Долговременный архив
Комплексное решение для управления бумажным и электронным архивом c гарантией юридической значимости документов
Проблема
Классическое архивное хранение требует инвестиций в аренду площадей, транспортировку и поддержание сохранности документов.
На поиск и выемку нужных документов из физического архива уходит много времени, процессы затягиваются.
При электронном хранении вместе с увеличением объема документов перегружаются оперативные информационные системы, снижается их работоспособность.
Для поддержания юридической значимости электронных документов нужно соблюсти регламентные процедуры («перештамповка» с добавлением метки времени и пр.), которые без специальных ИС невозможно сделать.
Решение
Использовать «Долговременный архив»:
- хранить документы централизованно с обеспечением их целостности и юридической значимости на протяжении всего срока;
- снизить стоимость хранения;
- в разы ускорить поиск архивных документов;
- проводить все необходимые процедуры в соответствии с правилами российского архивного делопроизводства;
- автоматизировать рутинные этапы работы архивистов и делопроизводителей;
- разгрузить оперативные информационные системы.
Возможности решения
Прием документов в архив
Делопроизводитель подготавливает дела для передачи в архив и в несколько кликов создает сдаточную опись. Когда архивист подписывает опись, решение автоматически проверяет целостность документов и принимает их на хранение.
Размещение в архиве
Решение помогает архивисту проводить систематизацию и учет поступивших документов:
- вести архивные фонды для группировки дел по организациям и филиалам;
- формировать сводные описи дел;
- создавать учетные документы, с помощью которых можно получить наглядное представление об изменениях в архивных фондах.
Работа с документами
Если сотруднику необходимо получить информацию из архива, он направляет запрос, например, на предоставление архивной выписки или временного доступа к документам.
Архивист быстро находит и выгружает нужные документы по наименованию, текстовому фрагменту или другим критериям.
Регулярные процедуры
Важно поддерживать сохранность и юридическую значимость архивных документов, для этого решение регулярно:
- проверяет неизменность содержимого документа;
- проставляет метки доверенного времени (штампы времени). Постепенно подпись документа совершенствуется до формата CAdES-A, который добавляет к электронной подписи архивные штампы времени и используется для долгосрочного хранения подписей.
Процедуры не требуют участия архивиста и проходят в фоновом режиме.
Уничтожение документов
Сроки хранения контролируются системой. Документы с истекшим сроком передаются на экспертизу ценности. По решению экспертной комиссии документы, потерявшие ценность, уничтожаются.
Решение «Долговременный архив» обеспечивает целостность и юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения, сокращает трудоемкость рутинных операций делопроизводителя и архивиста, а также снижает стоимость архивного хранения.
В чем отличие Долговременного архива от СЭД
Предназначение
Долговременный архив
Система электронного документооборота
Характеристики
Долгосрочное хранение документов с поддержкой юридической значимости до 75 лет согласно требованиям законодательства. Разгрузка оперативного хранилища других систем
Хранение всех типов документов и оперативный доступ к ним на горизонте до 10 лет. Документы используются при согласовании, подписании и оперативной деятельности
Совместимость
Низкая стоимость хранения большого объема информации, ограниченный доступ к документам
Высокая скорость доступа. Гарантированная доступность большому числу пользователей
Юридическая значимость
Хранение документов в специализированном формате. Они поступают из разных систем, и не нужно реализовывать работу с архивом в каждой из них
Хранение документов в формате офисных приложений (тексты, таблицы, изображения, PDF), реже — других типов
Архивное делопроизводство
На всем сроке хранения используются регулярные штампы времени и электронная подпись в формате CADES-A
На всем сроке хранения, но с ограничениями из-за особенностей формата CADES-XL и устаревания сертификатов электронных подписей
Специальные регулярные процедуры для архивного хранения, ведение фондов и пр., регулярная проверка целостности и комплектности, гарантированное уничтожение
Не используется
- Предназначение
- Характеристики
- Совместимость
- Юридическая значимость
- Архивное делопроизводство
Долговременный архив
Долгосрочное хранение документов с поддержкой юридической значимости до 75 лет согласно требованиям законодательства. Разгрузка оперативного хранилища других систем
Система электронного документооборота
Хранение всех типов документов и оперативный доступ к ним на горизонте до 10 лет. Документы используются при согласовании, подписании и оперативной деятельности
Долговременный архив
Низкая стоимость хранения большого объема информации, ограниченный доступ к документам
Система электронного документооборота
Высокая скорость доступа. Гарантированная доступность большому числу пользователей
Долговременный архив
Хранение документов в специализированном формате. Они поступают из разных систем, и не нужно реализовывать работу с архивом в каждой из них
Система электронного документооборота
Хранение документов в формате офисных приложений (тексты, таблицы, изображения, PDF), реже — других типов
Долговременный архив
На всем сроке хранения используются регулярные штампы времени и электронная подпись в формате CADES-A
Система электронного документооборота
На всем сроке хранения, но с ограничениями из-за особенностей формата CADES-XL и устаревания сертификатов электронных подписей
Долговременный архив
Специальные регулярные процедуры для архивного хранения, ведение фондов и пр., регулярная проверка целостности и комплектности, гарантированное уничтожение
Система электронного документооборота
Не используется
Решение требует доработки под бизнес-потребности и ИТ-ландшафт заказчика, реализуется в индивидуальном порядке.
