создать и отправить контрагентам через сервисы обмена прямо из Directum RX. Это удобно, так как не нужно переключаться между несколькими интерфейсами.
Формализованные документы создаются в учетной системе, например в 1С, после чего отправляются контрагентам через сервисы обмена и автоматически заносятся в Directum RX.
Когда контрагент подписывает документ, система сообщает об этом. При необходимости в Directum RX можно сформировать список документов, которые отправлены контрагентам через сервисы обмена и ожидают подписания. С помощью такого списка легко отследить документы, подписание которых затягивается.
Обработка поступивших документов
Документы, полученные от контрагентов, автоматически помещаются в финансовый архив. По каждому комплекту формируется задание на обработку. Ответственный проверяет документы и отправляет их на согласование и подписание, переадресовывает задание другому сотруднику или отправляет отказ.
Для подтверждения подлинности и юридической значимости документов на каждую страницу автоматически добавляются штампы с идентификатором документа в сервисе обмена и номером страницы, а на последнюю — ставится отметка о подписании.
Для удобного просмотра поступившие документы открываются в формате PDF. При необходимости неформализованный документ можно открыть в исходном формате, а формализованный — в сервисе обмена напрямую из Directum RX.
После согласования и подписания документов внутри компании ответственный сотрудник возвращает их контрагенту через сервис обмена.
Контроль документооборота
При поступлении документов от контрагентов ответственный за абонентский ящик организации или подразделения выполняет задание на обработку, а в сервис обмена автоматически отправляется извещение о получении документов. В фоновом режиме система Directum RX проверяет, остались ли документы, получение которых не подтверждено. Если они есть, ответственный получает задание на подтверждение, которое при необходимости может перенаправить другому сотруднику. Например, если у самого нет подходящего сертификата электронной подписи.
Когда из сервисов обмена поступает более тысячи документов в день, можно настроить автоматическую отправку извещений о получении. Это ускоряет подтверждение и не требует участия сотрудников.
Убедиться, что все необходимые документы сформированы и документооборот завершен, можно с помощью отчета.
С решением «ЭДО с контрагентами» удобно связать внутренний и межкорпоративный документооборот компании в рамках одной системы.
