Бизнес-процессы

Directum RX улучшает взаимодействие сотрудников в рамках деловых процессов и повышает общую эффективность работы компании.

Прозрачные процессы

Все внутреннее взаимодействие сотрудников организуется в системе. Такой подход позволяет контролировать рабочий процесс и обеспечивает необходимую прозрачность. Взаимодействие сотрудников построено через задачи и задания. Они отображаются в папках «Входящие» и «Исходящие».

Проводник веб-клиента

Любой пользователь может создать задачу с указанием исполнителей, сроков выполнения и содержания работы.

Простая задача

Если после отправки сотрудник обнаружил, что написал в задаче не всю информацию или сделал опечатку, то в течение 15 минут ее текст можно изменить. А в поле «Кому» в тексте задачи или задания инициатор и исполнители могут сразу посмотреть всех, кому отправлена задача.

Для сложных задач, например, по согласованию договоров, настраиваются правила, которые определяют последовательность маршрута. При старте такой задачи Directum RX сам запускает процесс, и пользователю не нужно задумываться, кому и в какой очередности отправлять документ. Правила настраиваются в соответствии с регламентами компании, таким образом исключены случаи их нарушения.

Задача на согласование по регламенту

Кроме исполнителей задания, в правиле для каждого этапа можно указать сотрудника, который получит документ при отправке на доработку. Также можно предоставить выбор ответственного за доработку самому исполнителю:

Выбор ответственного за доработку в задании на согласование с руководителем

Ход согласования документа всегда можно отследить на закладке «Регламент», где для удобства текущий этап выделяется цветом. А если нужно предоставить отчет в бумажном виде о ходе работ, то последовательность этапов согласования можно распечатать:

Регламент согласования

Если в организации нет утвержденных регламентов, используются задачи на свободное согласование. Пользователь указывает согласующих вручную в зависимости от содержания документа. При этом документ можно отправлять на доработку и повторное согласование.

При получении задания исполнитель может запланировать время на выполнение, добавить напоминание или назначить обсуждение с другими исполнителями. Для этого достаточно из карточки добавить встречу в календарь Microsoft Outlook, Evolution или приложение «Календарь» для macOS.

Планирование работ в календаре

В карточке задания или уведомления благодаря панели предпросмотра сотрудник может ознакомиться с документом, не открывая его в приложении-редакторе. Для удобства ширина панели регулируется, настраивается масштаб документа, также есть возможность выбрать, какой документ отображать. А через контекстное меню можно распечатать документ, настроить к нему доступ или перейти в его карточку.

Панель предпросмотра вложений

Если у исполнителя остались вопросы по заданию, с помощью всплывающих подсказок можно быстро связаться с инициатором и обсудить детали. При наведении курсора на фото или ФИО сотрудника отображаются все необходимые сведения, на которые есть права: подразделение, должность, руководитель, рабочий телефон. Эти сведения также помогут легко отличить однофамильцев.

Всплывающие подсказки о сотруднике

Быстро отчитаться о выполнении задания или отправить задачу в работу помогают автотексты. Это готовые фразы, которые добавляются в текст одним кликом мыши. Система адаптируется под человека: запоминает уникальный набор фраз, которые сотрудник часто пишет в тексте, и предлагает их для выбора. А для некоторых задач и заданий сразу предлагаются варианты готовых автотекстов.

Автотексты в задании на рассмотрение документа

Если по заданию остались незавершенные подзадачи, то при выполнении задания система предложит просмотреть их, прекратить или оставить в работе. Таким образом подзадачи остаются под вашим контролем.

Если на выполнение задания требуется больше времени, можно запросить продление срока.

Запрос продления срока

Сотрудник, у которого запрошено продление срока, получит задание. Он может продлить срок или отказать.

Продление срока задания на доработку документа

Также сотрудник может самостоятельно продлить срок своего задания на доработку, если он не успевает выполнить его в первоначальный срок.

Вложенный в задание документ можно в один клик отправить по электронной почте, например, на согласование контрагенту.

Отправка документа по электронной почте

Если у документа есть приложения, система предложит отправить их вместе с ним.

Графический редактор регламентов

Правила согласования документа, которые определяют маршрут задачи, удобно настраиваются в графическом редакторе. Нужные этапы и условия просто «перетаскиваются» на схему (Drag-and-Drop). При этом доступны абсолютные и относительные значения параметров. Например, роль согласования в зависимости от этапа вычисляет исполнителя автоматически.

Графический редактор регламентов

Проверить, что настроенные правила согласования соответствуют регламентам организации, просто. Для этого в системе есть:

• сводный отчет по всем правилам. Он позволит убедиться, что для всех организаций, подразделений, документопотоков и видов документов настроены необходимые правила согласования;
• отчет с подробной информацией о конкретном правиле. Он поможет проверить правильность настроек отдельного правила, каждого условия и этапа в нем, в том числе узнать исполнителей и сроки.

Ограничение прав исполнителя и инициатора согласования

Для прозрачности согласования и неизменности уже согласованных документов в Directum RX предусмотрено ограничение возможности редактировать документы на определенных этапах согласования. Например, администратор системы может разрешить инициатору согласования вносить изменения в документ только после получения задания на доработку или прекращения задачи, а согласующим — только до момента выполнения заданий.

Замещение сотрудников

Чтобы не прерывать ход ключевых бизнес-процессов компании из-за отсутствия сотрудников, настраивается замещение.

Во время отсутствия коллеги замещающий принимает его входящие задания и контролирует исполнение отправленных задач. Для этого у замещающего появляется папка «Замещение», в которой задания структурированы по папкам потоков. Таким образом, легко найти нужное задание в потоке входящих:

Состав папок такой же, как у отсутствующего сотрудника

Замещающий может подписывать документы электронной подписью от имени отсутствующего коллеги с результатом «Согласовано» или «Не согласовано». При этом в информации о подписях будет указано, что документ подписан замещающим.

Информация о замещении в списке электронных подписей документа

Чтобы работы по замещению не выпали из внимания замещающего, предусмотрены email-оповещения о появлении новых непрочитанных или просроченных заданий.

Пример email-оповещения

Автоматизируйте бизнес-процессы с Directum RX

В Directum RX взаимодействие сотрудников эффективно за счет:

• ускорения выполнения деловых процессов;
• автоматизации отдельных этапов задач;
• возможности отслеживания состояния каждой задачи;
• контроля исполнительской дисциплины;
• подписания документов ЭП;
• настройки замещения отсутствующих сотрудников.