Долговременный архив

Комплексное решение для управления бумажным и электронным архивом c гарантией юридической значимости документов

в 5-7 раз
дешевле физического архива
75 лет и более
сохраняется целостность и воспроизводимость электронных документов
100%
гарантия юридической значимости документов в течение нормативных сроков

Проблема

Классическое архивное хранение требует инвестиций в аренду площадей, транспортировку и поддержание сохранности документов.

На поиск и выемку нужных документов из физического архива уходит много времени, процессы затягиваются.

При электронном хранении вместе с увеличением объема документов перегружаются оперативные информационные системы, снижается их работоспособность.

Для поддержания юридической значимости электронных документов нужно соблюсти регламентные процедуры («перештамповка» с добавлением метки времени и пр.), которые без специальных ИС невозможно сделать.

Решение

Использовать «Долговременный архив»:

  • хранить документы централизованно с обеспечением их целостности и юридической значимости на протяжении всего срока;
  • снизить стоимость хранения;
  • в разы ускорить поиск архивных документов;
  • проводить все необходимые процедуры в соответствии с правилами российского архивного делопроизводства;
  • автоматизировать рутинные этапы работы архивистов и делопроизводителей;
  • разгрузить оперативные информационные системы.

Возможности решения

Прием документов в архив

Делопроизводитель подготавливает дела для передачи в архив и в несколько кликов создает сдаточную опись. Когда архивист подписывает опись, решение автоматически проверяет целостность документов и принимает их на хранение.

Создание сдаточной описи
Создание сдаточной описи
Карточка сдаточной описи
Карточка сдаточной описи

Размещение в архиве

Решение помогает архивисту проводить систематизацию и учет поступивших документов:

  • вести архивные фонды для группировки дел по организациям и филиалам;
  • формировать сводные описи дел;
  • создавать учетные документы, с помощью которых можно получить наглядное представление об изменениях в архивных фондах.
Годовой раздел сводной описи дел

Работа с документами

Если сотруднику необходимо получить информацию из архива, он направляет запрос, например, на предоставление архивной выписки или временного доступа к документам.

Запрос на предоставление архивной справки

Архивист быстро находит и выгружает нужные документы по наименованию, текстовому фрагменту или другим критериям.

Поиск архивных документов

Регулярные процедуры

Важно поддерживать сохранность и юридическую значимость архивных документов, для этого решение регулярно:

  • проверяет неизменность содержимого документа;
  • проставляет метки доверенного времени (штампы времени). Постепенно подпись документа совершенствуется до формата CAdES-A, который добавляет к электронной подписи архивные штампы времени и используется для долгосрочного хранения подписей.

Процедуры не требуют участия архивиста и проходят в фоновом режиме.

Уничтожение документов

Сроки хранения контролируются системой. Документы с истекшим сроком передаются на экспертизу ценности. По решению экспертной комиссии документы, потерявшие ценность, уничтожаются.

Карточка акта о выделении дел к уничтожению

Решение «Долговременный архив» обеспечивает целостность и юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения, сокращает трудоемкость рутинных операций делопроизводителя и архивиста, а также снижает стоимость архивного хранения.

В чем отличие Долговременного архива от СЭД

Предназначение

Долговременный архив

Система электронного документооборота

Характеристики

Долгосрочное хранение документов с поддержкой юридической значимости до 75 лет согласно требованиям законодательства. Разгрузка оперативного хранилища других систем

Хранение всех типов документов и оперативный доступ к ним на горизонте до 10 лет. Документы используются при согласовании, подписании и оперативной деятельности

Совместимость

Низкая стоимость хранения большого объема информации, ограниченный доступ к документам

Высокая скорость доступа. Гарантированная доступность большому числу пользователей

Юридическая значимость

Хранение документов в специализированном формате. Они поступают из разных систем, и не нужно реализовывать работу с архивом в каждой из них

Хранение документов в формате офисных приложений (тексты, таблицы, изображения, PDF), реже — других типов

Архивное делопроизводство

На всем сроке хранения используются регулярные штампы времени и электронная подпись в формате CADES-A

На всем сроке хранения, но с ограничениями из-за особенностей формата CADES-XL и устаревания сертификатов электронных подписей

Специальные регулярные процедуры для архивного хранения, ведение фондов и пр., регулярная проверка целостности и комплектности, гарантированное уничтожение

Не используется

  • Предназначение
  • Характеристики
  • Совместимость
  • Юридическая значимость
  • Архивное делопроизводство

Долговременный архив

Долгосрочное хранение документов с поддержкой юридической значимости до 75 лет согласно требованиям законодательства. Разгрузка оперативного хранилища других систем

Система электронного документооборота

Хранение всех типов документов и оперативный доступ к ним на горизонте до 10 лет. Документы используются при согласовании, подписании и оперативной деятельности

Долговременный архив

Низкая стоимость хранения большого объема информации, ограниченный доступ к документам

Система электронного документооборота

Высокая скорость доступа. Гарантированная доступность большому числу пользователей

Долговременный архив

Хранение документов в специализированном формате. Они поступают из разных систем, и не нужно реализовывать работу с архивом в каждой из них

Система электронного документооборота

Хранение документов в формате офисных приложений (тексты, таблицы, изображения, PDF), реже — других типов

Долговременный архив

На всем сроке хранения используются регулярные штампы времени и электронная подпись в формате CADES-A

Система электронного документооборота

На всем сроке хранения, но с ограничениями из-за особенностей формата CADES-XL и устаревания сертификатов электронных подписей

Долговременный архив

Специальные регулярные процедуры для архивного хранения, ведение фондов и пр., регулярная проверка целостности и комплектности, гарантированное уничтожение

Система электронного документооборота

Не используется

Опыт клиентов

Закажите бесплатную консультацию по решению

6

Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами