DirectumRX значительно улучшает взаимодействие сотрудников в рамках деловых процессов и повышает общую эффективность работы компании.

Прозрачные процессы

Все внутреннее взаимодействие сотрудников организуется в системе. Такой подход позволяет контролировать рабочий процесс и обеспечивает необходимую прозрачность.

Для каждого пользователя в соответствии с его ролью изначально преднастроен набор виджетов. На них отображается основная информация по работе, например, сколько заданий просрочено или сколько нужно выполнить до конца недели. Таким образом сотрудники видят «сверху» свою текущую деятельность, вовремя выявляют пробелы и принимают меры.

Область виджетов

Любой пользователь может создать задачу с указанием исполнителей, сроков выполнения и содержания работы.

Простая задача

Для сложных задач, например, по согласованию договоров, настраиваются правила, которые определяют последовательность маршрута. При старте такой задачи DirectumRX сам запускает процесс, и пользователю не нужно задумываться, кому и в какой очередности отправлять документ. Правила настраиваются в соответствии с регламентами компании, таким образом исключены случаи их нарушения.

Задача на согласование по регламенту

Ход согласования документа всегда можно отследить наглядно на закладке «Регламент», где для удобства текущий этап выделяется цветом.

Пример регламента согласования

Если в организации нет утвержденных регламентов, используются задачи на свободное согласование. Пользователь указывает согласующих вручную в зависимости от содержания документа. При этом документ можно отправлять на доработку и повторное согласование.

Если на выполнение задания требуется больше времени, можно запросить продление срока.

Запрос продления срока

Сотрудник, у которого запрошено продление срока, получит задание. Он может продлить срок или отказать.

Также пользователь может продлить срок задания на доработку документа, если по каким-то причинам не успевает исправить его в срок.

Продление срока задания на доработку документа

Графический редактор маршрутов

Правила согласования документа, которые определяют маршрут задачи, удобно настраиваются в графическом редакторе. Нужные этапы и условия просто «перетаскиваются» на схему (drag’n’drop). При этом доступны абсолютные и относительные значения параметров. Например, роль согласования в зависимости от этапа вычисляет исполнителя автоматически.

Графический редактор маршрутов

Быстро создать правила согласования документов помогут обучающие видеоролики.

Замещение сотрудников

Чтобы не прерывать ход ключевых бизнес-процессов компании из-за отсутствия сотрудников, настраивается автоматическое замещение.

Во время отсутствия коллеги замещающий принимает все его входящие задания, контролирует их исполнение и обращается ко всем необходимым документам. Он может подписывать документы электронной подписью от имени отсутствующего коллеги, а в информации о подписях будет указано, что документ подписан заместителем.

Информация по замещению в карточке электронных подписей документа

Чтобы работы по замещению не выпали из внимания замещающего, для него предусмотрены email-оповещения о появлении новых непрочитанных или просроченных заданий.

Пример email-оповещения

Автоматизируйте бизнес-процессы с DirectumRX

В DirectumRX взаимодействие сотрудников эффективно за счет:

• ускорения выполнения деловых процессов;
• автоматизации отдельных этапов задач;
• возможности отслеживания состояния каждой задачи;
• контроля исполнительской дисциплины;
• подписания документов ЭП;
• настройки замещения отсутствующих сотрудников.