Долговременный архив
Проблема
Классическое архивное хранение требует инвестиций в аренду площадей, транспортировку и поддержание сохранности документов.
На поиск и выемку нужных документов из физического архива уходит много времени, процессы затягиваются.
При электронном хранении вместе с увеличением объема документов перегружаются оперативные информационные системы, снижается их работоспособность.
Для поддержания юридической значимости электронных документов нужно соблюсти регламентные процедуры («перештамповка» с добавлением метки времени и пр.), которые без специальных систем невозможно выполнить.
Решение
Использовать «Долговременный архив»:
- централизованно хранить документы, в том числе и кадровые, обеспечивать их целостность и юридическую значимость на протяжении всего срока;
- снизить стоимость хранения;
- в несколько раз ускорить поиск и последующую выгрузку архивных документов;
- проводить все необходимые процедуры в соответствии с правилами российского архивного делопроизводства;
- автоматизировать рутинные этапы работы делопроизводителей и архивистов;
- разгрузить оперативные информационные системы.
Возможности решения
Решение Directum RX «Долговременный архив» помогает создать централизованный архивный фонд компании для электронных оригиналов и скан-копий бумажных документов. Все фонды хранятся по правилам архивного делопроизводства.
Прием документов в архив
Ответственный за дело подготавливает документы для передачи в архив и в несколько кликов создает сдаточную опись бумажных дел или электронных документов. Кроме того, сдаточная опись может формироваться автоматически фоновым процессом, тогда ручные действия не требуются совсем.
Далее сдаточная опись передается на проверку архивисту в соответствии с внутренними процессами в организации. Когда архивист подписывает опись, система автоматически проверяет целостность документов и принимает их на хранение.
Размещение в архиве
Решение помогает архивисту систематизировать и проводить учет поступивших документов:
- вести архивные фонды для группировки дел по организациям и филиалам;
- формировать сводные описи бумажных дел и электронных документов;
- создавать учетные документы, с помощью которых можно получить наглядное представление изменений в архивных фондах. Например, годовые разделы или реестры сводных описей.
В системе также автоматически ведется список «Книга поступления и выбытия». В нее помещаются согласованные сдаточные описи и подписанные акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Работа с документами
Если сотруднику необходимо получить информацию из архива, он направляет запрос, например, на предоставление архивной справки или временного доступа к документам. Контролирующие организации также могут запрашивать необходимые архивные документы.
Для сотрудника архивист отбирает документы удобным способом, например с помощью поиска, а затем добавляет их в специальную папку в системе. По запросу от контролирующей организации архивист формирует выгрузку по критериям: вид документа, фонд, период и т.д. Отобранные документы выгружаются в папку на компьютере.
Регулярные процедуры
Важно поддерживать сохранность и юридическую значимость архивных документов. Для этого решение регулярно:
- проверяет неизменность содержимого документа;
- проставляет метки доверенного времени (штампы времени). Постепенно подпись документа совершенствуется до формата CAdES-A, который добавляет к электронной подписи архивные штампы времени и используется для долгосрочного хранения подписей.
Процедуры проходят в фоновом режиме без участия архивиста.
Уничтожение документов
Сроки хранения контролируются системой. Документы с истекшим сроком передаются на экспертизу ценности. По решению экспертной комиссии документы, потерявшие ценность, уничтожаются.
Решение «Долговременный архив» обеспечивает целостность и юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения, сокращает трудоемкость рутинных операций ответственного за дело и архивиста.
В чем отличие Долговременного архива от СЭД
Предназначение
Долговременный архив
Система электронного документооборота
Характеристики
Долгосрочное хранение документов с поддержкой юридической значимости до 75 лет согласно требованиям законодательства. Разгрузка оперативного хранилища других систем
Хранение всех типов документов и оперативный доступ к ним на горизонте до 10 лет. Документы используются при согласовании, подписании и оперативной деятельности
Совместимость
Низкая стоимость хранения большого объема информации, ограниченный доступ к документам
Высокая скорость доступа. Гарантированная доступность большому числу пользователей
Юридическая значимость
Хранение документов в специализированном формате. Они поступают из разных систем, и не нужно реализовывать работу с архивом в каждой из них
Хранение документов в формате офисных приложений (тексты, таблицы, изображения, PDF), реже — других типов
Архивное делопроизводство
На всем сроке хранения используются регулярные штампы времени и электронная подпись в формате CAdES-A
На всем сроке хранения, но с ограничениями из-за особенностей формата CAdES-XL и устаревания сертификатов электронных подписей
Специальные регулярные процедуры для архивного хранения, ведение фондов и пр., регулярная проверка целостности и комплектности, гарантированное уничтожение
Не используется
- Предназначение
- Характеристики
- Совместимость
- Юридическая значимость
- Архивное делопроизводство
Долговременный архив
Долгосрочное хранение документов с поддержкой юридической значимости до 75 лет согласно требованиям законодательства. Разгрузка оперативного хранилища других систем
Система электронного документооборота
Хранение всех типов документов и оперативный доступ к ним на горизонте до 10 лет. Документы используются при согласовании, подписании и оперативной деятельности
Долговременный архив
Низкая стоимость хранения большого объема информации, ограниченный доступ к документам
Система электронного документооборота
Высокая скорость доступа. Гарантированная доступность большому числу пользователей
Долговременный архив
Хранение документов в специализированном формате. Они поступают из разных систем, и не нужно реализовывать работу с архивом в каждой из них
Система электронного документооборота
Хранение документов в формате офисных приложений (тексты, таблицы, изображения, PDF), реже — других типов
Долговременный архив
На всем сроке хранения используются регулярные штампы времени и электронная подпись в формате CAdES-A
Система электронного документооборота
На всем сроке хранения, но с ограничениями из-за особенностей формата CAdES-XL и устаревания сертификатов электронных подписей
Долговременный архив
Специальные регулярные процедуры для архивного хранения, ведение фондов, сводных описей, книг поступления и выбытия, регулярная проверка целостности и комплектности, гарантированное уничтожение
Система электронного документооборота
Не используется
В чем отличие Долговременного архива от СЭД
Предназначение
Долговременный архив
Система электронного документооборота
Характеристики
Долгосрочное хранение документов с поддержкой юридической значимости до 75 лет согласно требованиям законодательства. Разгрузка оперативного хранилища других систем
Хранение всех типов документов и оперативный доступ к ним на горизонте до 10 лет. Документы используются при согласовании, подписании и оперативной деятельности
Совместимость
Низкая стоимость хранения большого объема информации, ограниченный доступ к документам
Высокая скорость доступа. Гарантированная доступность большому числу пользователей
Юридическая значимость
Хранение документов в специализированном формате. Они поступают из разных систем, и не нужно реализовывать работу с архивом в каждой из них
Хранение документов в формате офисных приложений (тексты, таблицы, изображения, PDF), реже — других типов
Архивное делопроизводство
На всем сроке хранения используются регулярные штампы времени и электронная подпись в формате CAdES-A
На всем сроке хранения, но с ограничениями из-за особенностей формата CAdES-XL и устаревания сертификатов электронных подписей
Специальные регулярные процедуры для архивного хранения, ведение фондов и пр., регулярная проверка целостности и комплектности, гарантированное уничтожение
Не используется
- Предназначение
- Характеристики
- Совместимость
- Юридическая значимость
- Архивное делопроизводство
Долговременный архив
Долгосрочное хранение документов с поддержкой юридической значимости до 75 лет согласно требованиям законодательства. Разгрузка оперативного хранилища других систем
Система электронного документооборота
Хранение всех типов документов и оперативный доступ к ним на горизонте до 10 лет. Документы используются при согласовании, подписании и оперативной деятельности
Долговременный архив
Низкая стоимость хранения большого объема информации, ограниченный доступ к документам
Система электронного документооборота
Высокая скорость доступа. Гарантированная доступность большому числу пользователей
Долговременный архив
Хранение документов в специализированном формате. Они поступают из разных систем, и не нужно реализовывать работу с архивом в каждой из них
Система электронного документооборота
Хранение документов в формате офисных приложений (тексты, таблицы, изображения, PDF), реже — других типов
Долговременный архив
На всем сроке хранения используются регулярные штампы времени и электронная подпись в формате CAdES-A
Система электронного документооборота
На всем сроке хранения, но с ограничениями из-за особенностей формата CAdES-XL и устаревания сертификатов электронных подписей
Долговременный архив
Специальные регулярные процедуры для архивного хранения, ведение фондов и пр., регулярная проверка целостности и комплектности, гарантированное уничтожение
Система электронного документооборота
Не используется
Возможности решения
Решение Directum RX «Долговременный архив» помогает создать централизованный архивный фонд компании для электронных оригиналов и скан-копий бумажных документов. Все фонды хранятся по правилам архивного делопроизводства.
Прием документов в архив
Ответственный за дело подготавливает документы для передачи в архив и в несколько кликов создает сдаточную опись бумажных дел или электронных документов. Кроме того, сдаточная опись может формироваться автоматически фоновым процессом, тогда ручные действия не требуются совсем.
Далее сдаточная опись передается на проверку архивисту в соответствии с внутренними процессами в организации. Когда архивист подписывает опись, система автоматически проверяет целостность документов и принимает их на хранение.
Размещение в архиве
Решение помогает архивисту систематизировать и проводить учет поступивших документов:
- вести архивные фонды для группировки дел по организациям и филиалам;
- формировать сводные описи бумажных дел и электронных документов;
- создавать учетные документы, с помощью которых можно получить наглядное представление изменений в архивных фондах. Например, годовые разделы или реестры сводных описей.
В системе также автоматически ведется список «Книга поступления и выбытия». В нее помещаются согласованные сдаточные описи и подписанные акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Работа с документами
Если сотруднику необходимо получить информацию из архива, он направляет запрос, например, на предоставление архивной справки или временного доступа к документам. Контролирующие организации также могут запрашивать необходимые архивные документы.
Для сотрудника архивист отбирает документы удобным способом, например с помощью поиска, а затем добавляет их в специальную папку в системе. По запросу от контролирующей организации архивист формирует выгрузку по критериям: вид документа, фонд, период и т.д. Отобранные документы выгружаются в папку на компьютере.
Регулярные процедуры
Важно поддерживать сохранность и юридическую значимость архивных документов. Для этого решение регулярно:
- проверяет неизменность содержимого документа;
- проставляет метки доверенного времени (штампы времени). Постепенно подпись документа совершенствуется до формата CAdES-A, который добавляет к электронной подписи архивные штампы времени и используется для долгосрочного хранения подписей.
Процедуры проходят в фоновом режиме без участия архивиста.
Уничтожение документов
Сроки хранения контролируются системой. Документы с истекшим сроком передаются на экспертизу ценности. По решению экспертной комиссии документы, потерявшие ценность, уничтожаются.
Решение «Долговременный архив» обеспечивает целостность и юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения, сокращает трудоемкость рутинных операций ответственного за дело и архивиста.
