Командировки и авансовые отчеты
Быстрое оформление документов для командировок и оперативная сдача авансовых отчетов.
Проблема
Проблема
Оформление документов для рабочей поездки — долгий и трудоемкий процесс:
- Согласование командировки непрозрачно и отнимает время командируемого, его руководителя, бухгалтера;
- Нарушаются сроки предоставления авансовых отчетов, так как сотрудники часто забывают заполнять их вовремя;
- Бухгалтерия вынуждена тратить время на проверку подтверждающих документов и авансового отчета;
- Затянувшееся подписание документов по командировке приводит к проблемам с закрытием отчетного периода.
Решение
Решение
Перевести командировки и авансовые отчеты в электронный вид:
- Создавать заявки на командировки в пару кликов, согласовывать их по настроенному маршруту;
- Оперативно отменять командировку или изменять ее параметры в процессе согласования. Например, в случае превышения расходов или переносе сроков;
- Автоматически формировать авансовый отчет в системе сразу после подписания приказа на командировку;
- Быстро выгружать электронные документы для налоговых и аудиторских проверок, представления в ФНС и другие надзорные органы.
Командировки и авансовые отчеты: возможности решения
Оформление командировки
Заявка на командировку создается в пару кликов в десктоп-клиенте системы или в личном кабинете. С ее помощью можно рассчитать суточные и указать планируемые расходы, запросить покупку билетов, добавить комментарий или вложить сопутствующие документы, например, путевой лист.
Инициатор может выбрать несколько пунктов назначения и оформить поездку на личном транспорте, указав марку и номер автомобиля.
Для любых расходов можно устанавливать лимиты. При оформлении заявки сотрудники видят максимальную сумму, которую можно запросить для выбранного типа расхода. Если сумма выходит за рамки лимита, руководитель обратит на это внимание при согласовании.
ППосле создания заявки сотрудник в один клик запускает процесс согласования командировки. При этом не нужно решать, кому и в какой последовательности отправлять заявку. Если руководитель или бухгалтер возвращают заявку на доработку, инициатор меняет параметры командировки. При отсутствии замечаний заявка согласуется, и командируемому перечисляется аванс.
На основе параметров заявки в системе автоматически формируется и регистрируется приказ о командировке. Если сотрудник отправляется в командировку на своем автомобиле, дополнительно создается служебная записка о поездке на личном транспорте. Подписание и ознакомление с документами также происходит в электронном виде.
Командировкой можно управлять. Сотрудник может отменить или изменить ее параметры, например, если мероприятие перенесли или отменили. А руководитель имеет возможность отозвать сотрудника из командировки, если возникла производственная необходимость.
Оформление авансового отчета
После возвращения из командировки сотрудник оформляет авансовый отчет в десктоп-клиенте системы или в личном кабинете. Задание создается автоматически, в нем указана основная информация о командировке.
Командируемый проверяет корректность внесенных данных и при необходимости дополняет отчет. Например, заносит в систему недостающие документы или вносит информацию о расходах из накладных.
В Directum RX для ускорения процесса оформления можно автоматизировать занесение документов с помощью службы ввода документов. В этом случае сотруднику достаточно отправить фотографии или скан-копии документов, подтверждающих затраты, на служебный ящик электронной почты, и они привяжутся к авансовому отчету. При работе в личном кабинете к заданию по оформлению авансового отчета достаточно приложить фотографии нужных документов.
Заполненные данные проверяют и согласуют бухгалтер и руководитель сотрудника. После согласования сотрудник подписывает отчет и передает бумажные оригиналы подтверждающих документов в бухгалтерию.
Подготовка к проверкам
Решение позволяет выгрузить документы из системы для налоговых и аудиторских проверок, предоставления в ФНС и другие надзорные органы. Для этого бухгалтеру достаточно задать необходимые параметры и в пару кликов выгрузить архив с отчетными документами.
С решением «Командировки и авансовые отчеты» вы получаете оперативное и прозрачное создание, оформление и подписание документов для деловых поездок с соблюдением регламентов компании. Решение глубоко проработано и готово к внедрению в минимальные сроки.
