Долговременный архив
Комплексное решение для управления бумажным и электронным архивом c гарантией юридической значимости документов
Проблема
Проблема
Классическое архивное хранение требует инвестиций в аренду площадей, транспортировку и поддержание сохранности документов.
На поиск и выемку нужных документов из физического архива уходит много времени, процессы затягиваются.
При электронном хранении вместе с увеличением объема документов перегружаются оперативные информационные системы, снижается их работоспособность.
Для поддержания юридической значимости электронных документов нужно соблюсти регламентные процедуры («перештамповка» с добавлением метки времени и пр.), которые без специальных ИС невозможно сделать.
Решение
Решение
Использовать «Долговременный архив»:
- хранить документы централизованно с обеспечением их целостности и юридической значимости на протяжении всего срока;
- снизить стоимость хранения;
- в разы ускорить поиск архивных документов;
- проводить все необходимые процедуры в соответствии с правилами российского архивного делопроизводства;
- автоматизировать рутинные этапы работы архивистов и делопроизводителей;
- разгрузить оперативные информационные системы.
Возможности решения
Прием документов в архив
Делопроизводитель подготавливает дела для передачи в архив и в несколько кликов создает сдаточную опись. Когда архивист подписывает опись, решение автоматически проверяет целостность документов и принимает их на хранение.
Размещение в архиве
Решение помогает архивисту проводить систематизацию и учет поступивших документов:
- вести архивные фонды для группировки дел по организациям и филиалам;
- формировать сводные описи для раскрытия состава и содержания дел;
- создавать учетные документы, с помощью которых можно получить наглядное представление об изменениях в архивных фондах.
Работа с документами
Если сотруднику необходимо получить информацию из архива, он направляет в него запрос, например, на предоставление архивной выписки или временного доступа к документам.
Архивист быстро находит и выгружает нужные документы по наименованию, текстовому фрагменту или другим критериям.
Регулярные процедуры
Важно поддерживать сохранность и юридическую значимость архивных документов, для этого решение регулярно:
- проверяет неизменность содержимого документа;
- проставляет метки доверенного времени (штампы времени). Постепенно подпись документа совершенствуется до формата CAdES-A, который добавляет к электронной подписи архивные штампы времени и используется для долгосрочного хранения подписей.
Процедуры не требуют участия архивиста и проходят в фоновом режиме.
Уничтожение документов
Сроки хранения контролируются системой. Документы с истекшим сроком передаются на экспертизу ценности. По решению экспертной комиссии документы, потерявшие ценность, уничтожаются.
Решение «Долговременный архив» обеспечивает целостность и юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения, сокращает трудоемкость рутинных операций делопроизводителя и архивиста, а также снижает стоимость архивного хранения.
В чем отличие Долговременного архива от СЭД
Предназначение
Долговременный архив
Система электронного документооборота
Характеристики
Долгосрочное хранение документов с поддержкой юридической значимости и сроками хранения 10, 25, 75 лет, согласно требованиям законодательства.
Оперативный доступ и хранение для всех типов документов в горизонте до 5 лет. Документы используются при согласовании, подписании и оперативной деятельности
Совместимость
Низкая стоимость хранения большого объема информации.
Высокая скорость доступа. Гарантированная доступность большому числу пользователей. Оперативное восстановление при сбоях.
Юридическая значимость
Хранение документов, поступающих из любых систем, в специализированном для архивов формате, работу с которым не нужно реализовывать в каждой из них.
Хранение документов офисных приложений и форматов (тексты, таблицы, изображения, PDF), реже других типов. Хранение в едином формате нецелесообразно.
Архивное делопроизводство
На всем сроке хранения. Используются регулярные штампы времени, электронная подпись в формате CADES-A.
На всем сроке хранения, но с ограничениями, которые накладывает устаревание сертификатов электронных подписей и формат CADES-XL.
Специальные регулярные процедуры для архивного хранения, ведение фондов и т.д. Регулярная проверка целостности и комплектности. Гарантированное уничтожение.
Не используется.
- Предназначение
- Характеристики
- Совместимость
- Юридическая значимость
- Архивное делопроизводство
Долговременный архив
Долгосрочное хранение документов с поддержкой юридической значимости и сроками хранения 10, 25, 75 лет, согласно требованиям законодательства.
Система электронного документооборота
Оперативный доступ и хранение для всех типов документов в горизонте до 5 лет. Документы используются при согласовании, подписании и оперативной деятельности.
Долговременный архив
Низкая стоимость хранения большого объема информации.
Система электронного документооборота
Высокая скорость доступа. Гарантированная доступность большому числу пользователей. Оперативное восстановление при сбоях.
Долговременный архив
Хранение документов, поступающих из любых систем, в специализированном для архивов формате, работу с которым не нужно реализовывать в каждой из них.
Система электронного документооборота
Хранение документов офисных приложений и форматов (тексты, таблицы, изображения, PDF), реже других типов. Хранение в едином формате нецелесообразно.
Долговременный архив
На всем сроке хранения. Используются регулярные штампы времени, электронная подпись в формате CADES-A.
Система электронного документооборота
На всем сроке хранения, но с ограничениями, которые накладывает устаревание сертификатов электронных подписей и формат CADES-XL.
Долговременный архив
Специальные регулярные процедуры для архивного хранения, ведение фондов и т.д. Регулярная проверка целостности и комплектности. Гарантированное уничтожение.
Система электронного документооборота
Не используется.
