Общие центры обслуживания

Весомую выгоду от создания ОЦО компания получает лишь при удобной работе с документами и качественной коммуникации с бизнес-подразделениями. Система Directum становится связующим звеном между ОЦО и организациями холдинга за счет эффективной поддержки внутренних процессов и создания единого хранилища документов.

Для чего ОЦО система Directum?

Взаимодействие и обмен документами с поддержкой их юридической значимости
Меньше рутины и ошибок благодаря использованию интеллектуальных решений
Единое хранилище для разных видов документов
и другого контента
Процессы непрерывны благодаря интеграции с другими системами
(1С, SAP, Галактика и др.)
«Сервис одного окна» для сотрудников по всем производственным и личным вопросам

Изучите опыт и результаты проектов других компаний

На базе системы Directum в Группе компаний «ЛокоТех» реализовано решение для оценки личностно-профессиональных компетенций сотрудников в автоматическом режиме — внедрение охватило 18 филиалов, а это более 250 производственных площадок. За год более 1000 сотрудников прошли такую оценку и получили обратную связь, а компания имеет представление о текущем уровне знаний, навыков и умений персонала

На базе системы Directum в Группе компаний «ЛокоТех» реализовано решение для оценки личностно-профессиональных компетенций сотрудников в автоматическом режиме — внедрение охватило 18 филиалов, а это более 250 производственных площадок

Читать описание проекта

В цифровые процессы КАО «Азот» вовлечено порядка 1100 пользователей — все они работают в системе Directum. Интеллектуальные сервисы Ario помогают обрабатывать первичные учетные документы без участия пользователя — от появления и обработки скана до отражения его в учетной системе. Хранятся все первичные документы в едином финансовом архиве

В цифровые процессы КАО «Азот» вовлечено порядка 1100 пользователей — все они работают в системе Directum. Интеллектуальные сервисы Ario помогают обрабатывать первичные учетные документы без участия пользователя — от появления и обработки скана до отражения его в учетной системе

В состав «Башнефтьгеофизика» входят 12 дочерних организаций, для их обслуживания выделен бухгалтерский ОЦО. Система Directum используется для взаимодействия и обмена документами главного офиса ОЦО и фронт-офисов. Такой подход гарантирует целостность доставленного пакета документов и получение его адресатом

В состав «Башнефтьгеофизика» входят 12 дочерних организаций, для их обслуживания выделен бухгалтерский ОЦО

Рекомендуемые решения

  • Бухгалтерский ОЦО
  • Кадровый ОЦО
  • Юридический ОЦО
  • Единый центр обслуживания
  • Интеллектуальное распознавание, классификация, автозаполнение реквизитов в карточках первичных учетных документов и сопоставление номенклатуры сокращают трудоемкость операций до 70%;
  • Автоматическая проверка корректности заполнения документов снижает риск возникновения ошибок;
  • Формирование авансовых отчетов на основании электронных билетов и фото чеков упрощают их подготовку;
  • Умный поиск документов через запросы в свободной форме ускоряет процесс.
  • Обмен электронными документами с контрагентами становится юридически значимым;
  • Быстрая и гарантированная доставка документов до адресата — время на доставку сокращается до 3 минут;
  • Статус рассмотрения документа на стороне контрагента легко контролировать.
  • Единый архив юридически значимых электронных и бумажных документов по финансово-хозяйственной деятельности всегда под рукой;
  • Работа с формализованными документами с соблюдением форматов хранения и возможностью просмотра;
  • Встроенные сценарии подготовки к налоговым проверкам помогают быстро выгрузить нужный комплект документов;
  • Для длительного хранения используется долговременный архив — место в оперативных архивах освобождается, при этом юридическая значимость документов сохраняется.
  • Полный цикл кадрового делопроизводства в электронном виде — поиск кандидатов, прием сотрудников, переводы и увольнения — ускоряют процессы;
  • Сбор заявок на отпуска, согласование и утверждение графиков в системе с соблюдением условий ТК РФ упрощают формальные процедуры;
  • Кадровые документы, подписанные УКЭП и ПЭП, становятся юридически значимыми.
  • Сотрудники могут быстро ознакомиться с приказами и распорядительными документами, в том числе под личную подпись;
  • Оформление заявлений и заявок сотрудниками не требует их обязательной явки в офис;
  • Руководители и коллеги оперативно уведомляются при планируемом отсутствии.
  • Обеспечивается долговременное хранение электронных и бумажных документов с соблюдением архивных процедур;
  • Прием документов в архив возможен из любых информационных систем;
  • Система самостоятельно контролирует сроки хранения и передачи документов на экспертизу — снижается трудоемкость процедур и освобождается время сотрудников;
  • Использование ЭП в формате CAdES-a, перештамповка гарантируют сохранность юридической значимости документов при длительном хранении.
  • Создание договоров на основе корпоративных шаблонов ускоряет их подготовку;
  • Согласование документов по регламентам ускоряется, и ответственным легче контролировать возврат экземпляра от контрагента;
  • Утверждение и подписание договоров квалифицированной ЭП обеспечивает их юридическую значимость;
  • Интеграция с сервисами обмена упрощает электронный обмен с контрагентами;
  • Единый архив договоров упрощает поиск документов.
  • Интеллектуальное сравнение версий договорных документов быстро выявляет значимые отличия;
  • Автоматический контроль наличия обязательных реквизитов в документе снижает риск возникновения ошибок;
  • Проверка рисков (штрафов, пеней, условий платежей) помогает юристам и ускоряет согласование договоров;
  • Умный поиск документов через запросы в свободной форме ускоряет процесс.
  • Учет выданных доверенностей (действующих, отозванных, устаревших) в электронном виде упрощает поиск информации;
  • Оформление новой доверенности или продление старой ускоряется, а согласование ведется по настроенным регламентам в системе;
  • Сроки действия выданных доверенностей всегда под контролем.
  • Сервис «единого окна» повышает удобство таких процедур, как заказ справок, оформление документов и заявок на оборудование, ремонт, спецодежду — все сервисы в одном месте.
  • Обращение за услугой поступает в работу исполнителю без промедления;
  • Система автоматически расставляет приоритеты по обращениям — срочные вопросы обрабатываются быстрее.
  • Входящие запросы автоматически классифицируются по типам — трудоемкость первичной обработки сокращается;
  • Система самостоятельно извлекает данные из текста обращения и вложенных документов — участие человека на этом этапе не требуется;
  • Извлеченные данные переносятся в регистрационную карточку обращения — автоматическое заполнение ускоряет формальные процедуры.
  • Доступ к сервисам «единого окна» (корпоративным услугам) получают все сотрудники, даже без рабочего места с ПК;
  • Оформление заявлений и заявок сотрудниками не требует их обязательной явки в офис;
  • Заявители своевременно информируются о ходе рассмотрения обращения. Результаты работы по обращению также оперативно сообщаются заявителю.

Как мы организуем проекты внедрения

  • Консалтинг
  • Внедрение
  • Обучение
  • Ввод в эксплуатацию
  • Поддержка
  1. Изучаем ваши процессы
  2. Находим «узкие места»
  3. Предлагаем пути оптимизации
  4. Готовим документацию
  1. Развертываем систему
  2. Настраиваем и адаптируем
  3. Тестируем
  4. Готовим нормативные документы для ввода в эксплуатацию
  1. Обучаем ведущих пользователей
  2. Обучаем администраторов и разработчиков
  3. Проводим семинар для руководителей
  1. Проводим опытную эксплуатацию
  2. Вносим изменения по пожеланиям пользователей
  3. Выводим в промышленную эксплуатацию
  1. Оказываем услуги технической поддержки
  2. Консультируем специалистов
  3. Проводим диагностику состояния системы

Закажите бесплатную консультацию

Если у вас возникли вопросы или предложения по применению решений Directum в ОЦО, заполните форму ниже. Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня, определим потребности, а затем специалисты подготовят для вас персональную демонстрацию.

0
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами