Командировки и авансовые отчеты

Организация командировки сотрудника — длительный и трудоемкий процесс. С ростом числа поездок увеличивается поток документов, которые нужно оформить, проверить и подписать. В результате затягиваются сроки согласования, повышается риск появления случайных ошибок и потери оригиналов документов.

Решение «Командировки и авансовые отчеты» позволяет автоматизировать каждый этап организации командировки: от создания заявки на поездку до закрытия авансового отчета и предоставления отчетных документов в надзорные органы.

Функциональность решения легко расширить. С его помощью можно формировать отчеты по любым авансовым выплатам, например, по представительским расходам или расходам на покупку подарков.

Оформление командировки

Заявка на командировку создается в пару кликов. С ее помощью можно запросить покупку билетов до места назначения или указать в ней марку и номер автомобиля, если поездка планируется на личном транспорте.

Создание заявки на командировку

При необходимости инициатор может указать несколько пунктов назначения, добавить комментарий или вложить сопутствующие документы, например, путевой лист.

После создания заявки сотрудник в один клик запускает процесс согласования командировки. При этом не нужно решать, кому и в какой последовательности отправлять заявку. Если руководитель или бухгалтер возвращают заявку на доработку, инициатор меняет параметры командировки. При отсутствии замечаний заявка согласуется, и командируемому перечисляется аванс.

На основе параметров заявки в системе автоматически формируется приказ о командировке. Если сотрудник отправляется в командировку на своем автомобиле, дополнительно создается служебная записка о поездке на личном транспорте. Подписание и ознакомление с документами также происходит в электронном виде.

После того, как командируемый получит аванс, билеты и ознакомится с приказом, считается, что он готов к отъезду.

Оформление авансового отчета

Сотрудник может приступить к оформлению авансового отчета еще до возвращения из командировки. Для этого он фотографирует или сканирует документы, подтверждающие его затраты, например, чеки, авиа- и железнодорожные билеты, накладные и квитанции, и отправляет их на электронный ящик организации.

Рутинные операции выполняются без участия человека:

• Электронные документы передаются в систему, где распознаются сервисами Ario и связываются с ранее созданной карточкой отчета.
• Данные из чеков, содержащих QR-код, а также авиа- и железнодорожных билетов автоматически заносятся в табличную часть карточки отчета.

После возвращения из командировки сотрудник проверяет автоматически заполненные данные в системе.

Подготовка авансового отчета

Большая часть данных предварительно заполняется из карточки командировки и подтверждающих документов. При необходимости сотрудник дополняет отчет. Например, заносит в систему недостающие документы или дополняет информацию о расходах данными из рукописных накладных.

Заполненные данные проверяют и согласуют руководитель сотрудника и бухгалтер. После этого автоматически формируется авансовый отчет, готовый для подписания.

На завершающем этапе сотрудник подписывает отчет и передает бумажные оригиналы подтверждающих документов в бухгалтерию.

Подготовка к проверкам

Решение позволяет выгрузить документы из системы для налоговых и аудиторских проверок, предоставления в ФНС и другие надзорные органы. Для этого бухгалтеру достаточно задать необходимые параметры и в пару кликов выгрузить архив с отчетными документами.

Выгрузка комплекта документов

Бизнес-эффект

Решение помогает закрыть все вопросы по оформлению командировок и авансовых отчетов, а также повышает эффективность бизнеса:

• сокращается время на оформление документов. Все необходимые документы формируются автоматически, без участия человека. Все, что требуется, — проверить правильность, подписать и согласовать в электронном виде;
• уменьшаются трудозатраты и риск ошибок. Занесение документов в систему и расчет затрат происходит в фоновом режиме. В автоматически сформированных документах все вычисления и данные верны;
• снижается вероятность потери документов. Все сопроводительные и подтверждающие документы хранятся в системе в электронном виде. Передачу бумажных оригиналов в бухгалтерию легко проконтролировать, а предоставление отчетов в налоговые органы не откладывается из-за потери документов;
• компания значительно экономит на печати и хранении бумажных документов.