Обмен с контрагентами

Системы электронного документооборота в первую очередь автоматизируют внутренние процессы компании — согласование, рассмотрение, исполнение поручений по документам. Но на этом работа с документами не заканчивается, их также необходимо передавать контрагентам на согласование и подписание.

DirectumRX поможет вам выйти на новый уровень развития ECM — автоматизировать электронный обмен документами с контрагентами. Это позволит удобно и надежно связать в рамках одной системы внутренний и межкорпоративный документооборот компании.

В DirectumRX уже встроена возможность электронного обмена документами с контрагентами через сервисы Synerdocs и Диадок. При этом юридическая значимость обеспечивается квалифицированной электронной подписью, а форматы и процессы обработки документов соответствуют требованиям законодательства РФ.

Если контрагент использует сразу несколько сервисов обмена, вам достаточно зарегистрироваться в одном и настроить роуминг для остальных. Вы можете получать документы из всех сервисов, с которыми настроен роуминг, а отправлять — только в один.

Актуальные тарифы на обмен электронными документами смотрите на сайтах сервисов: Synerdocs, Диадок.

Подключение к электронному обмену

Подключиться к сервисам обмена можно как при работе в облаке, так и при локальной установке. Для этого достаточно зарегистрироваться в сервисе, а в DirectumRX настроить абонентский ящик для взаимодействия с ним.

Чтобы начать обмен с контрагентами, отправьте им приглашения или примите приглашения от них. Отправить приглашение можно прямо из карточки контрагента, при этом привлекать можно даже тех, кто не зарегистрирован в сервисе обмена.

Отправка документов через сервисы обмена

После внутреннего согласования отправляйте договоры, письма, коммерческие предложения и другие неформализованные документы контрагентам в один клик прямо из СЭД. Это снижает риск ошибок при переключении между интерфейсами нескольких систем.

Формализованные документы, которые сформированы в учетной системе 1С и отправлены контрагентам через сервисы обмена, автоматически попадают в DirectumRX.

Если нужно подписать документ электронной подписью и заполнить информацию о продавце до отправки контрагентам, импортируйте его вручную из учетной системы в DirectumRX. При подписании информация о продавце заполнится автоматически.

Система также позволяет контролировать подписание и отслеживать сроки возврата документов. Если требуется подписание контрагентом — это будет отражено в карточке:

После того как контрагент подпишет документ, система сразу же сообщит об этом.

Обработка поступивших документов

Документы, поступившие от контрагентов, автоматически помещаются в финансовый архив. По каждому пакету документов формируется задание для ответственного за обмен. Он проверяет документы, отправляет их на согласование, подписание или рассмотрение. Также можно переадресовать задание другому сотруднику или отправить отказ.

При дальнейшей обработке в формализованных документах заполняются сведения о приемке товаров или услуг. Это позволяет корректно оформлять хозяйственные операции в полученных документах.

Для подтверждения их подлинности на каждую страницу документа автоматически добавляются штампы с номером страницы и идентификатором документа в сервисе. А на последнюю страницу — штамп визуализации электронных подписей:

Для удобного просмотра договоры и другие неформализованные документы преобразуются в формат PDF. В соответствии с требованиями ФНС, для подтверждения юридической значимости на них также ставятся штампы. При этом вы всегда можете открыть содержимое неформализованного документа в том формате, в котором он занесен в систему:

Помимо этого, в любой момент входящий документ можно открыть в сервисе обмена напрямую из DirectumRX.

Отправка ответа контрагенту

После согласования и подписания документов, поступивших от контрагента, утверждающий или его секретарь отправляет ответ контрагенту. В дальнейшем легко отследить, в каком состоянии находится документ:

Контроль завершенности документооборота

Периодически система отслеживает документы, по которым не завершен документооборот. Если такие документы есть, ответственному за абонентский ящик нашей организации поступает задание на отправку документа в сервис обмена. При необходимости он может перенаправить задание другому сотруднику, например, если у него нет соответствующих полномочий.

Убедиться в том, что все необходимые документы сформированы и документооборот завершен, можно с помощью отчета «Протокол электронного обмена».

Переходите на электронный документооборот с контрагентами

DirectumRX обеспечит полный цикл работы с договорными и финансово-хозяйственными документами, а также позволит:

  • доставлять документы за несколько минут;
  • сократить время на обработку и доставку документов;
  • обеспечить гарантию доставки документов;
  • организовать прозрачное согласование электронных юридически значимых документов с контрагентами;
  • контролировать возврат документов;
  • обмениваться документами сразу в нескольких сервисах;
  • контролировать завершенность документооборота;
  • легко погрузиться в процесс обмена за счет того, что отправка и возврат документов встроены в привычный интерфейс системы.

Если сервисы обмена в компании уже используются, DirectumRX обеспечит надежное хранение юридически значимых документов, поможет упорядочить работу и организовать внутреннее согласование.

Сертифицировано DIRECTUM
Поставщик:
DIRECTUM
Узнать о ценах на решения DirectumRX

Вас может заинтересовать

Все похожие решения

Документы

DirectumRX обеспечивает полный цикл управления документами от их создания и согласования до отправки в архив и удаления.

Бизнес-процессы

DirectumRX значительно улучшает взаимодействие сотрудников в рамках деловых процессов и повышает общую эффективность работы компании.

Договоры

Любая компания заключает договоры на поставку и приобретение товаров, оказание и предоставление услуг, аренду помещения и т.д. С увеличением количества документов сложнее организовать эффективную подготовку, согласование и контроль за исполнением договоров.
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами