DirectumRX улучшает взаимодействие сотрудников в рамках деловых процессов и повышает общую эффективность работы компании.

Прозрачные процессы

Все внутреннее взаимодействие сотрудников организуется в системе. Такой подход позволяет контролировать рабочий процесс и обеспечивает необходимую прозрачность.

Взаимодействие построено через задачи, которые отображаются списком в интерфейсе системы в папках «Входящие» и «Исходящие» соответственно.

Любой пользователь может создать задачу с указанием исполнителей, сроков выполнения и содержания работы.

Простая задача

Для сложных задач, например, по согласованию договоров, настраиваются правила, которые определяют последовательность маршрута. При старте такой задачи DirectumRX сам запускает процесс, и пользователю не нужно задумываться, кому и в какой очередности отправлять документ. Правила настраиваются в соответствии с регламентами компании, таким образом, исключены случаи их нарушения.

Задача на согласование по регламенту

Ход согласования документа всегда можно отследить наглядно на закладке «Регламент», где для удобства текущий этап выделяется цветом.

Пример регламента согласования

Если в организации нет утвержденных регламентов, используются задачи на свободное согласование. Пользователь указывает согласующих вручную в зависимости от содержания документа. При этом документ можно отправлять на доработку и повторное согласование.

При получении задания исполнитель может запланировать время на выполнение, добавить напоминание или назначить обсуждение с участниками задания. Для этого достаточно добавить встречу в календарь Microsoft Outlook, Evolution или приложение «Календарь» для macOS из карточки.

Планирование работ в календаре

Если на выполнение задания требуется больше времени, можно запросить продление срока.

Запрос продления срока

Сотрудник, у которого запрошено продление срока, получит задание. Он может продлить срок или отказать.

Продление срока задания на доработку документа

Также сотрудник может самостоятельно продлить срок своего задания на доработку, если он не успевает выполнить его в первоначальный срок.

Если вложенный в задание документ нужно отправить по электронной почте, например, контрагенту, то можно воспользоваться контекстным меню:

Отправка документа по электронной почте

Графический редактор маршрутов

Правила согласования документа, которые определяют маршрут задачи, удобно настраиваются в графическом редакторе. Нужные этапы и условия просто «перетаскиваются» на схему (drag’n’drop). При этом доступны абсолютные и относительные значения параметров. Например, роль согласования в зависимости от этапа вычисляет исполнителя автоматически.

Графический редактор маршрутов

Быстро создать правила согласования документов помогут обучающие видеоролики.

Проверить, что настроенные правила согласования соответствуют регламентам организации, просто. Для этого в системе есть:

• сводный отчет по всем правилам. Он позволит убедиться, что для всех организаций, подразделений, документопотоков и видов документов настроены необходимые правила согласования;
• отчет с подробной информацией о конкретном правиле. Он поможет проверить правильность настроек отдельного правила, каждого условия и этапа в нем, в том числе узнать исполнителей и сроки.

Замещение сотрудников

Чтобы не прерывать ход ключевых бизнес-процессов компании из-за отсутствия сотрудников, настраивается автоматическое замещение.

Во время отсутствия коллеги замещающий принимает все его входящие задания, контролирует их исполнение и обращается ко всем необходимым документам. Он может подписывать документы электронной подписью от имени отсутствующего коллеги, а в информации о подписях будет указано, что документ подписан заместителем.

Информация по замещению в карточке электронных подписей документа

Чтобы работы по замещению не выпали из внимания замещающего, для него предусмотрены email-оповещения о появлении новых непрочитанных или просроченных заданий.

Пример email-оповещения

Автоматизируйте бизнес-процессы с DirectumRX

В DirectumRX взаимодействие сотрудников эффективно за счет:

• ускорения выполнения деловых процессов;
• автоматизации отдельных этапов задач;
• возможности отслеживания состояния каждой задачи;
• контроля исполнительской дисциплины;
• подписания документов ЭП;
• настройки замещения отсутствующих сотрудников.