Командировки и авансовые отчеты

Организация командировки сотрудника — длительный и трудоемкий процесс. С ростом числа поездок увеличивается поток документов, которые нужно оформить, проверить и подписать. В результате затягиваются сроки согласования, повышается риск появления случайных ошибок и потери оригиналов документов.

Решение «Командировки и авансовые отчеты» позволяет автоматизировать каждый этап организации командировки: от создания заявки на поездку до закрытия авансового отчета и предоставления отчетных документов в надзорные органы.

Решение предполагает гибкую работу с авансовыми отчетами. Благодаря чему можно не только согласовывать заявки и авансовые отчеты по командировке, но и оформлять заявки на любые авансовые выплаты.

Оформление командировки

Заявка на командировку создается в пару кликов. С ее помощью можно рассчитать суточные и указать планируемые расходы, запросить покупку билетов, добавить комментарий или вложить сопутствующие документы, например, путевой лист. Для удобства данные о маршруте и расходах заполняются на отдельных закладках.

Инициатор может выбрать несколько пунктов назначения и оформить поездку на личном транспорте, указав марку и номер автомобиля.

Для любых расходов можно устанавливать лимиты. При оформлении заявки сотрудники видят максимальную сумму, которую можно запросить для выбранного типа расхода. Если сумма выходит за рамки лимита, руководитель обратит на это внимание при согласовании.

После создания заявки сотрудник в один клик запускает процесс согласования командировки. При этом не нужно решать, кому и в какой последовательности отправлять заявку. Если руководитель или бухгалтер возвращают заявку на доработку, инициатор меняет параметры командировки. При отсутствии замечаний заявка согласуется, и командируемому перечисляется аванс.

На основе параметров заявки в системе автоматически формируется и регистрируется приказ о командировке. Если сотрудник отправляется в командировку на своем автомобиле, дополнительно создается служебная записка о поездке на личном транспорте. Подписание и ознакомление с документами также происходит в электронном виде.

После того, как командируемый получит аванс, билеты и ознакомится с приказом, считается, что он готов к отъезду.

Командировкой можно управлять. Сотрудник может отменить или изменить ее параметры, например, если мероприятие перенесли или отменили. А руководитель имеет возможность отозвать сотрудника из командировки, если возникла производственная необходимость.

Оформление авансового отчета

После возвращения из командировки сотрудник оформляет авансовый отчет. В решении доступно два варианта его заполнения:

• заполнение вручную. Для ускорения этого процесса можно автоматизировать занесение документов с помощью службы ввода документов. Сотруднику достаточно отправить фотографии или скан-копии документов, подтверждающих затраты, на служебный ящик, и они привяжутся к авансовому отчету;
• автоматическое заполнение. Возможно при наличии решения «Распознавание отчетных документов», которое распознает подтверждающие документы и заполняет отчет данными.

Командируемый проверяет корректность внесенных данных и при необходимости дополняет отчет. Например, заносит в систему недостающие документы или вносит информацию о расходах из рукописных накладных.

Заполненные данные проверяют и согласуют бухгалтер и руководитель сотрудника. После согласования сотрудник подписывает отчет и передает бумажные оригиналы подтверждающих документов в бухгалтерию.

Подготовка к проверкам

Решение позволяет выгрузить документы из системы для налоговых и аудиторских проверок, предоставления в ФНС и другие надзорные органы. Для этого бухгалтеру достаточно задать необходимые параметры и в пару кликов выгрузить архив с отчетными документами.

Выгрузка комплекта документов

Бизнес-эффект

Решение помогает закрыть все вопросы по оформлению командировок и авансовых отчетов, а также повышает эффективность бизнеса:

• сокращается время на оформление документов. Все необходимые документы формируются автоматически, без участия человека. Все, что требуется, — проверить правильность, подписать и согласовать в электронном виде;
• уменьшаются трудозатраты и риск ошибок. Занесение документов в систему и расчет затрат происходит в фоновом режиме. В автоматически сформированных документах все вычисления и данные верны;
• снижается вероятность потери документов. Все сопроводительные и подтверждающие документы хранятся в системе в электронном виде. Передачу бумажных оригиналов в бухгалтерию легко проконтролировать, а предоставление отчетов в налоговые органы не откладывается из-за потери документов;
• компания значительно экономит на печати и хранении бумажных документов.