ЭДО с контрагентами

Организация сквозного процесса работы с внутренними и внешними электронными документами.

в 5 раз
ускоряется обмен и подписание документов с контрагентами
до 70%
уменьшается трудоемкость обработки входящих документов
в 8 раз
быстрее заносятся в систему данные из финансовых документов
в 3 раза
сокращаются затраты на бумагу, пересылку и хранение документов

Проблема

Проблема

На занесение и обработку бумажных документов от контрагентов сотрудники тратят до 50% рабочего времени. Чем больше трафик, тем монотоннее работа и выше риск допустить ошибку.

Бумажные документы часто поступают с задержкой, теряются в пути или приходят с ошибками. За несданную вовремя отчетность компания получает штрафы от Федеральной налоговой службы: от 5 000 до 30 000 руб. по каждому факту нарушения.

Решение

Решение

Перевести в цифровой вид обмен документами с контрагентами:

  • связать в рамках одной системы внутренний и межкорпоративный документооборот компании;
  • снизить риск начисления налоговых штрафов;
  • сократить количество трудоемких ручных операций и разгрузить сотрудников;
  • оперативно обнаруживать и исправлять неточности в документах, не замедляя согласования;
  • исключить потери документов;
  • сократить стоимость пересылки и хранения документов.

Возможности решения

Подключение к электронному обмену

Directum RX легко подключить к сервисам обмена документами. Достаточно зарегистрироваться в сервисе и настроить в системе абонентский ящик организации. Обмен можно организовать так, чтобы первичные документы поступали напрямую в бухгалтерию, а договорные — в юридический отдел.

Чтобы начать электронный обмен, остается отправить приглашения контрагентам или наоборот принять их. При этом пригласить можно даже компании, которые еще не зарегистрированы в сервисах обмена.

Вариант организации абонентских ящиков
Вариант организации абонентских ящиков
Карточка контрагента, с которым настраивается обмен для трех наших организаций
Карточка контрагента, с которым настраивается обмен для трех наших организаций

Отправка документов через сервисы обмена

Неформализованные документы, например договоры, письма или коммерческие предложения, можно создать и отправить контрагентам через сервисы обмена прямо из Directum RX. Это удобно, так как не нужно переключаться между несколькими интерфейсами.

Формализованные документы создаются в учетной системе, например в 1С, после чего отправляются контрагентам через сервисы обмена и автоматически заносятся в Directum RX.

Когда контрагент подписывает документ, система сообщает об этом. При необходимости в Directum RX можно сформировать список документов, которые отправлены контрагентам через сервисы обмена и ожидают подписания. С помощью такого списка легко отследить документы, подписание которых затягивается.

Информация о состоянии подписания в карточке документа
Информация о состоянии подписания в карточке документа
Список документов, которые находятся у контрагента на подписании
Список документов, которые находятся у контрагента на подписании

Обработка поступивших документов

Документы, полученные от контрагентов, автоматически помещаются в финансовый архив. По каждому комплекту формируется задание на обработку. Ответственный проверяет документы и отправляет их на согласование и подписание, переадресовывает задание другому сотруднику или отправляет отказ.

Задание на обработку документов от контрагента
Задание на обработку документов от контрагента

Для подтверждения подлинности и юридической значимости документов на каждую страницу автоматически добавляются штампы с идентификатором документа в сервисе обмена и номером страницы, а на последнюю — ставится отметка о подписании.

Для удобного просмотра поступившие документы открываются в формате PDF. При необходимости неформализованный документ можно открыть в исходном формате, а формализованный — в сервисе обмена напрямую из Directum RX.

После согласования и подписания документов внутри компании ответственный сотрудник возвращает их контрагенту через сервис обмена.

Отметка о подписании документа
Отметка о подписании документа
Переход к документу в сервисе обмена из карточки Directum RX
Переход к документу в сервисе обмена из карточки Directum RX
Возврат подписанных на стороне нашей организации документов контрагенту
Возврат подписанных на стороне нашей организации документов контрагенту

Контроль документооборота

При поступлении документов от контрагентов ответственный за абонентский ящик организации или подразделения выполняет задание на обработку, а в сервис обмена автоматически отправляется извещение о получении документов. В фоновом режиме система Directum RX проверяет, остались ли документы, получение которых не подтверждено. Если они есть, ответственный получает задание на подтверждение, которое при необходимости может перенаправить другому сотруднику. Например, если у самого нет подходящего сертификата электронной подписи.

Когда из сервисов обмена поступает более тысячи документов в день, можно настроить автоматическую отправку извещений о получении. Это ускоряет подтверждение и не требует участия сотрудников.

Убедиться, что все необходимые документы сформированы и документооборот завершен, можно с помощью отчета.

Протокол электронного обмена документами между контрагентами
Протокол электронного обмена документами между контрагентами

С решением «ЭДО с контрагентами» удобно связать внутренний и межкорпоративный документооборот компании в рамках одной системы.

Опыт клиентов

Закажите бесплатную консультацию по решению

6
0

Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами