Бизнес-процессы
Directum RX улучшает взаимодействие сотрудников в рамках деловых процессов и повышает общую эффективность работы компании.
Прозрачные процессы
Все внутреннее взаимодействие сотрудников организуется в системе. Такой подход позволяет контролировать рабочий процесс и обеспечивает необходимую прозрачность. Взаимодействие сотрудников построено через задачи и задания. Они отображаются в папках «Входящие» и «Исходящие».
Любой пользователь может создать задачу с указанием исполнителей, сроков выполнения и содержания работы.
Для сложных задач, например по согласованию договоров, настраиваются правила, которые определяют последовательность маршрута. При старте такой задачи Directum RX сам запускает процесс, и пользователю не нужно задумываться, кому и в какой очередности отправлять документ. Правила настраиваются в соответствии с регламентами компании, таким образом исключены случаи их нарушения.
Ход согласования документа всегда можно отследить на закладке «Регламент», где для удобства текущий этап выделяется цветом. А если нужно предоставить отчет в бумажном виде о ходе работ, то последовательность этапов согласования можно распечатать.
Если в организации нет утвержденных регламентов, используются задачи на свободное согласование. Пользователь указывает согласующих вручную в зависимости от содержания документа. При этом документ можно отправлять на доработку и повторное согласование.
При получении задания исполнитель может запланировать время на выполнение, добавить напоминание или назначить обсуждение с другими исполнителями. Для этого достаточно из карточки добавить встречу в календарь Microsoft Outlook, Evolution или приложение «Календарь» для macOS.
В карточке задания или уведомления благодаря панели предпросмотра сотрудник может ознакомиться с документом, не открывая его в приложении-редакторе. Для удобства ширина панели регулируется, настраивается масштаб документа, также есть возможность выбрать, какой документ отображать. А через контекстное меню можно распечатать документ, настроить к нему доступ или перейти в его карточку.
Если у исполнителя остались вопросы по заданию, с помощью всплывающих подсказок можно быстро связаться с инициатором и обсудить детали. При наведении курсора на фото или ФИО сотрудника отображаются все необходимые сведения, на которые есть права: подразделение, должность, руководитель, рабочий телефон. Эти сведения также помогут легко отличить однофамильцев.
Быстро отчитаться о выполнении задания или отправить задачу в работу помогают автотексты. Это готовые фразы, которые добавляются в текст одним кликом мыши. Система адаптируется под человека: запоминает уникальный набор фраз, которые сотрудник часто пишет в тексте, и предлагает их для выбора. А для некоторых задач и заданий сразу предлагаются варианты готовых автотекстов.
Если по заданию остались незавершенные подзадачи, то при выполнении задания система предложит просмотреть их, прекратить или оставить в работе. Таким образом подзадачи остаются под вашим контролем.
Если на выполнение задания требуется больше времени, можно запросить продление срока. Или он может самостоятельно продлить срок своего задания на доработку, если не успевает выполнить его в первоначальный срок.
Вложенный в задание документ можно в один клик отправить по электронной почте, например, на согласование контрагенту.
Если у документа есть приложения или указан адресат с электронной почтой, система предложит отправить их вместе с этим документом.
Графический редактор маршрутов
Правила согласования документа, которые определяют маршрут задачи, удобно настраиваются в графическом редакторе. Нужные этапы и условия просто «перетаскиваются» на схему (Drag-and-Drop). При этом доступны абсолютные и относительные значения параметров. Например, роль согласования в зависимости от этапа вычисляет исполнителя автоматически.
Проверить, что настроенные правила согласования соответствуют регламентам организации, просто. Для этого в системе есть:
- сводный отчет по всем правилам. Он позволит убедиться, что для всех организаций, подразделений, документопотоков и видов документов настроены необходимые правила согласования;
- отчет с подробной информацией о конкретном правиле. Он поможет проверить правильность настроек отдельного правила, каждого условия и этапа в нем, в том числе узнать исполнителей и сроки.
Ограничение прав исполнителя и инициатора согласования
Для прозрачности согласования и неизменности уже согласованных документов в Directum RX предусмотрено ограничение возможности редактировать документы на определенных этапах согласования. Например, администратор системы может разрешить инициатору согласования вносить изменения в документ только после получения задания на доработку или прекращения задачи, а согласующим — только до момента выполнения заданий.
Замещение сотрудников
Чтобы не прерывать ход ключевых бизнес-процессов компании из-за отсутствия сотрудников, настраивается замещение.
Во время отсутствия коллеги замещающий принимает его входящие задания и контролирует исполнение отправленных задач. У замещающего появляется папка «Замещение» и вложенные папки потоков другого сотрудника. Таким образом, легко найти нужные задачи и задания в большом потоке.
Замещающий может подписывать документы электронной подписью от имени отсутствующего коллеги. При этом в информации о подписях будет указано, что документ подписан замещающим.
Чтобы работы по замещению не остались без внимания замещающего, предусмотрены email-оповещения о появлении новых непрочитанных или просроченных заданий.
Автоматизируйте бизнес-процессы с Directum RX
В Directum RX взаимодействие сотрудников эффективно за счет:
- ускорения выполнения деловых процессов;
- автоматизации отдельных этапов задач;
- возможности отслеживания состояния каждой задачи;
- контроля исполнительской дисциплины;
- подписания документов ЭП;
- настройки замещения отсутствующих сотрудников.
