Не все архивы одинаковые
Как выбрать правильный, не потерять документы и сберечь время
Сейчас компании всё чаще задумываются о правильном хранении документов. Этому способствует повсеместная цифровизация процессов. Переход на электронное взаимодействие заставляет думать о сохранности документов в новом формате и том, как обеспечить соответствие правилам российского архивного делопроизводства.
В этой статье Светлана Азарова, методолог-аналитик и эксперт направления электронных архивов Directum, расскажет, в чем разница между оперативным и архивным хранением документов, как подойти к созданию цифрового хранилища и расставить приоритеты при его внедрении.
«Мы хотим архив!», или Что на самом деле ищет компания
Один из самых частых запросов от организаций сегодня — «Нам нужен архив!». Замечательно, что компании волнует этот вопрос. Однако за общей фразой могут стоять разные потребности.
Например, вы:
- переходите на кадровый электронный документооборот (КЭДО);
- хотите хранить бухгалтерские и финансовые учетные документы;
- нуждаетесь в управлении проектно-сметной документацией;
- планируете оцифровать свой бумажный архив;
- создаете документы в разных информационных системах, из-за чего поиск превращается в сплошное мучение;
- разрабатываете электронные документы (ЭД) длительных сроков хранения без дублирования на бумажном носителе.
Исходя из разных потребностей, требования к хранению будут отличаться. Проанализировав запросы, можно выделить основные, которые озвучивают заказчики Directum:
Как определить, что решение подходит под потребности
Очевидно, сразу разобраться в том, что нужно именно вам, очень сложно. Для начала предлагаю ответить на несколько вопросов, чтобы выяснить, какое решение подойдет лучше всего:
- Какие документы вы планируете передавать и хранить в архиве: это могут быть электронные документы, созданные без дублирования на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов или оба варианта.
- Какие сроки хранения у этих документов: временные до 10 лет включительно, временные свыше 10 лет или постоянного срока хранения.
- Кто является заказчиком архивной системы:
- бухгалтерия, финансовая служба;
- технический отдел;
- управление делами, архивная служба, канцелярия;
- другие.
- Какие задачи планируется решить с помощью архивной системы: взаимодействовать с ФНС в цифре, принимать участие в налоговом мониторинге, созвать цифровые документы, связанные с работой, хранить электронные архивные документы (ЭАД) и т.д.
- Из каких информационных систем (ИС) компании планируется передача документов на хранение? В организации документы создаются в разных ИС. Например, ОРД, входящие и исходящие письма, договоры в Directum RX, бухгалтерские документы в 1С, кадровые документы в Directum HR Pro.
Чтобы лучше понять, какое решение подойдет, важно также различать ключевые контуры хранения.
Как хранить электронные документы
Существует два контура хранения — оперативный и архивный.
Оперативное хранение документов
Сегодня у компаний нет единого подхода к оперативному хранению электронных документов. В разных процессах задействованы различные инструменты и сервисы. Такая разрозненность рождает потребность в надежной системе с распределенным доступом, быстрым поиском и возможностью одновременной работы с документами. При этом их необходимо хранить в том виде, в котором они были созданы, или в том формате, который закреплен на законодательном уровне.
ОРД, входящие, исходящие документы, договоры
Если в компании есть потребность создавать ОРД, входящие, исходящие документы, договоры, то делать это нужно в системе электронного документооборота (СЭД). Она должна давать возможность четко разграничивать доступ, добавлять метку доверенного времени (МДВ) и усовершенствовать электронную подпись (ЭП) для поддержания ее валидности.
В СЭД необходимо реализовать работу с номенклатурой дел, так как именно она является основой порядка и учета документов. Важно, чтобы система обеспечивала стабильное и безопасное хранение документов с временными сроками (до 10 лет включительно). Их можно оставлять в СЭД без перевода в архивный формат, экономя ресурсы. Документы с длительными сроками хранения передаются в систему хранения электронных документов (СХЭД).
Кадровые электронные документы
Такие документы создают и хранят в системе КЭДО, так как для них установлены строгие требования приказа Минтруда от 20.09.2022 № 578н. Выбирая решение, обратите внимание на то, как реализован механизм оперативного хранения ЭД. Уже сейчас компании столкнулись с проблемой невозможности подтвердить электронную подпись при длительном хранении документов.
Сроки оперативного хранения и передача в архив
На этапе оперативного хранения документы находятся в рабочей системе, однако не ранее чем через год и не позднее чем через три года документы длительных сроков хранения необходимо передать в СХЭД, чтобы обеспечить их сохранность и юридическую значимость.
Хранение первичных документов
Если говорить о хранении «первички», то это документы, которые необходимо иметь под рукой. В любой момент мы должны иметь к ним доступ, а также возможность выгрузить их, чтобы передать, например, в ФНС. А теперь давайте представим, что мы их перевели в архивный формат по требованиям приказа Росархива от 31.07.2023 № 77 и передали в СХЭД. Мы потратили на это время и ресурсы, а теперь их надо распаковать обратно.
Технический архив и особенности оперативного хранения
Хранение НТД, ПСД — отдельная тема. Архив НТД — это оперативный архив. Также сегодня на нормативном уровне закреплено понятие технического архива — подразделение компании, которое отвечает за подбор, учет и хранение научно-технической документации. Оно следит за ее актуальностью, вносит изменения, заменяет устаревшие материалы, делает копии и дубликаты, а также распределяет документы между сотрудниками и обеспечивает их правильное использование.
Структура и требования к оперативному хранению в архиве НТД значительно отличаются от классического архива.
Оперативный контур — двигатель текущих процессов. Он обеспечивает скорость и удобство работы, но не заменяет собой надежный архив для документов, которые должны храниться годами и десятилетиями.
Архивное хранение документов
Для архивного контура хранения действуют иные требования, в том числе по разграничению доступа. Его главная цель — обеспечить неизменность, юридическую значимость и долговременную сохранность документов на протяжении десятков лет в строгом соответствии с требованиями законодательства. Ни в государственном, ни в корпоративном архиве доступ к документам не может быть свободным — пользователи работают с материалами только через установленные процедуры. Электронные документы требуют не меньшей степени защиты. С мая 2025 года штрафы за утечку персональных данных выросли, поэтому строгий контроль доступа становится критически важен.
Для документов, содержащих персональные данные, действие 152-ФЗ не распространяется лишь на архив организации. Если же речь идет об электронных документах, они подлежат хранению в СХЭД с реализованными архивными процедурами.
Состав электронного архивного документа отличается от структуры хранения в исходной системе. Контейнер ЭАД содержит файл документа в формате PDF/A, файл открепленной ЭП, файлы приложений при их наличии и файл описания с регламентированным набором метаданных.
Если необходимо хранить только скан-копии бумажных документов для того, чтобы с ними возможно было быстро и удобно работать, достаточно создать упорядоченную систему папок. Также можно использовать различные реестры и списки. В таком случае полноценная СХЭД не требуется.
Но если у вас уже есть ЭД длительных сроков хранения или вы планируете внедрять КЭДО, требования к СХЭД будут другими и должны соответствовать нормам законодательства.
Получается, что ключевой критерий для внедрения СХЭД — это наличие законодательной обязанности хранить электронные оригиналы документов долгие годы. Если такая обязанность есть, то только специализированный архивный контур может гарантировать их юридическую силу и неизменность на всем сроке хранения, защищая компанию от рисков и штрафов.
Шаг за шагом
Хочу дать несколько рекомендаций — что делать, если перед вами стоит задача организовать хранение.
- Сформируйте цели. Ответьте на вопросы: зачем вам нужен архив и каких результатов вы хотите достичь. Управление архивом ПСД и управление СХЭД — совершенно разные задачи.
- Проведите аудит. Определите, что уже перевели в электронный вид, нужно ли оцифровывать бумажные архивные документы.
- Выберите источники комплектования. Учитывайте, что работу могли вести в разных системах.
- Определите функциональность системы хранения. Решите, будет это оперативный или долговременный архив.
- Выберите решение, которое закроет ваши потребности в вопросах хранения документов.
- Разработайте внутренние нормативные акты. Они должны регламентировать порядок организации и хранения документов.
- Обучите сотрудников. Даже самая удобная система не будет эффективной, если пользователи не умеют с ней работать.
В компании Directum подготовлены решения для оперативного и архивного контуров хранения. Экосистема Directum поможет организовать хранение документов в соответствии с потребностями вашей компании.
Мы готовы помогать, делиться знаниями и экспертизой. Если перед вашей компанией стоит вопрос внедрения СХЭД, вы можете обратить внимание на курс обучения, который поможет погрузиться в предметную область и разобраться в тонкостях организации хранилища.
Документы — основа корпоративной памяти. Управляйте этой информацией осознанно.
