Долговременный архив

Комплексная система для управления бумажным и электронным архивом c гарантией юридической значимости документов

Централизованно хранит документы из разных информационных систем до 75 лет
Гарантирует юридическую значимость документов в течение всего срока хранения
Поддерживает правила российского архивного делопроизводства
Долговременный архив — это хранение согласно правилам, контроль неизменности и целостности электронных документов в едином месте хранения.
Построение полностью цифрового взаимодействия невозможно без создания долговременного архива юридически значимых электронных документов:
кадровых, бухгалтерских, распорядительных и других.

В чем отличие систем

  • Предназначение
  • Характеристики
  • Совместимость
  • Архивное делопроизводство
Долговременный
архив
Долгосрочное хранение документов с поддержкой юридической значимости и сроками хранения 10, 25, 75 лет, согласно требованиям законодательства. Разгрузка оперативного хранилища других систем.
Низкая стоимость хранения большого объема информации.
Хранение документов, поступающих из любых систем, в специализированном для архивов формате, работу с которым не нужно реализовывать в каждой из них.
На всем сроке хранения. Используются регулярные штампы времени, электронная подпись в формате CADES-A.
Специальные регулярные процедуры для архивного хранения, ведение фондов и т.д. Регулярная проверка целостности и комплектности. Гарантированное уничтожение.
Разгрузка других систем, в том числе СЭД. Снижение стоимости хранения, за счет более дешевых аппаратных средств и низких требований к SLA. Разработка политики хранения производится один раз и не дублируется в каждой системе.
Система электронного
документооборота
Оперативный доступ и хранение для всех типов документов в горизонте до 5 лет. Документы используются при согласовании, подписании и оперативной деятельности
Высокая скорость доступа. Гарантированная доступность большому числу пользователей. Оперативное восстановление при сбоях
Хранение документов офисных приложений и форматов (тексты, таблицы, изображения, PDF), реже других типов. Хранение в едином формате нецелесообразно
На всем сроке хранения, но с ограничениями, которые накладывает устаревание сертификатов электронных подписей и формат CADES-XL
Не используется.
Оперативный доступ и простая настройка прав, система контроля версий.
Предназначение

Долговременный архив

Долгосрочное хранение документов с поддержкой юридической значимости и сроками хранения 10, 25, 75 лет, согласно требованиям законодательства.

Система электронного документооборота

Оперативный доступ и хранение для всех типов документов в горизонте до 5 лет. Документы используются при согласовании, подписании и оперативной деятельности.

Характеристики

Долговременный архив

Низкая стоимость хранения большого объема информации.

Система электронного документооборота

Высокая скорость доступа. Гарантированная доступность большому числу пользователей. Оперативное восстановление при сбоях.

Совместимость

Долговременный архив

Хранение документов, поступающих из любых систем, в специализированном для архивов формате, работу с которым не нужно реализовывать в каждой из них.

Система электронного документооборота

Хранение документов офисных приложений и форматов (тексты, таблицы, изображения, PDF), реже других типов. Хранение в едином формате нецелесообразно.

Юридическая значимость

Долговременный архив

На всем сроке хранения. Используются регулярные штампы времени, электронная подпись в формате CADES-A.

Система электронного документооборота

На всем сроке хранения, но с ограничениями, которые накладывает устаревание сертификатов электронных подписей и формат CADES-XL.

Архивное делопроизводство

Долговременный архив

Разгрузка других систем, в том числе СЭД. Снижение стоимости хранения, за счет более дешевых аппаратных средств и низких требований к SLA. Разработка политики хранения производится один раз и не дублируется в каждой системе.

Система электронного документооборота

Не используется.

Как это работает

Почему электронный архив подходит

  • Делопроизводителю
  • HR-специалисту
  • Бухгалтеру
  • ИТ-специалисту
Архивное дело без волокиты
  • Решение поддерживает единый порядок хранения: как бумажных, так и электронных документов, поступающих из любых систем-источников: кадровых, бухгалтерских, СЭД и других.
  • Документы передаются в архив по сформированному графику — в согласованные сроки и без авралов.
  • При импорте из оперативной системы документы автоматически распределяются по делам.
  • Акты и отчеты по архивной деятельности формируются автоматически согласно требованиям законодательства РФ.
  • Решение контролирует сроки хранения и отбирает документы на экспертизу ценности.
Соответствие законодательству
  • Обработка, учет документов и организация архивного хранения спроектированы в соответствии с правилам Росархива и приказа № 526 Министерства культуры.
  • Благодаря формату PDF/A, рекомендованному ВНИИДАД, воспроизвести документы можно спустя длительное время.
  • Каждый электронный документ в архиве содержит метки времени и доказательства действительности ЭП, что соответствует № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Удобный поиск и доступность информации
  • Легко получить документы любых подразделений, так как все хранится централизовано.
  • Быстрый поиск и доступ к электронным документам по сотруднику.
  • Выдача на бумажном носителе, заверенная надлежащим образом.
  • Для выемки бумажного оригинала его можно быстро найти по штрихкоду на копии документа.
Долговременное юридически значимое хранение документов
  • Позволяет сделать HR-процессы полностью цифровыми, исключить последний «бумажный шаг».
  • Гарантирует юридически значимое хранение в электронном виде документов со сроками до 75 лет и больше.
  • Обеспечивает доступ как к электронным документам, так и к копиям бумажных экземпляров.
  • Решает проблему устаревания форматов документов со сроками хранения 75 и более лет.
Быстрый доступ к документам
  • Обеспечивает удобный доступ как к электронным, так и к копиям бумажных документов.
  • Снижает стоимость архивного хранения. Позволяет полностью отказаться от бумажных документов, архивных площадей, услуг внеофисного хранения.
  • Сокращает издержки за счет уменьшения расходов на распечатывание, хранение, транспортировку бумажных документов.
  • Позволяет организовать архив для ОЦО.
  • Поддерживает соблюдение сроков и порядка хранения, установленные законом.
  • Внешним пользователям организован «читальный зал» с интуитивно понятным интерфейсом.
Подготовка к проверкам
  • Предоставление доступа к архивным документам по запросу пользователей из компании и извне.
  • Подбор документов для подготовки к проверкам контролирующих органов.
  • Выдача на бумажном носителе, заверенная надлежащим образом.
  • Выдача в форме электронного документа, подписанного УКЭП.
Снижение стоимости хранения
  • Снижает стоимость хранения за счет меньших требований к оборудованию и централизации всех архивных процедур в одной системе.
  • В одной системе и по единым правилам организует хранение документов, поступающих из всех классов информационных систем: ERP, ECM, BPM, CRM, HR.
  • Ускоряет работу архивистов, делопроизводителей и других специалистов благодаря автоматизации рутинных операций.
  • Контроль целостности электронных документов производит автоматически.
  • Уменьшает нагрузку на оперативные хранилища. Информационные системы передают в архив документы, которые вышли из оперативной работы. В результате повышается быстродействие оперативных систем.
Стандарты и безопасность
  • Обеспечивает единообразие средств и способов хранения вне зависимости от того, из какой системы информация поступила благодаря формату долговременного хранения — ZIP-контейнер. Создан по международным стандартам, в частности ISO/IEC 21320.
  • Поддерживает юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения с помощью стандарта электронной подписи CAdES-A.
  • Каждый документ содержит архивные штампы времени, метки времени и доказательства действительности электронной подписи, что соответствует № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
  • Решает проблему устаревания форматов благодаря хранению в PDF/A. Воспроизвести документы можно спустя длительное время.
Делопроизводителю

Архивное дело без волокиты

  • Решение поддерживает единый порядок хранения: как бумажных, так и электронных документов, поступающих из любых систем-источников: кадровых, бухгалтерских, СЭД и других.
  • Документы передаются в архив по сформированному графику — в согласованные сроки и без авралов.
  • При импорте из оперативной системы документы автоматически распределяются по делам.
  • Акты и отчеты по архивной деятельности формируются автоматически согласно требованиям законодательства РФ.
  • Решение контролирует сроки хранения и отбирает документы на экспертизу ценности.

Соответствие законодательству

  • Обработка, учет документов и организация архивного хранения спроектированы в соответствии с правилам Росархива и приказа № 526 Министерства культуры.
  • Благодаря формату PDF/A, рекомендованному ВНИИДАД, воспроизвести документы можно спустя длительное время.
  • Каждый электронный документ в архиве содержит метки времени и доказательства действительности ЭП, что соответствует № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
HR-специалисту

Удобное хранение и доступ к информации

  • Легко получить документы любых подразделений, так как все хранится централизовано.
  • Быстрый поиск и доступ к электронным документам по сотруднику.
  • Выдача на бумажном носителе, заверенная надлежащим образом.
  • Для выемки бумажного оригинала его можно быстро найти по штрихкоду на копии документа.

Долговременное юридически значимое хранение документов

  • Позволяет сделать HR-процессы полностью цифровыми, исключить последний «бумажный шаг».
  • Гарантирует юридически значимое хранение в электронном виде документов со сроками до 75 лет и больше.
  • Обеспечивает доступ как к электронным, так и к копиям бумажных документов.
  • Решает проблему устаревания форматов документов со сроками хранения 75 и более лет.
Бухгалтеру

Быстрый доступ к документам

  • Обеспечивает удобный доступ как к электронным, так и к копиям бумажных документов.
  • Снижает стоимость архивного хранения. Позволяет полностью отказаться от бумажных документов, архивных площадей, услуг внеофисного хранения.
  • Сокращает издержки за счет уменьшения расходов на распечатывание, хранение, транспортировку бумажных документов.
  • Позволяет организовать архив для ОЦО.
  • Поддерживает соблюдение сроков и порядка хранения, установленные законом.
  • Внешним пользователям организован «читальный зал» с интуитивно понятным интерфейсом.

Подготовка к проверкам

  • Быстрая подготовка к проверкам контролирующих органов.
  • Предоставление доступа к архивным документам по запросу пользователей из компании и извне.
  • Подбор документов для подготовки к проверкам контролирующих органов.
  • Выдача на бумажном носителе, заверенная надлежащим образом.
  • Выдача в форме электронного документа, подписанного УКЭП.
IT

Снижение стоимости хранения

  • Снижает стоимость хранения за счет меньших требований к оборудованию и централизации всех архивных процедур в одной системе.
  • В одной системе и по единым правилам организует хранение документов, поступающих из всех классов информационных систем: ERP, ECM, BPM, CRM, HR.
  • Ускоряет работу архивистов, делопроизводителей и других специалистов благодаря автоматизации рутинных операций.
  • Контроль целостности электронных документов производит автоматически.
  • Уменьшает нагрузку на оперативные хранилища. Информационные системы передают в архив документы, которые вышли из оперативной работы. В результате повышается быстродействие оперативных систем.

Стандарты и безопасность

  • Обеспечивает единообразие средств и способов хранения вне зависимости от того, из какой системы информация поступила благодаря формату долговременного хранения — ZIP-контейнер. Создан по международным стандартам, в частности ISO/IEC 21320.
  • Поддерживает юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения с помощью стандарта электронной подписи CAdES-A.
  • Каждый документ содержит архивные штампы времени, метки времени и доказательства действительности электронной подписи, что соответствует № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
  • Решает проблему устаревания форматов благодаря хранению в PDF/A. Воспроизвести документы можно спустя длительное время.
Демонстрация возможностей

Автоматизация операций

Прием документов
  • Планирование приема
  • Оцифровка бумажных документов
  • Импорт электронных документов
  • Проверка целостности и юридической значимости
Размещение в архиве
  • Определение в дела
  • Учет документов и дел
  • Назначение прав доступа
  • Архивный формат хранения
Доступ к документам
  • Поиск документов
  • Запрос прав доступа
  • Справки, копии, выписки
  • Выдача в читальный зал
Регулярные процедуры
  • Проверка целостности
  • Перештамповка САdЕS-А
Уничтожение
  • Контроль сроков хранения
  • Отбор дел к уничтожению
  • Экспертиза ценности
  • Уничтожение по итогам рассмотрения экспертной комиссией

История успеха

Внедрение системы долгосрочного хранения электронных документов
1.6 млн.
ежегодный прирост электронных документов
500
форм документов
> 800000
документов передано на хранение в долговременный электронный архив
100
пользователей архивной системы
> 24000
пользователей с доступом во временное хранилище
Читать описание проекта

Бизнес-эффект

Гарантируется сохранение юридической значимости документов
Достигается полный переход на цифровые процессы и документы
Соблюдаются сроки и порядок хранения, установленные законом РФ
Снижается стоимость архивного хранения
Ускоряется работа архивистов и делопроизводителей

Опыт клиентов

Смотрите также:

Закажите бесплатную консультацию по решению

Отправить
6
0
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами

Отправить